|
Форумы для специалистов:
Разделы:
Статистика форума:
Дни рождений:
В ближайшую неделю день рождения празднуют: Проверьте знания
Календарь событий
|
Практикум «Проверьте себя»Вопросы практикума:
1. Что такое делопроизводство?2. Какими документами устанавливаются правила оформления документов в организации?Правила оформления документов регламентируются Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого, есть Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68, на которую мы можем ориентироваться. В организации должна быть разработана своя инструкция по делопроизводству. При ее разработке в качестве основы можно использовать указанную Типовую инструкцию, но нельзя забывать, что она была разработана до выхода указанного Государственного стандарта, поэтому при описании правил оформления документов в первую очередь следует руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003. 3. Что такое документ?1. Слово «документ» в переводе с лат. documentum означает «доказательство, свидетельство». Словарь иностранных слов2 дает такое определение этому термину: 1. Деловая бумага, подтверждающая что-либо. 2. Удостоверение личности (паспорт и т.п.). 3. Письменное свидетельство чего-либо. Предлагаем «Записки бригадира Моро» как важный исторический документ, который не должно смешивать с нелепыми повествованиями иностранцев о нашем отечестве. (Пушкин.) В энциклопедическом юридическом словаре3 мы найдем такое определение: «Документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах — любой объект, внесенный в память системы. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, чертежи и т.д.), правовые (постановления, указы, договоры и т.д.), управленческие (приказы, директивы) и пр. Могут быть первичными и вторичными (реферат, аннотации и т.д.). Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, явлению, лицу, учреждению и т.п., называется документацией…». ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет документ как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 4. Какие материальные носители информации вы знаете?Материальными носителями информации являются: бумага; жесткий диск компьютера; дискеты; компакт-диски (CD-ROM, CD-RW); флэш-накопители (флэш-диски); фото-, аудио- и видеопленка и др. 5. Что такое реквизит документа?Слово «реквизит» в переводе с лат. requisitum означает «требуемое, необходимое». В юридическом аспекте реквизиты — это обязательные сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным. Такими сведениями, как правило, являются: наименование и дата составления документа, название и адрес организации, составляющей документ; стороны, участвующие в совершении хозяйственной операции; содержание совершаемой операции; основание к совершению операции, единицы изменения в объем операции (в натуральном и стоимостном выражении); подписи ответственных лиц и печать. Отсутствие одного или нескольких реквизитов в случаях, предусмотренных законом, влечет недействительность или оспоримость документа. Наиболее строгие требования установлены для реквизитов бухгалтерских документов, в которых могут быть предусмотрены дополнительные реквизиты4. Применительно к делопроизводству реквизит — это обязательный элемент оформления официального документа5. 6. Какие реквизиты придают документу юридическую силу?Юридическую силу документу, прежде всего, придают такие реквизиты, как подпись, оттиск печати, гриф утверждения (если он должен быть на документе). Дата документа является обязательным и юридически значимым реквизитом. Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе. Отсутствие даты на некоторых видах документов — бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной, т.е. безусловно недействительной с момента оформления, является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи6. Юридически значимым является и реквизит «Регистрационный номер документа», который присваивается по журналу регистрации данного вида документов. При наличии такого журнала достаточно легко доказать (например, сотрудникам налоговой инспекции), что тот или иной документ не составлен «задним числом», поскольку в журнал записи вносятся последовательно с начала года. Кроме этого, журнал регистрации должен быть защищен от изъятий и вложений, что исключает фальсификацию. 7. Какой реквизит придает юридическую силу копии документа или выписке из него? Что входит в этот реквизит?Копия документа или выписка из него не будут иметь юридической силы без оформления реквизита «Отметка о заверении копии». В состав реквизита входит слово «Верно», наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи работника, заверившего копию, а также дата заверения. Если копия документа выдается для представления в другую организацию, необходимо проставить оттиск печати. 8. Какие функции документа вы можете назвать? Приведите примеры документов, осуществляющих определенные функции.Функции документа: · Информационная функция. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени7. · Доказательственная функция. Документы служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками организации. Доказательством при решении хозяйственных споров в арбитражном суде могут служить, например, договор подряда и акты выполненных работ. Доказательством при рассмотрении трудовых споров с работниками организации может быть, в частности, трудовой договор, заключенный с работником, а также его должностная инструкция. Безусловно, эту функцию выполняют организационно-правовые документы организации — устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др. · Коммуникативная функция. Документы обеспечивают внешние и внутренние связи (коммуникации) организации. Внешние связи организации осуществляются посредством переписки: служебные письма, телеграммы и другие документы. Внутренние связи организации осуществляются с помощью таких документов, как, например, служебные, докладные и объяснительные записки, заявления. Коммуникативную функцию выполняют некоторые реквизиты, например резолюция. · Научно-историческая функция — документы служат материалом для исследования истории организации. К таким документам относятся, прежде всего, архивные документы. 7 Делопроизводство: Учеб. / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: МЦФЭР, 2004. С. 87. 9. Что такое классификация документов?Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. 10. По каким признакам можно проводить классификацию документов?Классификацию документов можно проводить по следующим признакам. По содержанию документы делятся: – на организационно-правовые; – распорядительные; – справочно-информационные; – справочно-аналитические; – плановые; – отчетные; – документы по личному составу; – финансовые документы. Внутри каждой группы документы делятся по наименованиям, например:
По месту происхождения документы делятся: – на внутренние (созданные внутри данной организации) и – внешние (входящие — поступившие от других организаций и граждан и исходящие). По срокам хранения документы делятся на три группы: – постоянного срока хранения; – временного срока хранения свыше 10 лет (долговременного); – временного срока хранения до 10 лет включительно (кратковременного). По гласности документы делятся на две группы: – документы без ограничения доступа; – документы ограниченного доступа — имеющие гриф «Для служебного пользования» (ДСП), «Секретно», «Совершенно секретно» — в государственных организациях; «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» («КТ») — в частных компаниях. По срочности документы делятся на две группы: – срочные, т.е. документы, по которым установлен срок исполнения; – несрочные — документы, присланные для сведения, руководства, т.е. документы, по которым не устанавливаются сроки исполнения. По стадиям создания документа и работы с ним можно выделить: – проект документа; – подлинник документа — первоначальный (один — как в приказе —или несколько — как в договоре) экземпляр документа, оформленный надлежащим образом; – дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий равную с ним юридическую силу8; – копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы9; – заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу10; – дублетный документ — один из экземпляров копии документа11; – выписка из документа — абсолютно точное воспроизведение (копия) части документа (с обязательным указанием его даты и номера); юридическую силу выписка из документа приобретает только в том случае, если она соответствующим образом заверена. Некоторые авторы книг по документационному обеспечению управления предлагают использовать при классификации такие признаки, как происхождение, форма документов и др.12 В практической работе по классификации документов эти признаки используются значительно реже, поэтому мы не будем их подробно рассматривать в данной статье. 8 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 9 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 10 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 11 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 12 См. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. 4-е изд., перераб. и доп. М.: Книжный мир, 2004. С. 34–36, а также Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря: Справочник. СПб.: «Издательский дом Герда», 2003. С. 155–156. 11. Каковы цели классификации?Основные цели классификации: 1) быстрый поиск нужных документов, повышение оперативности работы с ними; 2) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата к документам (например, контрольно-регистрационная и информационно-справочная картотеки к документам или журнал регистрации документов). 12. Что такое унификация документов?Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию»13. В словаре иностранных слов происхождение термина прослеживается от двух латинских слов: uni (unus) — один, только один, единственный и facere — делать. В результате родилось слово unificare — объединять, соединять; в позднелатинском произошла трансформация слова в unificatio , откуда и появился в английском и французском языках термин unification — объединение, воссоединение. Применительно к делопроизводству можно сказать, что унификация — это установление единых форм и правил оформления документов для аналогичных управленческих действий. Хотелось бы отметить, что унификация может проводиться как на общегосударственном уровне, так и в рамках одной организации, например:
13. Каковы цели унификации?Цели унификации документов: · сокращение количества видов и форм применяемых документов, которое происходит за счет исключения дублирующих форм документов. Например, может быть разработана единая (унифицированная) форма акта об опоздании на работу в начале рабочего дня или после обеденного перерыва; о досрочном уходе с работы или на обеденный перерыв; об отсутствии работника на рабочем месте, о прогуле; · повышение качества их оформления благодаря использованию готовых бланков и компьютерной техники; снижение трудоемкости их обработки за счет широкого использования трафаретных текстов, а также возможности работы с электронными формами документов. 14. Что такое стандарт?Слово «стандарт» в переводе с английского standard означает «норма», «образец». В широком смысле слова стандарт — это образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов и выявления сходства и различия между ними. Стандарт — это нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утвержденный компетентным государственным органом. Объектом стандартизации являются продукция, услуги, типовые технологические процессы, методы и средства обеспечения единства и точности измерений, научная организация труда и рабочих мест, организация управления, научно-технические термины, типовые формы документов, условные обозначения, охрана окружающей среды и рациональное использование природных ресурсов, безопасность труда и другие объекты, имеющие перспективу многократного применения. Стандарт может быть разработан как на материальные предметы (продукцию, эталоны, образцы веществ и т.п.), так и на объекты организационно-методического и общетехнического характера[1]. 15. Как разделяются стандарты по уровню их обязательности?По уровню обязательности различаются: · международные стандарты (ИСО); · государственные стандарты (ГОСТ); · отраслевые стандарты (ОСТ); · республиканские стандарты (РОСТ); стандарты организаций, предприятий. 16. Что такое стандартизация документов?Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов. 17. Назовите наиболее распространенные форматы бумаги, используемые для подготовки организационно-распорядительных документов.Чаще всего используется бумага формата А4 (210х297 мм). Некоторые документы оформляются на формате А5 (148х210 мм), например справки с места работы, короткие сопроводительные письма и др. Значительно реже используется бумага формата А6 (105х148 мм) и А3 (297х420 мм). Приходится иметь дело и с форматом А7 (каталожные карточки). |
|
© 2006—2024, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт». Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное. |