Как принять дело в архиве

Рубрика: Делопроизводство общее и кадровое
Ответов: 3

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Vella (гость)
Vera-vb2005@yandex.ru

#1[18851] 12 октября 2008, 20:04

Добрый день, прошу подсказать мне некоторые вопросы, связанные с архивом, т.к. я недавно работаю и опыта немного. У нас государственная организация, как и везде есть структурные подразделения. Так вот основное структурное подразделение регулярно в больших объемах сдает в архив научно-техническую документацию, все дела завершенные (У них негде хранить), под своими, присвоенными этим подразделением номерами. У них свой журнал регистрации, они регистрируют, присваивают свой текущий номер и постепенно сдают в архив. Так вот какие вопросы возникают у меня:
1** Нужно ли мне в архиве присваивать этим Делам другие номера, последовательные №1,2,3.. если мне приходят дела от струк. подразделения непоследовательно, например Дело № 1, 131, 214 ит.д. ?
2** В архиве ( у меня) годовая опись не составлена, её нет пока, можно ли мне принимать в архив научно-тех. документацию без годовой описи, если можно, то где эти Дела регистрировать ( я придумала "Инвентарную Книгу", но пока она пустая) ?
Вот такие вопросы, прошу посоветовать хоть что-то, совсем запуталась. :-(

Пока мне поступают дела, я им не присваиваю своих "архивных" номеров, а регистрирую в электронном виде для удобства поиска под номерами, с которыми они поступили от подразделения. Составляю в каждое дело внутреннюю опись и складываю. Утвердила номенклатуру до 2009 года.

Аллиса (гость)

#2[18854] 13 октября 2008, 5:13

Вообще-то закрытым делам всегда присваивается архивный номер, регистрируется в журнале учета архивных дел. Но, судя по всему, у Вас будут проблемы с поиском дел, если вести такой учет только в бумажном виде. И еще у меня вопрос - как это Вам сдают дела в архив без внутренней описи? Это должен делать исполнитель, сдающий дело - все листы прошить, пронумеровать, сделать заверительную надпись, это не Ваша работа.

Vella (гость)
Vera-vb2005@yandex.ru

#3[19069] 13 октября 2008, 22:45

Ну вот в том и дело, что я работник архива и занимаюсь как раз прошивкой, нумерацией, офомляю всё в папки, и описи составляю.

Раньше архива в нашей организации не было совсем, и все дела просто валили в шкафы без всяких описей, в папку и в шкаф.
Дело еще в том, что вся организация пользуется номерами, какие присваивает структурное подразделение, и в архив приходят и называют их номер ("Дайте Дело № 131", а у меня оно значит будет под архивным номером 10"), в том и путаница. Для этого я веду электронно, и на всех папках пишу НЕАРХИВНЫЕ номера. Но для годовых описей, да и вообще для порядка нужно по идее присвоить свои номера. Вы, значит, советуете всё таки их присвоить? У меня была идея вести электронно по их номерам,( в скобках указываю свой арх.номер) а в Журнале-только по своим номерам.

Аллиса (гость)

#4[19071] 14 октября 2008, 4:07

Я работала не в архиве, а в канцелярии (как бы с другой стороны). У нас в организации был такой порядок - прежде чем сдать в архив, исполнитель, который ведет дело, оформляет его в соответствии со всеми правилами делопроизводства, иначе как его принимать? Как же Вы принимаете дело в архив, не зная, элементарно, сколько в нем листов?
По регистрации - все эти дела уже зарегистрированы в номенклатуре дел, вот там и должна быть графа "архивный номер дела". Т.е., когда нужно поднять какое-то дело из архива, наши сотрудники приходили в канцелярию, смотрели номенклатуру дел, определялись с архивным номером - и вуаля, все найдено! И никаких проблем. Архив имеет дело только с архивными номерами, зачем вам лишняя работа? Вы приучайте своих орлов к порядку, не надо брать на себя лишнее - спасибо за это никто не скажет. К тому же, если даже сейчас у Вас архив невелик, он будет увеличиваться постоянно, работы у Вас станет больше, просто не будет времени всем "помогать", а когда народ привыкнет, что вы все делаете сами, будет трудно отучить (по опыту знаю!). Главное - в архив дела приходят подшитые, пронумерованные, с заверительной надписью:"В деле прошито, пронумеровано, скреплено печатью 000 (прописью) листов. Инспектор ОК Пупкин 00.00.0000 г."

« Первая ← Пред.1 След. → Последняя (1) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.

box@sekretar-info.ru | Реклама на сайте | Пользовательское соглашение | Политика конфиденциальности

© 2006—2024, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.