Исходящая документация.

Йа блондинко
[e-mail скрыт]
Россия, Москва

Написал 34848 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:

#16[33005] 3 февраля 2009, 14:35

А их нет. Есть только факсовые копии.

Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.

Капыч
ka-pych@yandex.ru
Российская Федерация, Мурманск

Написал 143 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:

2

#17[33064] 3 февраля 2009, 19:49

Я факсы не регистрирую - в большинстве случаев высылается оригинал, если регистрировать факсы, то с таким огромным потоком корреспонденции можно запутаться.

Все лгут (с) Доктор Хаус

Елена (гость)

#18[33093] 4 февраля 2009, 9:42

Хорошо, с факсами понятно, а сканированные письма в цвете, передаваемые электронной почтой - они по тому же принципу требуют обязательной досылки оригинала?

кира-77
[e-mail скрыт]
Россия, Петрозаводск

Написал 485 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:

8

#19[33094] 4 февраля 2009, 9:48

Елена, и письмо по электронной почте тоже нельзя считать оригиналом. Ведь на нем нет "живой" подписи (и печати).

Эрудит - человек, который всегда найдет синоним, если не знает как пишется слово.

Глафира (гость)

#20[33105] 4 февраля 2009, 10:30

Ju-lia писал(а):
Не, Глаш,
Но в данном случае я имела ввиду больше налоговые и прокуратуры. Нам налоговики шлют заказными. На прошлой работе МВД запросы привозило нарочным.

давай рассмотрим наглядный пример:
прокуратура или налоговая или вышестоящая в целях ускорения процесса шлет факс, отзванивает и просит подготовить ответ, а они приедут забирать ответ и привезут оригинал.
вариант 1: послать их далеко и тупо ждать оригинал - надо быть минимум Президентом этой страны, чтобы отфутболить ТАКИХ людей.
вариант 2: тупо передать исполнителю и ждать оригинал. проблема: товарищи могут приехать за ответом не сегодня и не завтра. вы будете в голове держать инфу, о чем они присылали запрос? потом зарегите оригинал, запустите его по маршруту. шеф отпишет исполнителю... исполнитель сделает большие глаза "так ведь отвечали уже!" глупо выходит...
вариант 3: зарегить док с пометкой "Ф" или "факс". запустить по маршруту. а когда придут дяди в погонах и привезут оригинал в обмен на ответ, сделать в журнале учета пометку "оригинал получен 00.00.0000" именно с этой даты и пойдет отсчет срока ответа. все довольны. ничего сложного. при этом, если дяди позвонят, дабы уточнить готов ли ответ, не придется чесать репу, напрягая память: а был ли мальчик? в вашем журнале учета вся картинка

Глафира (гость)

#21[33115] 4 февраля 2009, 10:44

кира-77 писал(а):
Елена, и письмо по электронной почте тоже нельзя считать оригиналом. Ведь на нем нет "живой" подписи (и печати).

Кира, ввиду большого числа территориально удаленных филиалов я не рассылаю бумажные копии приказов, а воспользовалась опытом центрального банка России: отправляю скан-копию.
вы хотите сказать, что мои филиалы не должны воспринимать присланные мною приказы всерьез? =-O

я думаю, что заявлять категорично и для всех не совсем корректно.
принимая решение "регить - не регить", надо руководствоваться здравым смыслом, учитывать суровую реальность и специфику конкретного места работы. для пущей важность принятое решение надо зафиксировать в инструкции по делопроизводству.

Галина (гость)

#22[33121] 4 февраля 2009, 11:01

Глафира писал(а):
кира-77 писал(а):
Елена, и письмо по электронной почте тоже нельзя считать оригиналом. Ведь на нем нет "живой" подписи (и печати).
Кира, ввиду большого числа территориально удаленных филиалов я не рассылаю бумажные копии приказов, а воспользовалась опытом центрального банка России: отправляю скан-копию.
вы хотите сказать, что мои филиалы не должны воспринимать присланные мною приказы всерьез?
я думаю, что заявлять категорично и для всех не совсем корректно.
принимая решение "регить - не регить", надо руководствоваться здравым смыслом, учитывать суровую реальность и специфику конкретного места работы. для пущей важность принятое решение надо зафиксировать в инструкции по делопроизводству.

полностью согласна *YES*

я - за здравый смысл с учетом специфики!
работаю в УК, тоже есть филиалы в удаленных регионах, переписка и первичный обмен документами происходит в основном по электронке. бумажные копии приказов также не рассылаю. страшно даже представить, если вдруг секретари, поначитавшись тут "вредных советов", сочтут факс не за копию документа, а за "просто бумажку" и будут ждать оригинал, игнорируя факсовые или электронные копии

Йа блондинко
[e-mail скрыт]
Россия, Москва

Написал 34848 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:

309

#23[33123] 4 февраля 2009, 11:06

Глаш,
да не надо быть Президентом страны. Есть налоговый кодекс, где не двух смысленно сказано "оригиналы", есть комменческая тайна, есть другие нормативы, которые прописывают "как", есть 10 дней после получения "оригинала письма", а у каждого самостийного чиновника, есть начальник.
Я передам письмо в бухгалтерию (не валяться же ему у меня), но по нему у нас до получения оригинала, точно никто работать не будет.
А теперь представь ситуацию, ты пускаешь факс в работу, тебе привозят оригинал, а там написано совсем не то, что в факсе и просят предоставить совсем другие данные, а ответ уже надо отдавать. И когда тебе позвонят и скажут мы Вам направляли факс и он был принят в работу "номер..., исполнитель...", а тот факс, на который Вы ответили был направлен ошибочно, о чем тебя уведомили по телефону, ты никогда не докажешь, что не верблюд.

Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.

Mila
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва

Написал 1873 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:

39

#24[33135] 4 февраля 2009, 11:18

Ju-lia писал(а):
Глаш,
да не надо быть Президентом страны. Есть налоговый кодекс, где не двух смысленно сказано "оригиналы", есть комменческая тайна, есть другие нормативы, которые прописывают "как", есть 10 дней после получения "оригинала письма", а у каждого самостийного чиновника, есть начальник.
Я передам письмо в бухгалтерию (не валяться же ему у меня), но по нему у нас до получения оригинала, точно никто работать не будет.
А теперь представь ситуацию, ты пускаешь факс в работу, тебе привозят оригинал, а там написано совсем не то, что в факсе и просят предоставить совсем другие данные, а ответ уже надо отдавать.

Пример. ЦБ прислал факс в 9.30 с требованием предоставления отчетности до 12.00 текущего дня с последующей досулкой. Досылка пришла в 13.00. Что бухгалтерия скажет руководству, когда придут штрафы за неисполнение в указанные сроки?

Успех измеряется не тем, насколько далеко ты зашел, а тем, насколько ты удалился от того, с чего начал

Глафира (гость)

#25[33138] 4 февраля 2009, 11:24

Ju-lia писал(а):
А теперь представь ситуацию, ты пускаешь факс в работу, тебе привозят оригинал, а там написано совсем не то, что в факсе и просят предоставить совсем другие данные, а ответ уже надо отдавать.

если оригинал запроса отличается по содержанию от факса - "досвидус, дорогие мои дяди в погонах. приходите завтра"
но если они идентичны, то ноу-проблем: им ответец - нам тихая спокойная старость. :-D

я грю: всё ооочень индивидуально. крутая и высоко парящая компния может себе позволить плюнуть на факс. но мелкой компашке - а) не принимать факсы всерьез -себе дороже б) удобнее работать с факсами, чем годами ожидать оригиналы от всеми нами любимой почты (ДЧЛ - не выход, а сплошное разорение)

кира-77
[e-mail скрыт]
Россия, Петрозаводск

Написал 485 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:

8

#26[33139] 4 февраля 2009, 11:24

Глафира, копии приказов, служебок и т.п. в СВОИ же подразделения отсылать можно. И по факсу и по электронке. Я тоже так делаю.
Но в стороннюю организацию оригиналы досылать тоже необходимо-с этим же ты не станешь спорить?
И еще, про регистрацию факсов я написала сначала так, как говорили на семинаре, а потом уточнила, что в реальности делаем все же так, как удобно. Пришел факс (электронное письмо)-регистрируем-отдаем на исполнение. Приходит оригинал-заменяем лист факсограммы на оригинальный. Опять же, если мы отправляем документы в стороннюю организацию факсом или электронкой, то потом обязательно досылаем оригинал.

Эрудит - человек, который всегда найдет синоним, если не знает как пишется слово.

Йа блондинко
[e-mail скрыт]
Россия, Москва

Написал 34848 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:

309

#27[33146] 4 февраля 2009, 11:38

Mila писал(а):
Пример. ЦБ прислал факс в 9.30 с требованием предоставления отчетности до 12.00 текущего дня с последующей досулкой. Досылка пришла в 13.00. Что бухгалтерия скажет руководству, когда придут штрафы за неисполнение в указанные сроки?

А скока они там могут срока поставить для исполнения, прежде чем говорить о штрафах?

Глафира писал(а):
если оригинал запроса отличается по содержанию от факса - "досвидус, дорогие мои дяди в погонах. приходите завтра"

Глаш, а что мешает сказать это сразу: "Дяди дорогие, ну что ж вы делаете, Вы же понимаете, что это не документ, ну вы же знаете, про законы о ком. тайне, о персональных данных, а мы их так или иначе затрагиваем. Зачем же Вы меня подставляете-то? ну, что Вам трудно что ли... я понимаю, но и Вы меня поймите...".

Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.

Глафира (гость)

#28[33147] 4 февраля 2009, 11:38

кира-77 писал(а):
Глафира, копии приказов, служебок и т.п. в СВОИ же подразделения отсылать можно. И по факсу и по электронке. Я тоже так делаю.
Но в стороннюю организацию оригиналы досылать тоже необходимо-с этим же ты не станешь спорить?
.

не спорить не буду ;-)

значит отсылать можно. а как им там быть с приемом, ежли получать по факсу "не серьезно"? *SCRATCH*

просто ежли мой филиал прочитает "мол нефиг эти факсы и сканы регить ибо...." есть вероятность, что он не станет делать различие ОТКУДА пришла бумага (от своих али чужих). покрутит пальцем у виска: "дураки какие в голове сидят. факс же - не документ. не будем регить. будем ждать оригинала или заверенной копии!"
и потом, у Милы - шикарный пример. *BRAVO*

Йа блондинко
[e-mail скрыт]
Россия, Москва

Написал 34848 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:

309

#29[33151] 4 февраля 2009, 11:41

Глафира писал(а):
и потом, у Милы - шикарный пример.

А как быть насчет предписанного нормами срока расмотрения документов? Глашь, я читаю тебя и поражаюсь, а нафига в компании нужны юристы, если по факсовому запросу за 2,5 часа готовы дать любую информацию?

Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.

Mila
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва

Написал 1873 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:

39

#30[33157] 4 февраля 2009, 11:49

Цитата:
Цитата:
А как быть насчет предписанного нормами срока расмотрения документов? Глашь, я читаю тебя и поражаюсь, а нафига в компании нужны юристы, если по факсовому запросу за 2,5 часа готовы дать любую информацию?

Такие организации, как ЦБ, могут все. Если им требуется, чтобы это было выполнено в течение получаса - извольте выполнять. Кстати, и налоговые - если наложили арест на счет какой-либо организации и отправили мне факс в 9.30, то любая операция по этому счету проведенная после 9.35 грозит штрафом банку. :-(

Успех измеряется не тем, насколько далеко ты зашел, а тем, насколько ты удалился от того, с чего начал