|
Согласование и ознакомление с документами
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 jglebovau0808671@yandex.ru
Российская Федерация, Москва |
| |
| Коллеги, поделитесь практикой сбора подписей на согласование и ознакомление документов (приказов, инструкций, положений). В нашей компании по издании документа сотрудник канцелярии бегает по кабинетам и сначала собирает подписи с сотрудников указанных в согласовании, после этого документ подписывается гендиректором и опять же сотрудник канцелярии бегает по всей компании и собирает подписи на ознакомление - где кого поймает там и подписывает, ижет некторых сотрудников по неделям- документ не только долго подписывается, сам процесс мягко говоря не совсем эстетичный, не все сотрудники реагирую положительно если их "ловят" в коридоре и просят потавить подпись, не все сразу понимают что от них хотят (хотя рассылка конечно идет всем по электронке). Но для начальника Канцелярии это не важно, лишь бы подпись была. Может быть кто-то предложить более правильный путь. |
| |
|
|
Юлия
|
Катерина_ф (гость)naifar@mail.ru
|
|
| Я вот тоже с этим сталкивалась. Простых сотрудников просто звала в приемную для ознакомления, а ко всяким там начальника сама, ножками - что же делать-то! Стою помнится над ними и ноюууу - ну Марь Иванна ну подпишииите пож-та, а то Иван Иваныч живьем скушает! Надоедало аж ЖЕСТЬ! |
| |
|
Ксенияk_ychshenko@nngf.ru
Россия, Нижневартовск
|
|
| А зачем так мучаться, можно ввести электронное согласование через программу Акробат и ознакомление через эл.почту. |
| |
|
юля (гость)ermakova27@rambler.ru
|
|
| Можно сделать рассылку приказов, инструкций в электроннм видес пометкой в теме что это приказ выслан на ознакомление и если есть замечания, чтобы выслали на электронку. Сотрудник канцелярия должен объяснить что этот приказ ему высылали по электронке и согласие на выпуск приказа было получено. Начальнику канцелярии действительно нужна подпись так её в случае необходимости нужно можно будет показать подпись, в работе бывают разные ситуации а служба ДОУ и секретари оказываются всегда крайние. Если как вы говорите у вас есть сотрудники каторые не понимают почему из "ловят" в коридорах попробуйте объяснить все люди взрослые должны прийти в какому-то результату, например сотрудник кнцелярии будет приходить в определенное время, или оставлять документы секретарю департамента или сам заходить в канцелярию. |
| |
|
VN (гость)
|
|
Не претендую на истину в последней инстанции, но...Цитата: по издании документа сотрудник канцелярии бегает по кабинетам и сначала собирает подписи с сотрудников указанных в согласовании
1. Подписи сотрудников должен собирать исполнитель документа, это его прямая обязанность, ему поручено составить документ - он и должен не просто подписи собрать, а действительно согласовать с заинтересованными лицами, если что внести правки. В вашей инструкци по делопроизводству это не написано? Надо!
2. Ознакомление - у нас с распорядительными документами одновременно составляется лист ознакомления, где написаны лица, которых необходимо ознакомить. Вообще-то это готовый список, где против фамилий проставляются галочки. Очень редко требуется ознакомить весь коллектив - это тоже так же делается. Далее - канцелярия на стойке раскладывает эти приказы и т.п., сверху листы ознакомления пришпилены. Далее дело техники - позвонить народу и пригласить ознакомиться. Все четко и размеренно. Если уж кто-то не пришел в течение дня - завтра напомнят еще раз, два, три - в крайнем случае можно написать, "сообщили Иванову 10.11.2008 в 12.00" - ну, не пришел Иванов - его дело. Непосредственному руководителю звонок, он его направит. Ему это надо?
У нас никто никуда не бегает, почти. К верхушке только.
|
| |
|
юля (гость)ermakova27@rambler.ru
|
|
тогда промбела возникает
1. если приказ оформлен не в соотвествии с инструкцией по делопроизводству (никто вам перелавать документ не будет)
2. изначально может быть, что инструкции, приказы пишутся по служебной записки и пишет как правило в таких случаях начальник канцелярии.
3. могут сказать, что сотрдник канцелярии и дожен бегать с документами, если документооборот бумажный и будут правы. из-за этого в канцелярии есть сотрудник -экспедитор, курьер или специалист |
| |
|
Галина (гость)
|
|
при рассылке документа на согласование (по электронке) пишу фразу: представить ответ (комментарии, замечания - в зависимости от ситуации) в срок не позднее..... При отсутствии/неполучении ответа с комментариями/замечаниями в указанный срок документ считается согласованным.
так как уровень ответственности у всех разный, то иногда напоминаю "особо занятым" сотрудникам по телефону о согласовании документа и делаю "последнее предупреждение". вобщем, со временем привыкли, что все равно "достану" и уже оперативный ответ получаю в 8 случаях из 10  |
| |
|
Таня (гость)t.stepanova@bk.ru
|
|
Я вот мучаюсь с этим ознакомлением и решила сюда написать. У нас бумаг немерено! Меня так это, как говорится, вымораживает, когда мне кладут на стол какой-нибудь приказ или протокол многостраничный с приложениями и там еще написано: "... довести до сведения всех начальников, менеджеров, служб...". А если еще и на контроль исполнительской дисциплины поставлено шефом или замом, то ваще капец: в программу вносить, карточки контрольные распечатывать, раздавать, слушать бесконечные вопли, типа "Пришла наша добрая фея", "Опять что-то принесла". Блин, достали!!!!!!!   Каждый день все ксерю бесконечно, раздаю, как будто я какой-то копировщик, у меня только эта задача. Вот, решила сделать так: поскольку эти приказы я не сама же составляю, а исполнитель, по сети этот документ получаю в свою папку, потом, зарегистрировав этот документ в журнале, размещаю его в сети на общее обозрение (приказы в папке "Приказы" и т.д.). Прошлась по всем подразделениям, объявила, что подписан такой-то документ, он находится в сети, смотрите его там, а в оригинале распишитесь. То есть теперь все знают, что документы для ознакомления находятся в сети в соответствующей папке. Шеф это одобрил, сказал, замечательно. Я думала, что сотрудникам это тоже понравится, а то куча бумаг мною принесенных, ими же и теряется. Да и ксерить много и долго. Но нашлись такие, которым эта идея не понравилась: типа, мне некогда в компьютере глядеть, ты подошла, сказала, а я через минуту забуду, т.к. с заказчиком работаю. Зам вообще сказала, что надо бланки сделать "Уведомление", в котором написать, мол, что подписан такой-то приказ, № , дата находится там-то. Но это опять бумажки ходить раздавать! Тогда уж можно копию документа отдать. Можно подумать, что это "уведомление" не затеряется! Просто, как я поняла, к каждому свой подход, каждый работает по-своему, кому-то достаточно один раз сказать, другому постоянно напоминать надо. Поговорила с шефом, мол, давайте на совещании всем скажем, чтобы заглядывали в сеть и смотрели, что там появилось нового. Но я ведь все равно буду подходить за подписью! Вообщем, эксперимент начался, что он покажет дальше, не знаю, но очень хочется, чтобы это облегчило положение. Можно, конечно, по эл.почте скидывать, но потом услышишь: а я не видел!? А еще, говорят:подожди, сначала почитаю, а то как я распишусь за то, что еще не читал? Я говорю: получил копию - читай! Я что, возле каждого стоять буду и ждать, когда прочитаете??? Блин, как надоело! Что же еще такое сделать, чтобы всем было удобно, и мне тоже!!!? |
| |
|
Юлия[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
| может будете отправлять приказы по корпоративной электронной почте с пометкой, что приказ подписан+ ставить уведомление о прочтении вашего сообщения |
| |
|
Таня (гость)t.stepanova@bk.ru
|
|
| Теперь надо узнать, Юля, есть ли у нас корпоративная эл.почта. Знаю только, что у нас есть инфо, и у каждого свой почтовый ящик. Да все равно выкрутятся, скажут, что некогда мне читать!!! |
| |
|
Юлия[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
| для этого тебе и нужно уведомление о прочтении твоего документа, у вас есть Аутлик или Лотос? Уведомление пришла, значит чел открыл твое письмо, в ауклике можно ставить еще и задачи сотрудникам, будут также и отчеты гену))) |
| |
|
« Первая ← Пред.1
След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...