Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»

Вы можете выбрать другой город для информера
RSS

Система хранения документов

Рубрика: Делопроизводство общее и кадровое
Ответов: 14

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Мышка
Статус неизвестенМышка
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Санкт-Петербург
Написал 795 сообщений
Написать личное сообщение

Репутация:
+ 6 −
#1[100612]  21 октября 2009, 12:36
Оценок нет
Коллеги, добрый день! @}-\\--

Мне дир поручил создать документ, в котором бы четко прописывалось хранение документов в оранизации. Причем не просто хранение а с уровнями доступа. *SCRATCH* То есть монтажник не дожен смотреть бухгалтерские документы. Это касается не только бумаг, но и документация в электронном виде. Порылась по интернету, что-то не нашла. *DONT_KNOW* Стою в ступоре.
Подскажите, это мне надо положение про ахив делать или что-то другое?
Направьте, пожалуйста, в нужное русло.
Улыбнись, жизнь прекрасна :)
Все будет хорошо! Я сказала ХОРОШО!!!!
Йа блондинко
Статус неизвестенЙа блондинко
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 34848 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 309 −
#2[100616] 21 октября 2009, 12:40
Да. Это положение об архиве организации, если таковой конечно имеется.
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
ni-panther
Статус неизвестенni-panther
mvm33@list.ru
Российская Федерация, Ярославль, Санкт-Петербург
Написал 234 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 3 −
#3[100617] 21 октября 2009, 12:40
То есть всё у вас зависит изначально от того, как вы не допускаете монтажника к бухг. докам - так? А потом вам нужно это описать, так ?

У меня стоят пароли на папках, почта с паролями то ж у каждого своя, я имею доступ ко всем. Создан архив (кабинет), куда без меня может заходить только директор. ну и много ещё чего...

В общем, вопрос, как у вас сейчас хранение доков происходит, и кто к чему имеет доступ. А СБ (службы безопасности) у вас нет ? они могли бы покорректней подсказать
ni-panther
Статус неизвестенni-panther
mvm33@list.ru
Российская Федерация, Ярославль, Санкт-Петербург
Написал 234 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 3 −
#4[100625] 21 октября 2009, 12:46
http://www.directum.ru/425833.aspx

вообще, у нас компьютерщик сам создаёт программы для доступа к информации - тех же монтажников к бух. докам.
Вопрос в другом, Jull права, архив, но сначала надо понять - это нужно как отписка, или как реальный способ оградить от монтажников (как пример) информацию... Сочинить то можно хоть 23 уровня с отпечатками пальцев, а сделать реально, тупо доступ запретить ...
Мышка
Статус неизвестенМышка
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Санкт-Петербург
Написал 795 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 6 −
#5[100634] 21 октября 2009, 12:59
Ситуация такая: нас 5 чел. Я, Гена, бух, Исполнительный и главный инженер (ни разу не видела) есть монтажник, который не оформлен. Архива, естественно, нет. Компания работает чуть больше года.
Нашла через поисковик "иструкцию под документальному обеспечению управления компании "ХХХ"". И ГОСТ ISO15489-1-2007. Это роде то, что надо. Вот только как ограничить доступ меня к технической документации, к примеру? Хранить доки в закрывающихся ящиках?

С электронными документами более менее понятно, а с бумажками что делать?
Улыбнись, жизнь прекрасна :)
Все будет хорошо! Я сказала ХОРОШО!!!!
Йа блондинко
Статус неизвестенЙа блондинко
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 34848 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 309 −
#6[100636] 21 октября 2009, 13:02
Хранить в закрывающихся опечататных шкафах.
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#7[100645] 21 октября 2009, 13:08
Мышка, мне кажется, у вас сразу 2 проблемы: 1) ограничение доступа к документам (не только к архивным, но и к текущим), например того же монтажника 2) хранение доков в организации.

по второму пункту - относительно всё просто: есть типовая инструкция, в ней есть раздел об архивном хранении. заприте шкаф (кабинет) с архивом на амбарный замок и никакой монтажник ваши бумажки не потревожит.
а вот проблема ограничения доступа - это уже интереснее. план действий может быть такой:

1. если у вас есть номенклатура дел - замечательно: дополните ее парой столбцов, с указанием должностей, имеющих право доступа, пробегитесь по руководителям подразделений и соберите их авторитетное мнение. далее шефу на утверждение.

2. Не останавливаемся на достигнутом. как правильно уже было сказано, необходимо подключить компьютерщиков, которые помогут настроить программы так, чтобы "ни одна мышь", как говориться, не прошмыгнула, или напротив, организовать портал, где в общедоступном виде будут вывешиваться например приказы руководства или объявления.
3. напрягите СБ, чтобы не пускали всяких там монтажников в бухгалтерию.
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#8[100651] 21 октября 2009, 13:15
Мышка писал(а):
Ситуация такая: нас 5 чел. Я, Гена, бух, Исполнительный и главный инженер (ни разу не видела) есть монтажник, который не оформлен. Архива, естественно, нет. Компания работает чуть больше года.
тэээк... номенклатуры, стало быть нет... *SCRATCH*
ну ничего: нарисуйте табличку, прошвырнитесь по кабинетам (благо их у вас не много) перепишите названия документов, в графе напротив каждого названия проставьте наименования должностей. обзовите табличку ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО РОМАШКА С УКАЗАНИЕМ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА, внизу таблички соберите подписи "простых" смертных, вроде буха, сверху здоровущими буквами УТВЕРЖДАЮ Гена.
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
Мышка
Статус неизвестенМышка
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Санкт-Петербург
Написал 795 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 6 −
#9[100666] 21 октября 2009, 13:49
А нужно ли в эту табличку вносить инструкции по эксплуатации такого-то оборудования? или паспорт камеры №..?

то есть я туда пишу: журнал регистрации писем, папка с входящими, папка с исходящими, или сами документы?
Улыбнись, жизнь прекрасна :)
Все будет хорошо! Я сказала ХОРОШО!!!!
mariavladimirovna
Статус неизвестенmariavladimirovna
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Республика Коми
Написал 2627 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 28 −
#10[100671] 21 октября 2009, 13:53
О, тема хорошая)) У меня разрешается ситуация с архивом, наконец-то... В связи с этим возник вопрос: как вы, если вы и архивист, и секретарь, поступаете, чтобы нужные документы в архиве находить. Ну понятно, что описи. А вообще - схему рисовать, или что еще? Ну - 1 стеллаж - доки бухгалтерии по описи № раз, 2 стеллаж - доки рмм по описям № десять, восем. Или другая система есть?
не сердите меня, я - страшный человек, могу плюнуть в чай.
Йа блондинко
Статус неизвестенЙа блондинко
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 34848 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 309 −
#11[100674] 21 октября 2009, 13:54
*rakne*vs.*marusya писал(а):
О, тема хорошая)) У меня разрешается ситуация с архивом, наконец-то... В связи с этим возник вопрос: как вы, если вы и архивист, и секретарь, поступаете, чтобы нужные документы в архиве находить. Ну понятно, что описи. А вообще - схему рисовать, или что еще? Ну - 1 стеллаж - доки бухгалтерии по описи № раз, 2 стеллаж - доки рмм по описям № десять, восем. Или другая система есть?
Индексы делам присваиваються, если их еще нет. Делаешь опись дел, где напротив у каждого индеса (а так же названия дела и дат) номер стелажа и полки стоит и фсе.
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#12[100675] 21 октября 2009, 13:55
Мышка писал(а):
А нужно ли в эту табличку вносить инструкции по эксплуатации такого-то оборудования? или паспорт камеры №..?

то есть я туда пишу: журнал регистрации писем, папка с входящими, папка с исходящими, или сами документы?
инструкции вносить обязательно (не будем обижать монтажника ;-) ,а то еще обидется, что ему ваще ничего позырить не дают). журналы тоже будет не лишним вписать. по поводу папок: грамотнее будет выглядеть выражение "служебная переписка", т.к. "папка" - это вместилище документов, но не сам документ.
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
Мышка
Статус неизвестенМышка
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Санкт-Петербург
Написал 795 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 6 −
#13[100677] 21 октября 2009, 13:56
т.г., спсибо большое. Будем думать :)
Улыбнись, жизнь прекрасна :)
Все будет хорошо! Я сказала ХОРОШО!!!!
mariavladimirovna
Статус неизвестенmariavladimirovna
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Республика Коми
Написал 2627 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 28 −
#14[100678] 21 октября 2009, 13:56
Jull писал(а):
*rakne*vs.*marusya писал(а):
О, тема хорошая)) У меня разрешается ситуация с архивом, наконец-то... В связи с этим возник вопрос: как вы, если вы и архивист, и секретарь, поступаете, чтобы нужные документы в архиве находить. Ну понятно, что описи. А вообще - схему рисовать, или что еще? Ну - 1 стеллаж - доки бухгалтерии по описи № раз, 2 стеллаж - доки рмм по описям № десять, восем. Или другая система есть?
Индексы делам присваиваються, если их еще нет. Делаешь опись дел, где напротив у каждого индеса (а так же названия дела и дат) номер стелажа и полки стоит и фсе.
все есть. круто. оказывается я люблю левой ногой через голову все делать) А Юля, как всегда дает простой и действенный совет) Мэрси большое)) @}-\\--
не сердите меня, я - страшный человек, могу плюнуть в чай.
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#15[100685] 21 октября 2009, 14:07
*rakne*vs.*marusya писал(а):
О, тема хорошая)) У меня разрешается ситуация с архивом, наконец-то... В связи с этим возник вопрос: как вы, если вы и архивист, и секретарь, поступаете, чтобы нужные документы в архиве находить. Ну понятно, что описи. А вообще - схему рисовать, или что еще? Ну - 1 стеллаж - доки бухгалтерии по описи № раз, 2 стеллаж - доки рмм по описям № десять, восем. Или другая система есть?
если архив - чуток больше шкафчика, то
вариант 1: выделить под каждое подразделение место, и обозначить его на полке соответсвующей вывеской (например, документы клиентского отдела).
вариант 2: на полке вывесить копию описи, с указанием дел, лежащих на данной полке.
оба варианта существенно облегчают поиск документа в отсутствие секретаря (архивариуса).
в любом случае, в описях проставить отметку с № полки (шкафа/комнаты)
для оооочень громозких многопомещенческих архивов: рисовать "карту", на которой отмечать "приказы тут" "проводки буховский здесь"

индекс, конечно, более профессионально.. но... в случае чего, фиг найдешь.
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
« Первая ← Пред.1 След. → Последняя (1) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.



© 2006—2017, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.