Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»
RSS

Положение о документообороте между головным офисом и филиалом

Рубрика: Делопроизводство общее и кадровое
Ответов: 24

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#16[267108] 20 июля 2011, 19:05
тепереча моя очередь вопрошать сообщество.
значится проблема в следующем: из центрального (головного) офиса в регионы, коих резко стало до черта, идет много всякой фигни: то рекламные буклеты передадут, то карточки складского учета на подпись подпихнут, то бланки договоров. да мало ли чего ентим проклятущим регионам надобно.
я, как умная маня, в условиях дефицита свободных рук, выставила ячейки поименованные, куды всяк желающий хлам свой самостоятельно закладывает. время от времени либо представитель региона забирает из ячейки покладенную муть, либо я выгребаю и отправляю. когда почтой России, когда экспресс-курьерской службой.
на этом этапе меня все устраивает.
но! повадились мне всякие злокозненные хрюндели звонить с вопросом : а когда отправили? а что было в отправке?
внимание вопрос: как бы мне так изгольнуться и создать эффективную систему для быстрого поиска: что когда в какой город и каким образом отчалило? как у вас организовано? может у кого есть идеи картотеки? экселевской таблицы...ну или еще чего полезного... пробовала Описи отправлпений в папку подшивать через разделители: спасало, покуда регионов был десяток. ща трындец как неудобно.
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
Ольгуня
Статус неизвестенОльгуня
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 6094 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 84 −
#17[267112] 20 июля 2011, 19:15
А ты точно прогерскими навыками не обладаешь? *SCRATCH* (типа на досуге в аксессе программок не пишешь?)
Вам говорят, что Вы умны и красивы, не спорьте – людей не переубедишь
Чёрный кот, перебежавший вам дорогу, означает, что животное куда-то торопится
И не читайте советских газет. Так других нет! Вот никакие и не читайте
%CE%EB%FC%E3%F3%ED%FF-%EB%E0%EF%F3%ED%FF.gif
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#18[267116] 20 июля 2011, 19:28
точно. *CRY*
самое поганое: это тьма разных описей. одна опись - содержание отправки (бумажка такая, бумажка сякая отправлено тогда-то по почте, но номер идинти-индифиТЬФУ-МАТЬ-ЕГО-ИТИ-фикационный я получаю гораздо позднее, а посему просто не имею возможности искать нужную опись, чтобы вписать почтовый номер).
вторая опись - почтовая ф.103. но в ней только дата и место назначения, а что внутри -вопрос.
есть еще адресные ярлыки, которые оставляет экспресс-служба. по-хорошему их надо бы крепить к описи. я так раньше (когда было пяток филиалов) и делала. но ща, блин, через неделю папка распухает, а ярлыки эти долбанные валяются по недели...
короче каша и в голове и в бумажках... :-(
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
Ольгуня
Статус неизвестенОльгуня
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 6094 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 84 −
#19[267120] 20 июля 2011, 19:35
У меня столько описей-то нет, а про адресные ярлыки вообще впервой слышу.
Этот объем хоть какой-то систематизации подвергается, кроме как по подразделениям?
А вопрос с помощником тебе так и не решали?
Те, по-моему, помощник нужен, шоб хоть кто-то это отслеживал
Вам говорят, что Вы умны и красивы, не спорьте – людей не переубедишь
Чёрный кот, перебежавший вам дорогу, означает, что животное куда-то торопится
И не читайте советских газет. Так других нет! Вот никакие и не читайте
%CE%EB%FC%E3%F3%ED%FF-%EB%E0%EF%F3%ED%FF.gif
Noname
Статус неизвестенNoname
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
Написал 236 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 9 −
#20[267133] 20 июля 2011, 21:11
Старуха, имею огромное желание помочь дабы отплатить добром за все полезности и интересные, вышедшие из-под Вашего пера, которые я тут прочитала. Хочу попробовать структурировать имеющуюся инфу. А потом, глядишь, другие форумчанки подключатся, и мозговым штурмом что-нибудь придумаем. Предупреждаю, что могу задавать глупые вопросы, так как дел с почтой, к счастью, не имею, и плохо представляю как там что работает.

На данный момент я поняла, что имеется 4 вида бумажек:
1) Содержание отправки (с перечнем отправленного)
2) Ф.103 (дата отправки и место назначения, или что-то еще?)
3) Идентификационный номер (это что за чудо?)
4) Адресные ярлыки (это, видимо, тоже дата отправки и место назначения, но для документов, отправленных курьером, а не почтой, так?)
Вопрос: как это хранится на данный момент? Доки 1 подшиты в папку подряд или по какому-то закону? А остальные? Просто валом? У них размер такой неподшиваемый или по какой причине?

При этом бывает необходимость отвечать на вопросы:
а) когда и куда отправили (см. док. 2)
б) что отправили (см. док. 1)
Вопрос: а как связаны эти док 1 и док. 2? Видимо, при помощи какой-то информации из оставшихся док.3 и док.4?

И теперь самое главное. Раз была речь об экселе, то, видимо, какая-то информация из перечисленного имеется в электронном виде. Или все на бумаге, и в экселе надо сделать связку для простоты поиска?

Понаписала вопросов, и теперь думаю, что отвечать на них так долго надо, что проще пытаться дождаться здравой мысли от кого-то еще...
Хомыч
Статус неизвестенХомыч
[e-mail скрыт]
Написал 10330 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 146 −
#21[267137] 20 июля 2011, 21:22
Как вариант могу предложить таблицу эксель. Я с почтой не работала практически и сейчас не работаю. От того совета дать не могу, но если мне на примере одного письма дать список информации, необходимой по нему. я могу наваять таблицу, с возможностью фильтровать данные.
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#22[267139] 20 июля 2011, 21:32
идентификационный номер - это 14-значный номер заказного почтового отправления. необходимость отправлять именно заказным встала после того, как выяснилось, что почта в регионах простые письма и бандероли тупо не доставляет. в лучшем случае возвращает нам. в худшем - страшно подумать куда они их девают. теперь я отправляю заказным, номер письма сообщаю в регион, чтобы они пошли на почту и стребовали причитающуюся им депешу.

у меня в экселе есть файл-заготовка: опись на каждый регион (адрес получателя, табличка под содержание, когда и как отправлено). остается только вписать содержание. учитывая, что много рассылается во все офисы, достаточно тупо скопировать и в ставить в нужном листе. я эти описи распечатываю в 2 экз - себе и получателю.
проблема: не создается архив, т.к. на следующей недели я меняю содержание. а "вспомнить" меня могут попросить и через 2 недели и через месяц. стало быть надо изменить заготовку, но чё-то я туплю как изгольнуться и разумно ее состряпать.

на бумаге все еще трагичнее: бумажки с описями надо сортировать по городам, отыскивать пары (опись+адресный ярлык) и подшивать. в условиях экономии на персонале эта казалось бы ерундовая работа превращается в завал. отдельно подшивается по хронологии ф.103.

а потом по сто раз в день надо подрываться, чтобы оба толмуда ( с описями и в ф.103) вытащить , обнаружить, что опись за нужную дату не подшита или ваще не распечатывалась, потому как отправляли аврально, и страждущему дать развернутый ответ.
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
Хомыч
Статус неизвестенХомыч
[e-mail скрыт]
Написал 10330 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 146 −
#23[267147] 20 июля 2011, 21:49
А зачем содержание меняешь? Можешь мне прислать рыбу заготовки? molkova_88@mail.ru.
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#24[267153] 20 июля 2011, 21:59
походу реально "глаз замылился". ща мужику своему грю: состряпай, паразит, програмульку-то мне. а он мне на бумажке три полоски четыре загогулины нарисовал. и такая у меня в уме ясность образовалась. во, думаю, - правду говорят, что горе от ума. перемудрила я со своим экселем. а всё ж проще простого!
вам всем спасибо: сами того не ведая меня на путь истинный направили.
@}-\\--
осталось для бумажек достойное обрамление сочинить: уж больно мне папка с тремя десятками разделителей не по нраву
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
ViShenKa
Статус неизвестенViShenKa
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Екатеринбург
Написал 453 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 6 −
#25[324025] 25 апреля 2012, 13:04
старуха Реквизит писал(а):
тепереча моя очередь вопрошать сообщество.
значится проблема в следующем: из центрального (головного) офиса в регионы, коих резко стало до черта, идет много всякой фигни: то рекламные буклеты передадут, то карточки складского учета на подпись подпихнут, то бланки договоров. да мало ли чего ентим проклятущим регионам надобно.
я, как умная маня, в условиях дефицита свободных рук, выставила ячейки поименованные, куды всяк желающий хлам свой самостоятельно закладывает. время от времени либо представитель региона забирает из ячейки покладенную муть, либо я выгребаю и отправляю. когда почтой России, когда экспресс-курьерской службой.
на этом этапе меня все устраивает.
но! повадились мне всякие злокозненные хрюндели звонить с вопросом : а когда отправили? а что было в отправке?
внимание вопрос: как бы мне так изгольнуться и создать эффективную систему для быстрого поиска: что когда в какой город и каким образом отчалило? как у вас организовано? может у кого есть идеи картотеки? экселевской таблицы...ну или еще чего полезного... пробовала Описи отправлпений в папку подшивать через разделители: спасало, покуда регионов был десяток. ща трындец как неудобно.
А может в эксельке табличку создать с фильтром, типа
Дата, Какой филиал, как отправили, что отправили
и при необходимости фильтровать или поиском искать)))
А описи в регистратор под разделители по алфавиту, пусть регистраторов будет несколько, по типу "А-К", "Л-У", "Ф-Я"....
Пока человек не сдается, он сильнее своей судьбы.
http://cnt.nosmoking.ru/20100301/192017/20/35/army/c.png
« Первая ← Пред.1 2 След. → Последняя (2) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.



© 2006—2024, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.