|
Вопрос по регистрации входящих/исходящих
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Евгения[e-mail скрыт]
Россия, Санкт-Петербург |
|
да, конечно, каждому документу присваивается номер с датой 
можно в икселе, так даже удобнее, т.к иногда приходится регистрировать доки задним числом 
и вообще, в икселе фильтры  - отличный помощник, если насыщенный документооборот в организации  |
| |
|
Кэндиsneki2005@mail.ru
Российская Федерация, Москва
|
|
Евгения, спасибо за ответ  , а как быть, если за каждый вход. документ, мне нужно,чтобы расписались, получается, только в бумажном мне вести входящую кор-цию? |
| |
|
|
|
Вы же копию исполнителю отдаете, себе оригинал, или наоборот. Вот на вашем экземпляре пусть распишется кровью, что получил. |
| |
|
|
Длинные слова меня только расстраивают (с)
|
| |
Евгения[e-mail скрыт]
Россия, Санкт-Петербург
|
|
| а визуальную копию прикрепить в экселе))))в графе поставить отметку о наличие визы... подписи.... или что у вас принято))) |
| |
|
Noname[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Последнее время на форуме встречаются жалобы на скуку, поэтому хочу попробовать организовать дискуссию на профессиональную тему.
Тема: формирование регистрационного номера входящих и исходящих документов.
Вначале поделюсь своим опытом. За время работы в этой профессии я столкнулась со следующими вариантами присвоения номеров:
1) Исх.№ ГД/123, Вх.№ 123/ГД
Так нумеровали письма, когда в нашей организации была децентрализованная регистрация документов, и регистрацией переписки ген.директора занимался его помощник, а не канцелярия
2) Обычная последовательная нумерация. Думаю, это самый распространенный вариант. Так регистрировали до прошлого года у нас в Канцелярии (постепенно и переписку генерального стали регистрировать там же)
3) Сложный индекс, например, исх.№ 01-10-10/1234, где 01-индекс отправителя по номенклатуре, 10-10 - номер дела переписки, 1234 - порядковый номер.
Такую нумерацию нам сделал проработавший у нас всего 3 месяца начальник канцелярии. При этом нумерация входящих осталась обычной последовательной.
Вот близится новый год, и я задумалась, изменить ли что-то, или оставить, как есть. По поводу изменить есть мысль либо вернуться от варианта 3 к варианту 2, либо, наоборот, дополнить входящий номер дополнительными цифирками, например, номером дела с перепиской по номенклатуре.
Но я допускаю мысль, что просто загоняюсь на пустом месте. Поэтому и решила обратиться к местному сообществу. А как у вас? |
| |
|
|
|
|
У нас третий вариант, внедряла сама  , как показала практика, существенно экономит время на поиск нужного запроса-ответа. Сейчас регистрацией занимается другой человек, письма классифицирует как Бог на душу положит (похоже, тупо заголовок дела недопонимает), я однажды работала на замене, вся изматерилась, пока нашла нужное
п.с.Цитата: например, исх.№ 01-10-10/1234, где 01-индекс отправителя по номенклатуре, 10-10 - номер дела переписки, 1234 - порядковый номер
только у меня немного проще, номер дела переписки не 4-значный, а 2-значный, например: исх.№1234/01-05 |
| |
|
|
Длинные слова меня только расстраивают (с)
|
| |
Евгения[e-mail скрыт]
Россия, Санкт-Петербург
|
|
у нас порядковый)
новый год - новая последовательность. иногда встречаются дробные варианты
23
24
24/1 |
| |
|
Noname[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Натуля писал(а): У нас третий вариант, внедряла сама , как показала практика, существенно экономит время на поиск нужного запроса-ответа.
И входящие и исходящие по одному принципу?
Т.е. можно ли по одному внешнему виду номера отличить, входящий это или исходящий? (Ну типа звонит умник и просит письмо №..., а определения входящих-исходящих он не знает) Почему-то у меня есть подозрение, что разная нумерация по 1му принципу (исходящие ГД/..., а входящие .../ГД) не просто от балды появилась.Евгения писал(а): у нас порядковый)
новый год - новая последовательность. иногда встречаются дробные варианты
23
24
24/1
Кстати, у сложной нумерации есть еще такой плюс: по номеру не увидишь, что письмо зарегистрировано задним числом - всегда можно подобрать письмо из другого дела с подходящей датой и вписать туда рядышком еще одно. |
| |
|
|
|
|
Цитата: И входящие и исходящие по одному принципу?
ну да, подшиваются-то они в в папки по номенклатуре, а не по принципу "вот тут у мну входящие, а тут исходящие"Цитата: Т.е. можно ли по одному внешнему виду номера отличить, входящий это или исходящий? (Ну типа звонит умник и просит письмо №..., а определения входящих-исходящих он не знает)
умник всегда знает, было письмо от нас или нам, а если не знает, можно по теме сориентироваться (в заголовках дел ведь подробно расписано, об чем в этом деле речь), и рыскать тогда можно уже в одной папке № 01-10 например, а не в десяти |
| |
|
|
Длинные слова меня только расстраивают (с)
|
| |
|
|
Входящие регятся валовой нумерацией, ибо изначально сложно определить, в какой дело в конечном счете попадет документ. Исключение, если у вас децентрализованн учет входящих, тогда есть смысл добавить идентификационый значок (букву или цифру), который поможет откуда "пошла земля русская" и чтобы мзбежать задвоенности вх номеров
Про исходящие: классика жанра, т е методическая литература рекомендует вариант 01-02/1234 где 01 - N отдела, 02- номер дела по номенклатуре, 1234 - порядковяй номер письма по журналу учета ( Натуля, обратите внимание, у вас перевернута версия)
Однака, учитывая особенности конкретной организации, допускается иная форма исх.номера. В любом случае целесообразно дополнять исходящий номер опозновательными знаками инициатора письма (не гены или зама -подписанта, а именно того отдела, кто готовил текст!!!)
В будущем, если вас попросят соединить по поводу полученного от вас письма, вам не надо будет разыскивать исполнителя, а достаточно просто уточнить индекс послания, чтобы понять куда кинуть звонок. |
| |
|
|
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
|
| |
Noname[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Натуля писал(а): умник всегда знает, было письмо от нас или нам, а если не знает, можно по теме сориентироваться (в заголовках дел ведь подробно расписано, об чем в этом деле речь), и рыскать тогда можно уже в одной папке № 01-10 например, а не в десяти
Как найти знаю - "плавали" 
Просто интересно стало, как возникла наша нумерация по п.1. Подумала, а вдруг это общепринятое правило какое-то, которого я не знаю, вот и спрашиваю.
Старуха Реквизит, как всегда все по полочкам!  старуха Реквизит писал(а): Про исходящие: классика жанра, т е методическая литература рекомендует вариант 01-02/1234
А можно узнать подробнее об упомянутой методической литературе, чтоб поискать там ответы на другие вопросы? У меня их еще куча, и я не знаю, то ли тут сразу задавать, то ли почитать вначале. |
| |
|
|
|
|
Эльвира, я прям с ходу не вспомню. И потом это больше относится к гос структурам.
Для обычных компаний ГОСТом предусмотрена свободная вариативность: 3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Т е в принципе можно все доки регить как 1, 2, 3.... Но удобнее пользоваться провернной поколениями "старорежимной" системой |
| |
|
|
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
|
| |
Noname[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
ГОСТ знаю, потому и спрашиваю "у кого как принято", а не "как надо"старуха Реквизит писал(а): удобнее пользоваться провернной поколениями "старорежимной" системой
Вот я и захотела про нее почитать. Потому что вот это объяснениестаруха Реквизит писал(а): Входящие регятся валовой нумерацией, ибо изначально сложно определить, в какой дело в конечном счете попадет документ.
не очень-то убедило: мы ж получаем входящий, отдаем кому надо (если не знаем кому - то генеральному), а копию подшиваем в дело.
Или речь о том, что в этот момент бывают ошибки, и потом приходится перекладывать документ в другое дело? |
| |
|
Angelok[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Жемчужина Кубани
|
|
старуха Реквизит писал(а):
Про исходящие: классика жанра, т е методическая литература рекомендует вариант 01-02/1234 где 01 - N отдела, 02- номер дела по номенклатуре, 1234 - порядковяй номер письма по журналу учета ( Натуля, обратите внимание, у вас перевернута версия)
Однака, учитывая особенности конкретной организации, допускается иная форма исх.номера. В любом случае целесообразно дополнять исходящий номер опозновательными знаками инициатора письма (не гены или зама -подписанта, а именно того отдела, кто готовил текст!!!)
В будущем, если вас попросят соединить по поводу полученного от вас письма, вам не надо будет разыскивать исполнителя, а достаточно просто уточнить индекс послания, чтобы понять куда кинуть звонок.
Мне кажется для этих целей есть внизу реквизит "исполнитель", где пишется ФИО исполнителя и его прямой контактный телефон, чем экономим время как приемной (мне не нужно отвлекаться за звонок, чтоб потом его переключить на исполнителя) так и получателя письма, который экономит время при звонке по поводу письма. |
| |
|
|
|
|
Эльвира писал(а): ГОСТ знаю, потому и спрашиваю "у кого как принято", а не "как надо"старуха Реквизит писал(а): удобнее пользоваться провернной поколениями "старорежимной" системой
Вот я и захотела про нее почитать. Потому что вот это объяснениестаруха Реквизит писал(а): Входящие регятся валовой нумерацией, ибо изначально сложно определить, в какой дело в конечном счете попадет документ.
не очень-то убедило: мы ж получаем входящий, отдаем кому надо (если не знаем кому - то генеральному), а копию подшиваем в дело.
Или речь о том, что в этот момент бывают ошибки, и потом приходится перекладывать документ в другое дело?
А если отписано замам по разным направлениям деятельности: как будешь на этапе получения документа определять индекс дела? 
Это раз. Сегодня ты знаешь, и как я понимаю, шефу не все перепадает. Завтра придет другой шеф, который потребует все приносить ему на "наложение резолюции" или секретарь, который с первоготдня вряд ли врубиться в вашу иерархию и индексвцию или документов станет так много, что придется вводить техническую должность только для учета вх. И что: ты будешь каждый раз переписывать инструкцию по делопроизводству, подгоняя ее под новые реалии? Не проще ли изначально отказаться от лишних сложностей? |
| |
|
|
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
|
| |
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...