Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»
RSS

Новый статус

Рубрика: Радости и беды нашей профессии
Ответов: 25

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Helga
Статус неизвестенHelga
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
Написал 84 сообщения
Написать личное сообщение

Репутация:
+ 0 −
#1[388695]  29 мая 2013, 12:51
Оценок нет
Привет, девчонки!
Кто сможет поделиться опытом в связи с повышением своего статуса (может, здесь, на форуме, и "начальство" водится?:)
Ситуация - человека экспериментально "награждают" дополнительными обязанностями, относящимися к руководящим. Был личный помощник, стал ЛП+руководитель секретариата. Можно абстрагироваться от схемы, например, секретарь- руководитель секретариата или менеджер- РС..
С чего начали после повышения ? Какое первое вступительное слово/ действие было сделано? Привнесли ли что-нибудь нового в работу секретариата с начала деятельности или идёте к этому ?
Уверена, что кто-нибудь поделится опытом или даст ссылочку на уже обсуждавшееся !
Mousi
Статус неизвестенMousi
[e-mail скрыт]
Россия, Энск
Написал 4753 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 77 −
#2[388705] 29 мая 2013, 13:38
Helga, то есть вас из "индивидуального" зачета, перевели в "командный", причем капитаном команды?
А до вас кто секретариатом командовал?
Если кто-то был, то нужно изучить уже сложившиеся принципы работы, документопотоки и т.д., а там уж смотреть, что именно поменять и на что.
Если вы назначены с нуля, то в самом начале имеет смысл ознакомиться (или создать) с должностными инструкциями сотрудников секретариата и с вашей собственной.
Самое главное - распределение обязанностей и ответственности. Кто что должен делать и кто кого заменять.
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
Helga
Статус неизвестенHelga
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
Написал 84 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#3[388719] 29 мая 2013, 13:58
Спасибо, Мауси)
До наделения полномочиями нового лица предыдущее начальство было из рода АХО, но оно отделилось в структуре больше как хозчасть по роду деятельности.
Принципы работы давно сложились практически, без каких-либо "правоустанавливающих" и регламентирующих документов. Работа секретарей идет слаженно и беспроблемно, но руководство фирмы настроено на "улучшение", раз решило сделать отдел четко управляемым. Получается, что да, с нуля. Но ведь нормальное качество работы отдела есть, значит, основная задача - просто её "узаконить" документально и все ?
Неужели нет особой творческой политики в этой должности? )
Mousi
Статус неизвестенMousi
[e-mail скрыт]
Россия, Энск
Написал 4753 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 77 −
#4[388723] 29 мая 2013, 14:25
У меня примерно такая же история, как у вас. С той разницей, что у меня и отдела не было, я набирала сама, учила прям на ходу, параллельно создавая положения и инструкции.

Наверное, креатив зависит от организации.
У нас креатива просто завались - все время какие-то новые функции, головоломные задачи, все это параллельно с непрерывными косяками новых и старых сотрудников. %)
При моей постановке были написаны программы, созданы электронные базы. Всё это хозяйство постоянно совершенствуется.
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
Helga
Статус неизвестенHelga
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
Написал 84 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#5[388744] 29 мая 2013, 15:04
судя по нашему состоянию дел, все просто идеально. люди работают, так сказать, по передаваемым устно традициям. ну, наверно, пока какого-нибудь нонсанса не случится *DONT_KNOW*
Mousi
Статус неизвестенMousi
[e-mail скрыт]
Россия, Энск
Написал 4753 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 77 −
#6[388761] 29 мая 2013, 15:31
"Устные традиции" вам нужно облечь в письменную форму, утвердить, всех ознакомить.
Знаю по опыту, что пока все нормально, то руководство вроде вами довольно, малейший ПМС у шефа - и прикопается к любой ерунде, далее скажет "для чего я тебя назначал? - до сих пор в (нужное вписать) порядка нету!"
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
Моделька
Статус неизвестенМоделька
[e-mail скрыт]
Россия
Написал 7632 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 41 −
#7[388769] 29 мая 2013, 15:38
Mousi писал(а):
"Устные традиции" вам нужно облечь в письменную форму, утвердить, всех ознакомить.
Знаю по опыту, что пока все нормально, то руководство вроде вами довольно, малейший ПМС у шефа - и прикопается к любой ерунде, далее скажет "для чего я тебя назначал? - до сих пор в (нужное вписать) порядка нету!"
плюс мульён!!!! и ознакомить под роспись желательно
Хорошо было дикарям: не нравится человек - убил, нравится - съел. ©

-Попытки суицида были?
-Суи....чего?!
-Себя убить не хотелось?
-Нет.Только других. ©
Helga
Статус неизвестенHelga
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
Написал 84 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#8[388783] 29 мая 2013, 16:07
девушки! ну, допустим, описываем работу с вх-исх звонками. они традиционно здесь по такой схеме: здр!- кто звонит и откуда и кому?- соединяем - или отмашка, если нет на месте - записываем, если скажут, кому перезвонить и куда.
Т.е., более сложная схема "как оно должно быть в идеале" (ведем книгу учета вх-исх звонков, сколько гудков ждем, дежурные фразы в случае соединения с шефом или звонящему из налоговых/проверяющих органов) - это тоже должно быть прописано? И так, каждый бизнес-процесс, не то, как есть, а то, как надо. Получается, в этом стремлении к идеализации и должна состоять работа. Или вначале берем готовый процесс и описываем как есть, а отдельным манером предлагаем лучший вариант? Или я лезу в дебри ?
Mousi
Статус неизвестенMousi
[e-mail скрыт]
Россия, Энск
Написал 4753 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 77 −
#9[388823] 30 мая 2013, 7:53
Helga, сначала проверьте, есть ли Положение об отделе,должностные инструкции для ваших сотрудников, инструкция по делопроизводству.
Должностная инструкция это не то, что вы написали "здр!- кто звонит и откуда и кому?- соединяем - или отмашка, если нет на месте - записываем, если скажут, кому перезвонить и куда."
Если нету - нужно создавать и утверждать.
Поверьте, это дело не одного часа, и даже не одного дня.

Функции у секретариата/канцелярии в разных организациях могут быть очень разными.
К тому же наверняка вам шеф высказал какие-то свои пожелания, что именно он от вас хочет - перечислил новые обязанности, добавил количество сотрудников и т.д.
Мне, например, было вменено в обязанность владеть главными королевскими печатями (соответственно пришлось создавать журналы учета, а перед этим читать все, что только смогла найти в сети, в консультанте, в книгах и т.д.), обеспечение протокольных мероприятий (это не только еда, напитки, а и оснащение переговорных большими плазменными панелями, ноутбуками, магнитными досками, шредерами, телефонами, прочей оргтехникой и канцтоварами, создание разнообразных журналов учета посетителей форумов и конференций, создание программ пребывания гостей, графиков работы переговорных комнат, которых у нас восемь на пяти этажах раскиданных, и т.д), вести базу договоров (на данный момент содержит 18 000 сканированных доков за 2 года и каждый день пополняется где-то на 50 доков), ну и еще куча всяких "мелочей" - базы РД, альбомы форм, классификаторы и кодировщики отделов и т.д..... %)
От вас наверняка хотят каких-то подвигов, раз повысили *COOL*
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
Helga
Статус неизвестенHelga
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
Написал 84 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#10[388865] 30 мая 2013, 9:40
Мауси, мне очень приятно, найти в вашем лице коллегу-советчицу, хотя, вы уже с опытом и закалкой )
стандартизация работы - о, да, предстоит, т.к. ничего этого нет, и с этими задачами все как будто понятно. Наверно, бОльшая проблема не столько в непонимании, что делать, (на это есть литература и такие спецы, как вы, например ;-) ), а как подступать. Хоть я и с психологическим образованием, но внутри себя "психую" как последний трус :-X . Я сразу сказала начальству, что руководящая должность интригует, но не факт, что мне психологически подходит. К примеру, я понимаю, что должен быть основополагающий строгий документ, руководство "как это сделать", но в то же время я понимаю, что эта писанина- некая бюрократическая мера, которую нужно соблюсти в стиле делопроизводственного классицизма. Вот если б в стихах, к примеру, это написать, или в стиле арт-нуво))), то я б с энтузиазмом, а так получится исподтишка, что ли.. Вобщем, только начав я испытываю большие сомнения в способности это выдержать. Был ли у вас мандраж и неуверенность ? что посоветуете?
Mousi
Статус неизвестенMousi
[e-mail скрыт]
Россия, Энск
Написал 4753 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 77 −
#11[388916] 30 мая 2013, 10:54
Я не такой уж большой спец в тонкостях делопроизводства.
Здесь на форуме много более крутых спецов :)
насчет кучи формальностей - секретарь обязан быть педантом *YES*
каждая бумажка должна быть на своем месте.
Может быть, это вообще не ваша стезя?...
С другой стороны, освоить можно практически любое дело, было бы желание.
А мандраж у меня и до сих пор не прошел. :-D
В моем случае голодная смерть явилась прекрасным стимулом вникнуть в незнакомую область и начать как-то все это дело строить.
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
Elena2104
Статус неизвестенElena2104
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 18 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#12[489138] 14 августа 2015, 16:30
Ой девочки, меня тоже ставят на должность руководителя секретариата с секретаря. Больше всего переживаю как я буду забирать полномочия у нынешнего старшего секретаря. Она как чувствует, что меня будут повышать и старается при каждом удобном случае зайти к шефам, сюсюкается со всеми сотрудниками, деньги дает всем в долг ( из денег секретариата)... в общем, хочет быть самой хорошей. А с 1 сентября я должна буду принять у нее кассу, в которой -60000 долгов. Как быть, если скажу вернуть деньги в один день, то могу настроить против себя коллег, которые занимали.Жаловаться вышестоящим руководителям не хочу, но и в таком состоянии принять дела не могу.
guillotine
Статус неизвестенguillotine
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 4766 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ -12 −
#13[489140] 14 августа 2015, 16:46
Elena2104 писал(а):

А с 1 сентября я должна буду принять у нее кассу, в которой -60000 долгов. Как быть, если скажу вернуть деньги в один день, то могу настроить против себя коллег, которые занимали.Жаловаться вышестоящим руководителям не хочу, но и в таком состоянии принять дела не могу.
Планируете платить из своего кармана? В кассе должно быть 60000, значит там должно быть 60000. Пусть из своего кармана кладет, а ее потом вернут те, кому она раздавала. Придется ставить руководство перед фактом воровства из кассы.
Модератор форума. Если меня нет на форуме, значит я скоро вернусь.
Никогда не ставь себя выше других. Тебя опустят ниже, чем ты есть.
Лина Иванова
Статус неизвестенЛина Иванова
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 1536 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 19 −
#14[489141] 14 августа 2015, 16:51
guillotine писал(а):
Elena2104 писал(а):

А с 1 сентября я должна буду принять у нее кассу, в которой -60000 долгов. Как быть, если скажу вернуть деньги в один день, то могу настроить против себя коллег, которые занимали.Жаловаться вышестоящим руководителям не хочу, но и в таком состоянии принять дела не могу.
Планируете платить из своего кармана? В кассе должно быть 60000, значит там должно быть 60000. Пусть из своего кармана кладет, а ее потом вернут те, кому она раздавала. Придется ставить руководство перед фактом воровства из кассы.
+много
Невероятное я делаю сразу, а невозможное немного подумав
Татьяна
Статус неизвестенТатьяна
[e-mail скрыт]
Россия, Челябинск
Написал 7089 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 61 −
#15[489146] 17 августа 2015, 7:31
рабочие деньги не для раздачи в долг, пусть свои раздает. А Вы, если не хотите повесить на себя этот долг, то сообщите руководству, а оставшуюся часть денег примите по акту.
инстаграм @hr_erashkova
« Первая ← Пред.1 2 След. → Последняя (2) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.



© 2006—2024, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.