Последние статьи из журнала

Завтра как вчера, или Трудности многолетней работы с одним руководителем
Что нужно секретарю для того, чтобы многие годы работать в одной компании? Достойная и регулярно индексируемая зарплата, комфортные условия труда, хороший социальный пакет, должностные обязанности, позволяющие профессионально и личностно развиваться, а также удобное расположение офиса, курсы и тренинги, оплачиваемые компанией, хороший коллектив, престиж самой компании. Однако самое главное – найти «своего» шефа. Для большинства из нас основное – сработаться со своим руководителем. Если это произ

Разработка положения о канцелярии
Знакома ли вам ситуация, когда два отдела неделями спорят о том, кто должен выполнять ту или иную работу? Начальники принципиально перекидывают задачу друг другу, как теннисный мячик, а работа стоит, да и общая обстановка в компании в такие моменты оставляет желать лучшего.

Представительские расходы
Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.

Выставки и семинары: роль секретаря в подготовке
В наше время поездками за границу уже никого не удивишь. Многие из нас знают, как следует действовать, могут легко купить билеты практически куда угодно или забронировать гостиницу. Но ситуация несколько меняется, когда речь идет об участии в зарубежной выставке или семинаре. В чем принципиальная разница? Какие трудности ожидают секретаря?

Документирование переговоров
Должностные обязанности секретаря-референта достаточно разнообразны, и не последнее место среди них занимает участие в переговорах, которые ведет организация. В настоящей статье мы рассмотрим ряд моментов, направленных на обеспечение данного процесса.

Офисный переезд. Гораздо лучше пожара
Говорят, что один переезд равняется двум пожарам. Надеюсь, что ни мне, ни кому-либо из читателей никогда не придется проверить это утверждение на практике. Но на своем собственном опыте мне не раз приходилось убеждаться, что переезд – это отнюдь не радостное событие. Зато теперь я могу поделиться рекомендациями, как сделать это событие (нет, не праздником, поскольку это невозможно) не слишком разрушительным для вашего офиса и вашей нервной системы.

Как повысить работоспособность?
Работоспособность человека напрямую связана с его мозговой активностью, поэтому уровень работоспособности также постоянно меняется. Например, вчера вы справились с массой неотложных дел, а сегодня вас отвлекает все подряд – разговоры коллег, шум в коридоре, неудобное кресло, давящая обувь, посторонние запахи. Иногда вообще ничего в голову не лезет из-за личных проблем. Что же делать? Не создавать же каждый раз экстренную ситуацию.

Составляем описи дел
В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Созываем очередное собрание участников ООО
В корпоративной деятельности любой организации проведение годового собрания участников занимает одно из ключевых мест. Принятые на нем решения во многом определяют порядок деятельности общества на весь следующий год. Поэтому созыв и проведение его в соответствии с действующим законодательством – одна из наиболее ответственных задач исполнительных органов компании. В настоящей статье мы рассмотрим порядок созыва очередного, обычно называемого годовым, собрания участников общества с ограниченной о

Важен ли возраст для секретаря?
Пожалуй, ни одна профессия не вызывает столько дискуссий, как профессия секретаря. Вы когда-нибудь слышали, чтобы кто-то обсуждал, как одеваться экономисту или может ли главный бухгалтер позволить себе яркий макияж? А до какого возраста можно работать менеджером по продажам? Возрасту секретаря посвящено огромное количество тем на профессиональных форумах, статей в различных изданиях, да и просто разговоров в курилках. Что ж, давайте поговорим об этом.

Некоторые требования к оформлению внешнеторгового договора
Выход на внешние рынки по праву можно считать знаком успеха коммерческой организации. Тем не менее это событие дает и дополнительную работу юристам договорного отдела: появляется необходимость грамотного оформления документов, регламентирующих отношения с конкретными зарубежными контрагентами. Основным из таких документов является внешнеторговый договор с иностранным контрагентом, регулирующий отношения купли-продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг.

Позвольте представиться: санитар-референт!
Как только авторы различных статей и пособий по секретарской практике не называют нас, секретарей и помощников руководителей: мы и хозяйки приемной, и ангелы-хранители офиса, и связующая нить коллектива, и «мальчики для битья», и глаза и уши шефа, и прочее. А по мне, так мы просто санитары! Возможно, моя мысль шокирует своей парадоксальностью. И все же смею настаивать. Вам нужны доказательства? Извольте…

Об оформлении и согласовании проектов приказов
Мы расскажем о составе и основных правилах оформления реквизитов приказов по основной деятельности и по личному составу, а также поговорим о необходимости согласования проектов приказов и способах оформления этой процедуры.

Новый год в офисе
Вот и наступил декабрь – cамый суетливый месяц в году: сдача отчетов, встреча коллег из всех региональных предприятий/подразделений компании, обмен поздравлениями с компаниями-партнерами, покупка многочисленных подарков, поиск праздничных нарядов.

Регистрация документов в вопросах и ответах
Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований, например, о повышении заработной платы.

Адаптация с комфортом
Итак, вас можно поздравить – вы приняты на новую работу! Позади долгие поиски подходящих вакансий, многоэтапные собеседования, блуждания по незнакомым районам города, не всегда приветливые менеджеры по персоналу. Поиск работы – задача не из простых и, будем честны, не из приятных. Но вы преодолели все испытания. Теперь можно выдохнуть, еще раз ощутить гордость за себя и выйти на новое место работы.

Визитка – незаменимый аксессуар
Ни один современный деловой человек не может обойтись без визитной карточки. Это ваша своеобразная эмблема, элемент, неотделимый от вашего имиджа. Визитная карточка ярко характеризует человека. Именно с обмена визитками начинается представление при первой встрече, поэтому карточка должна не только содержать четкую и правильную информацию, но и способствовать сохранению вашего стиля.

Деловая переписка на английском языке
В наши дни множество компаний имеют иностранных партнеров или зарубежные филиалы, поэтому знание секретарем или личным помощником английского языка не веяние моды, а насущная необходимость. Сегодня мы поговорим о том, как правильно готовить некоторые виды часто поручаемых секретарю документов.

Переименование организации
Некоторые организации рано или поздно сталкиваются с необходимостью переименования юридического лица. Необходимость эта зачастую не просто вызвана желанием руководства, подкрепленным интересами бизнеса, – иногда она вынужденна.

Новая метла, или У вас появился новый руководитель
Говорят, что нет страшнее наказания, чем жить в эпоху перемен. Так ли это? Конечно, любые перемены – это стресс, но в то же время и возможность набраться опыта, воспитать полезные качества характера, да и просто изменить свою жизнь к лучшему. В работе секретаря одной из таких перемен может стать смена руководителя. Вряд ли кого-то обрадует известие об уходе начальника, с которым вы проработали не один год, и приходе нового человека.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов
Продолжая цикл публикаций, посвященных оформлению реквизитов служебных документов, предлагаем вашему вниманию статью, посвященную правилам оформления переменных реквизитов, придающих документу юридическую силу, – подписи, печати, грифа утверждения, а также даты документа и его регистрационного номера.

Планируем собственное рабочее время
Одной из основных обязанностей многих секретарей является планирование рабочего времени руководителя. Об этом написано множество статей (и наш журнал не исключение), есть специальные курсы, где вас этому научат, а если нет времени или денег – можно задать вопрос на специализированном форуме, и более опытные коллеги помогут вам советами. Казалось бы, эта тема освещена уже со всех сторон и вряд ли можно сказать что-то новое. Почему же мы с вами, гуру планирования рабочего времени, так часто задер

Как организовать ведение делопроизводства с нуля
Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Телефон: как из врага сделать друга
Многим знакома ситуация: секретарь отвечает на звонки, шеф в это время требует чай, в приемной очередь из желающих подписать документы, кроме того, нужно срочно позвонить в агентство по бронированию билетов… Часто у нас не хватает сил и терпения не только корректно обработать звонок, но и просто вежливо ответить в трубку «Компания “Незабудкаˮ, здравствуйте!». В этой статье мы расскажем, как сделать так, чтобы телефон из врага превратился в помощника и друга.

Главное о бланках организаций
С бланками документов, составляемых внутри организации, мы имеем дело довольно часто, будь то оформление писем, приказов, распоряжений или множества других документов, составлять которые – наша обязанность. В этой статье мы поясним, что такое бланк, какие бывают бланки, а затем рассмотрим, как их утверждают, учитывают и хранят.