Печать в России становится историей или не все так однозначно?

Н.А. Храмцовская, канд. ист. наук, ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член Международного совета архивов и ARMA International

Печати являются привычным элементом нашей жизни. Связано это, прежде всего, с давними отечественными традициями в области делопроизводства, которые наиболее ярко отразились в поговорке: «В России, чтобы что начать, нужна бумажка и печать».

КАК БЫЛО

В основных российских законах, регламентирующих порядок деятельности хозяйственных обществ, до недавнего времени содержались положения, обязывавшие их иметь печати:

Применение печатей, как и многих других привычных элементов традиционного делопроизводства, плохо отрегулировано в нормативно-правовой базе, особенно в части их использования негосударственными организациями. По сути дела, печати применяются не столько на основе законодательства, сколько как обычай делового оборота. Впрочем, определение понятия «печать», а также краткие рекомендации по ее применению можно найти в российских стандартах и методических рекомендациях по вопросам управления документами:

Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием.

КАК СТАЛО

Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (далее – Федеральный закон № 82-ФЗ) внес в российское законодательство перемены, затрагивающие, можно сказать, основы основ традиционного делопроизводства: с мая 2015 года наличие круглой печати становится правом, а не обязанностью хозяйственного общества.

Изменения внесены в 15 федеральных законов, в т.ч. такие ключевые акты, как Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (п. 7 ст. 2) и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5 ст. 2). С 07 апреля  2015 года относительно использования печати в обоих законах действует следующее положение, текст которого идентичен: Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

В 13 федеральных законах уточнено, что при оформлении ряда документов там, где ранее печать была обязательна, теперь она будет проставляться только при ее наличии в организации (см. таблицу).

Перечень документов, которые в соответствии с законодательными актами должны быть заверены печатью (при ее наличии)

Следует отметить три важных аспекта нововведений:

• обязательность наличия печати трансформируется в право ее иметь;
• сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества;
• федеральными законами могут быть установлены случаи, при которых использование печати может быть обязательным.

Последний из важных аспектов означает, что весь шум о необязательности печати не стоит выеденного яйца. Если хотя бы один из тех законов, под действие которых подпадает общество, требует обязательного использования печати, то обществу придется воспользоваться своим «правом» на печать, хочет оно того или нет. Пока положения об обязательности применения печати убирали из существующих законов, появился новый кодекс (и какой!) – Кодекс административного судопроизводства[2]!

Для сравнения:

Таким образом, организации, которые будут выяснять в суде отношения с государственными органами, обязаны будут ставить на доверенности печать.

Требование об указании сведений о наличии печати в уставе не создаст трудностей для тех, кто не собирается от нее отказываться, – у большинства организаций такие формулировки уже включены в уставные документы. А вот любителям острых ощущений, т.е. тем, кто попробует жить без печати, это положение потенциально способно добавить неприятностей, поскольку вполне возможно, что им каждый раз придется приносить нотариально заверенную выписку из устава, подтверждающую отсутствие печати. Если же печать, согласно уставу, у них все-таки имеется, то они попадут в не урегулированную законодательством ситуацию, поскольку одно дело – не иметь печати (закон это разрешает) и совсем другое – не пользоваться существующей (тут многое зависит от того, как положения закона будут трактовать суды; при буквальном прочтении, в случае наличия печати ее использование обязательно).

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТИ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ДОВЕРЕННОСТЕЙ

Довольно интересная ситуация в российском законодательстве складывается в отношении оформления доверенностей на осуществление действий от имени организаций и использования при этом печати.

Федеральным законом от 07.05.2013 № 100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации» был изменен порядок удостоверения доверенности, выданной юридическим лицом, и отменена необходимость проставления на доверенности печати юридического лица. Эти положения вступили в силу еще 1 сентября 2013 г.

В марте 2015 г. был принят Кодекс административного судопроизводства Российской Федерации, который явным образом требует обязательно проставлять печать организации на доверенности при обращении в суд.

Федеральный закон № 82-ФЗ предусматривает использование печати при оформлении доверенности (при ее наличии).

Получается, что на вопрос о том, можно ли теперь не ставить печать на доверенности, в настоящее время невозможно ответить однозначно:

• согласно Гражданскому кодексу печать организации можно не ставить;
• в соответствии с Арбитражным процессуальным кодексом, Гражданским процессуальным кодексом и еще тремя федеральным законами (см. таблицу выше) печать организации проставляется при ее наличии (могут потребоваться доказательства отсутствия у организации печати);
• Кодекс административного судопроизводства говорит, что печать организации обязательна.

Такой «зоопарк» требований способен лишь запутать организации и спровоцировать дополнительные конфликтные ситуации, прежде всего при взаимодействии с государственными органами.

ПОСЛЕДСТВИЯ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ И ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ

Органам государственной власти предстоит большая работа по приведению законодательно-нормативной базы на всех уровнях в соответствие с новыми положениями законодательства.

В ходе работы над законопроектом был подготовлен перечень нормативно-правовых актов, в которые необходимо будет внести изменения: это 95 нормативных правовых актов Правительства РФ и 80 нормативных документов федеральных органов исполнительной власти[5]. Скорее всего, документов, требующих корректировки, на федеральном уровне будет существенно больше. Не стоит забывать и о том, что требования о проставлении печати содержатся и в нормативно-правых актах регионального и муниципального уровней.

С моей точки зрения, предоставление возможности хозяйственным обществам самим решать, иметь им печать или нет, может стать источником дополнительных проблем и головной боли как для самих организаций, так и для государственных органов. В частности, могут возникнуть следующие вопросы:

• Если организация зафиксирует в уставе наличие у нее печати, будет ли она иметь право оформлять документы и без ее оттиска?
• Не потребуется ли в каждом случае представления документов без проставления оттиска печати вместе с ним представлять и нотариально заверенную копию устава организации, доказывающего отсутствие у общества печати?
• Что делать организации, устав которой не предусматривает наличия печати, в тех случаях, когда оттиск печати по закону все-таки обязателен?
• Сможет ли организация отстоять свои права в случае, если ее контрагент откажется принимать документы без печатей?

В то же время в краткосрочной перспективе никаких изменений в деловой практике, скорее всего, не будет. Напомню, что скрепление печатью договоров давно уже не является обязательным, однако мало кто этим пользуется. Применение печатей – это устоявшийся элемент сложившегося делового оборота, способствующий установлению доверия и в ряде случаев также имеющий церемониальный характер (как договор, так и почетная грамота без печатей смотрятся несолидно).

Думаю, печати постепенно начнут исчезать на тех документах, где, согласно первоначальной традиции, их и не должно было быть: на не очень «ответственных» документах, оформленных на бланках организаций, а также на разного рода извещениях, которые формируются и рассылаются автоматически. И происходить это будет лишь тогда, когда отказ от использования печатей позволит организациям получить существенную деловую отдачу – например, за счет исключения лишних ручных операций при изготовлении бумажных документов определенных видов и, как следствие, более глубокой автоматизации процессов делопроизводства.