Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»

Вы можете выбрать другой город для информера

Как оформить приказ в MS Word

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 4 апрель 2019.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

Традиционно этот правовой акт готовит структурное подразделение, отвечающее за документационное обеспечение организации. В некоторых ситуациях его оформляют сотрудники иного филиала, а затем присылают делопроизводителям на проверку или организацию согласования. Чтобы пресечь «творчество» специалистов и таким образом избавить себя от ненужной работы, можно создать шаблон приказа.

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ  ГОСТ Р 7.0.97-2016

С 1 июля 2018 года действует ГОСТ  Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационнораспорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), который внес некоторые изменения в составление приказа. Какие реквизиты обязательны в таком документе, а какие – факультативны? Как следует их оформлять?
 

Реквизиты

  • Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации (01), или эмблема (02), или товарный знак (знак обслуживания) (03). По ГОСТ 7.0.97-2016 герб (п. 5.1) эмблема (п. 5.2), товарный знак (п. 5.3) всегда центрируются относительно реквизита «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа).
  • Наименование организации – автора документа (05). В приказе под полным наименованием компании в скобках указывается ее сокращенное наименование. И то и другое должно соответствовать учредительным документам. Если у компании есть вышестоящая организация – она указывается над полным наименованием.
  • Наименование вида документа (09). Слово «приказ» по-прежнему указывается прописными буквами: ПРИКАЗ.
  • Дата документа (10). Датой приказа является дата его подписания (а не регистрации!). Поскольку этот документ регистрируется в день подписания, то и даты совпадают. Обратите внимание, что дату можно указать в одном из двух форматов, последовательность данных одна и та же (день месяца, месяц, год):
    ▪ арабскими цифрами: 01.02.2019;
    ▪ словесно-цифровым способом: 1 февраля 2019 г. (причем 0 перед единицей не ставится!).

  • Регистрационный номер документа (11). Номер состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексами (буквенными/цифровыми/буквенно-цифровыми кодами).
  • Место составления (издания) документа (13). Место составления приводится в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Его не ставят, если в наименовании компании присутствует указание на место ее нахождения (Московский педагогический государственный университет). Размещается под номером и датой приказа (ниже на одну строку).
  • Заголовок к тексту (17). Формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». При оформлении заголовок:
    ▪ не выделяется кавычками, не подчеркивается, печатается без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал;
    ▪ начинается с прописной буквы (точка в конце не ставится!);
    ▪ размещается слева под реквизитами бланка приказа. Но! В указах, постановлениях и других распорядительных документах, издаваемых органами власти, может оформляться над текстом посередине и центрироваться относительно самой длинной строки;
    ▪ его длина не должна превышать 150 знаков;
    ▪ может отсутствовать, если текст состоит из 4-5 строк (согласно  п. 5.17 ГОСТ 7.0.97-2016).
  • Текст документа (18). Оформлению текста организационно-распорядительных документов посвящен п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Подпись (22). Этот реквизит включает в себя: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности лица, подписавшего документ, допускается центрировать относительно самой длинной строки.

Дополнительно в бланке могут быть использованы такие реквизиты, как:

• Гриф согласования (20).

• Отметка об исполнителе (25).

• Отметка о контроле (29).

• Отметка о направлении документа в дело (30).

Обратите внимание
Отметка об ознакомлении не считается реквизитом. Однако она может быть добавлена в шаблон приказа.

 

Общие требования к оформлению приказов

  • Размеры полей:
    ▪ левое – 20 мм (для документов со сроком хранения более 10 лет размер левого поля – 30 мм!);
    ▪ правое – 10 мм;
    ▪ верхнее – 20 мм;
    ▪ нижнее – 20 мм.
  • Предпочтительные размеры шрифтов: № 12, 13, 14. Использование шрифтов меньшего размера допускается при оформлении таблиц.
  • Отступ абзаца – 1,25 см.
  • Заголовки разделов/подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
  • Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
  • Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные их части отделяются дополнительным интервалом.
  • Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа. При этом самая длинная строка реквизита при угловом расположении реквизитов может быть не более 7,5 см, при продольном – не более 12 см.
  • Интервал между буквами в словах – обычный.
  • Интервал между словами – один пробел.
  • Допускается выделение полужирным шрифтом реквизитов «Заголовок к тексту», «Подпись», а также фрагментов текста.
© 2006—2019, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.