Справки организациям и работникам: как составить и учесть

Справка – информационно-справочный документ, составляемый для подтверждения сведений биографического (служебного) характера. Особенность справки в том, что исполнитель, работая над этим документом, ищет факты и излагает их в свободной или установленной форме. В статье поговорим о справках, которые представляют организации друг другу, и подробно рассмотрим справки, которые организации выдают своим работникам.

Составляем справки в другую организацию

Справка в другую организацию – явление довольно редкое. Обычно организации передают друг другу информацию при помощи служебных писем, а не справок. Но иногда нужно передать организации-партнеру, подрядчику или клиенту именно справку: о техническом состоянии оборудования, о погодных условиях, о графике проведения работ и т.д.

Потребовать такой документ могут и контролирующие органы. Например, инспекция по труду может запросить справку о количестве несчастных случаев на производстве за прошедший год.

А может быть и наоборот: организация или индивидуальный предприниматель обращается в инспекцию Федеральной налоговой службы и просит справку о своих расчетных счетах. В перечисленных случаях справка – разновидность делового письма, текст которой составляют в произвольной форме (Пример 1).

Составляем справки работнику

Большинство справок в организации выдают по заявлениям работников: как нынешних, так и бывших. При помощи справок в самых разных инстанциях работник может подтвердить факт своей работы в организации и сумму дохода за определенный период, уплаченные налоги и другие важные сведения. Такие справки, как правило, имеют унифицированные формы (Таблица).

Справку предоставляют работнику по письменному заявлению в течение трех рабочих дней (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации; далее – ТК РФ).