Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»

Реквизит 17 «Заголовок к тексту»

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 10 октябрь 2020.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

Достаточно ли внимания вы уделяете созданию и оформлению реквизита 17 «Заголовок к тексту»? Небрежно относиться к нему нельзя: именно в этой фразе сформулировано краткое содержание документа. Заголовок к
тексту – это ключ к правильному включению документа в делопроизводственную систему организации и, следовательно, к его корректному использованию и правильному хранению.
В статье рассмотрим, что такое заголовок к тексту, зачем он нужен и каким образом следует его оформлять.

ЧТО ТАКОЕ ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ И ЗАЧЕМ ОН НУЖЕН?

Реквизит 17 «Заголовок к тексту» – это один из 30 реквизитов, которые включены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Правила оформления этого реквизита описаны в п. 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Кроме этого, отдельные особенности оформления разъяснены в п. 4.17 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

zagolovok

Заголовок к тексту облегчает и упрощает обработку документа. Если этот реквизит оформлен верно, вы получите общую информацию о содержании всего документа, что поможет правильно заполнить поле регистрационно-учетной формы в системе электронного документооборота, направить документ в соответствующее структурное подразделение или конкретному исполнителю. Благодаря этому не будет проблем с контролем исполнения документов, их отправкой, а процессы информационно-справочной работы, поиска будут проходить без инцидентов.

Рассмотрим случай из практики. Вы работаете секретарем в организации металлургической отрасли: информация о стали и сплавах всегда есть практически в каждом документе. А теперь представьте, что вы получаете письмо с общим заголовком тексту «О стали и сплавах» или письмо, на котором вообще не оформлен этот реквизит. В какое структурное подразделение направить это письмо? Попробуй угадай! Придется читать весь документ. И даже это не гарантирует, что вы правильно определите получателя.

 

Пренебрегать реквизитом 17 «Заголовок к тексту» опасно. Иногда этот, казалось бы, «пустяк» может стать причиной задержки распорядительного поручения или ответа, в результате чего сорвется важная сделка, произойдет простой на ремонтном объекте или организация не поучаствует в важном мероприятии. К слову: советую секретарям, особенно тем, кто недавно устроился в узкоспециализированную организацию, составить шпаргалку, которая поможет сходу определить, в какое структурное подразделение следует направлять документ (Таблица 1). Со временем вы запомните, как именно оформляют заголовки к тексту документов отдельные организации или адресанты.

zagolovok

Правильно составленный и внесенный заголовок к тексту документа обеспечивает быстрый и качественный поиск документа в электронных реестрах и бумажных журналах регистрации документов. Если вы отвечаете за делопроизводство только в структурном подразделении, можно регистрировать даже служебные записки, которые ваш отдел направляет в другие структурные подразделения или руководителю организации. Не ленитесь прописывать его в соответствующие поля и графы. Возможно, что буквально завтра или через пару часов это сослужит вам хорошую службу: сэкономит ваше бесценное время, нервы и силы, а также станет доказательством вашего профессионализма, что, безусловно, выгодно выделит вас в глазах коллектива и руководителя.

© 2006—2020, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.