Как оценить и отредактировать проект документа? Алгоритм для секретаря

Иногда секретарю требуется переосмыслить свою работу и «подтянуть» слабые места. Например, когда какой-то рабочий процесс дает сбой. Или когда хочется делать больше, чтобы «расти» в профессиональном плане. В новом цикле статей проанализируем опыт коллег и взглянем шире на привычные задачи секретаря. Он для всех, кто хочет идеально выполнять свои обязанности, научиться исправлять ошибки и не допускать их в будущем. Цикл поможет вам повысить свою ценность в организации и стать лучшим помощником для своего начальника.

В первой статье цикла рассмотрим, как секретарю проводить комплексную оценку и редактирование проектов документов. Чужие ошибки больше не будут причиной замечаний требовательного руководителя. Мы составили алгоритм, состоящий из четырех обязательных этапов нормоконтроля: ознакомления с проектом документа, оценки его композиционной структуры, оценки фактического материала, оценки языка и стиля текста.

ПОЧЕМУ НЕБРЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПОПАДАЮТ НА ПОДПИСЬ РУКОВОДИТЕЛЮ?

Наверняка в вашей практике или практике коллег были ситуации, когда руководитель, подписывая документы, находил в них недочеты. Первым с критикой сталкивается секретарь – тот человек, который передает проекты документов на подпись. В попытке оправдаться секретарь ссылается на исполнителя документа, ведь именно последний отвечает за его подготовку. Но подобное обоснование может создать еще большее напряжение между руководителем и секретарем. Шеф внимателен к документообороту и требует того же от своего секретаря.

Итак, почему небрежный документ попал на стол руководителя? Есть три причины:

1. Секретарь просматривал документы в спешке и упустил недочеты, не справившись с многозадачностью.

2. Секретарь «потерял бдительность»: не изучил документ, положившись на исполнителя, который всегда был на хорошем счету и ранее не допускал оплошностей в работе. Кстати, довольно часто работники просят секретаря обеспечить оперативное подписание документа, ссылаясь на то, что «руководитель его уже видел, одобрил и ждет сию минуту» или «его уже редактировали ранее, изменилось только одно слово в тексте».

3. Секретарь не знает основных этапов редактирования текста проекта документа.

И если первые две ситуации носят, скорее, случайный характер (и в результате секретарь учится на своих ошибках), то третий пункт требует более детального осмысления.

ЧТО ТАКОЕ НОРМОКОНТРОЛЬ?

В должностные обязанности секретаря организации очень часто входит редактирование проектов документов. В Профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[1] редактирование текстов служебных документов – это одно из необходимых умений специалиста, который занимается организационным, документационным и информационным обеспечением, информационно-аналитической и организационно-административной поддержкой деятельности руководителя организации.

Процесс редактирования проектов документов регламентирован в очень немногих организациях. Иногда можно встретить несколько пунктов о правилах их редактирования в инструкции по делопроизводству, положении о работе отдела (например, в положении о работе службы делопроизводства). Куда чаще эта обязанность просто упомянута в должностной инструкции секретаря.

Секретарь – правая рука руководителя, и от того, какой вид и содержание имеют проекты документов, которые он передает шефу на подпись, во многом зависит уровень доверия к нему. Зачастую исполнители просто полагаются на секретаря – довольно грамотные и внимательные люди, способные разглядеть ошибки и дать оценку вашей работе. А вот исполнители документов, стремясь обеспечить быстрое документальное оформление вопросов, далеко не всегда думают о форме подачи информации.  Зачастую исполнители просто полагаются на секретаря, ведь он на «последнем рубеже» готовит документы к подписанию и, как правило, проводит их нормоконтроль – то есть оценку соответствия документа существующим требованиям.

Уточним, что термин «нормоконтроль» используется, как правило, в отношении технической документации, и означает проверку ее соответствия установленным техническим требованиям, нормам, регламентам. В сфере делопроизводства он применяется редко. Нет и емких аналогов, как и собственно строгих требований к процедуре проверки управленческих документов. В инструкциях по делопроизводству, как правило, говорится о «контроле за правильностью оформления проектов»  отдельных видов документов (например, приказов) и предполагается оценка их соответствия требованиям, принятым в организации (чаще всего они закреплены в инструкции по делопроизводству), и нормам русского языка.

Современные руководители понимают, что документ низкого качества может всерьез навредить репутации, поэтому все чаще разыскивают секретарей с образцовой грамотностью и даже вносят изменения в штатное расписание, «повышая» секретаря до должностей советника, помощника, консультанта и наделяя его обязанностью осуществлять строгий контроль качества подготавливаемых в организации документов.

Проблемы в работе начинаются тогда, когда представление секретарем процесса редактирования сужается до поверхностного ознакомления с текстом и устранения только очевидных композиционных/орфографических ошибок, что не совпадает со взглядом начальника. И вот, например, руководитель, заметивший нарушение логики и противоречия в тексте письма, задает вопрос секретарю: почему плохо составленный документ допущен до подписания?

Таким образом, перед секретарем ставится задача осуществлять полноценную и качественную обработку документов перед их передачей руководителю. Поговорим о том, как сделать это собственными силами.

АЛГОРИТМ ОЦЕНКИ И РЕДАКТИРОВАНИЯ ПРОЕКТА ДОКУМЕНТА

Разработанный и согласованный в установленном порядке проект документа поступает в приемную, где секретарь осуществляет его подготовку к подписанию руководителем, проводит нормоконтроль и, в случае необходимости, редактирование. Несоответствующий нормам проект документа следует вернуть на доработку исполнителю.

Рекомендуем использовать алгоритм оценки и редактирования проекта документа (Алгоритм). Далее рассмотрим, что нужно проверить и учесть на каждом этапе.

ЭТАП 1.  КАК ОЗНАКОМИТЬСЯ С ПРОЕКТОМ ДОКУМЕНТА?

Редактирование начинается с общего ознакомления с текстом проекта документа. Это очень важный этап. Никогда не пропускайте его и не приступайте к редактированию по ходу первого прочтения. Секретарю важно прочитать текст от начала и до конца, чтобы иметь целостное восприятие. На следующих этапах редактирования это поможет оценить композицию текста, обнаружить противоречия, логические ошибки и т.д.

Ознакомиться с текстом – не значит только лишь прочитать его. Если документ объемный, целесообразно отметить место, которое вызывает вопрос: в бумажном проекте документа его можно подчеркнуть простым карандашом или приклеить стикер, а в электронном – сделать примечание к нему, оставить комментарий, заметку (в разных приложениях и программах инструменты со схожим предназначением называются по-разному) – это поможет на следующих этапах редактирования.

ЭТАП 2. КАК ОЦЕНИТЬ КОМПОЗИЦИОННУЮ СТРУКТУРУ ТЕКСТА?

Нормы оформления документов, требования к их композиции устанавливают в инструкциях по делопроизводству организаций, которые обычно разрабатывают с учетом положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Инструкция по делопроизводству, если работе над ней было уделено достаточно внимания, становится надежным помощником в процессе редактирования.

Приведем Чек-лист для оценки композиционной структуры документа и рассмотрим, как именно следует работать с текстом на этом этапе.