Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»

Новые архивные Правила: уничтожение документов по шагам

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11 ноябрь 2024.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

В сентябре 2023 года вступили в силу новые Правила 2023[1]. И уже в течение года делопроизводители и архивариусы в своей работе руководствуются этим документом.

Мы продолжаем комментировать новый нормативный акт. В очередной статье рассмотрим процесс уничтожения документов поэтапно, уделяя внимание практическим аспектам, возникающим в работе.

Раздел, посвященный конкретно процессу выделения к уничтожению документов, в Правилах 2023 отсутствует. Вопросы уничтожения документов разъясняются в разделах, касающихся экспертизы ценности документов (далее – ЭЦ) и оформления ее результатов (разделы III, IV, VI).

И это неслучайно. ЭЦ и уничтожение документов – два взаимосвязанных процесса как в теории, так и в практике архивного дела. Выделение документов (дел) к уничтожению неразрывно связано с проведением ЭЦ. Более того, выявление документов, подлежащих уничтожению, является одной из задач при проведении ЭЦ. И в Правилах 2023 это закреплено.

Проводя ЭЦ документов, физически обособляя и передавая их на уничтожение, необходимо понимать и знать некоторые термины и методологические принципы, касающиеся теории вопроса выделения к уничтожению документов.

Давайте заглянем в ГОСТ Р 7.0.8-2013[2].

Постоянное хранение документов – вечное хранение документов без права их уничтожения (п. 41).

Временное хранение документов – хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами (п. 42).

Документ временного срока хранения– документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению (п. 142).

Выделение документов к уничтожению– выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения (п. 148).

 

Из этих определений сделаем несколько важных выводов.

  • Уничтожать можно документы только временных сроков хранения (документы со сроками хранения[3] «Постоянно» и «До ликвидации организации» не уничтожаются). Это значит, что даже документы с длительными сроками хранения (15 лет, 45 лет, 50/75 лет) относятся к документам временных сроков хранения. И они по истечении этих сроков и после проведенной ЭЦ могут быть уничтожены.
  • Необходимо знать статус организации (источник или неисточник комплектования) и иметь в виду следующее. Срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет[4].
  • Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному (для электронных документов – подокументному) просмотру по истечении установленного срока хранения. Это нужно, чтобы выявить архивные документы, подлежащие постоянному хранению. Такие документы выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в самостоятельные дела (п. 27 Правил 2023). Это значит, что при проведении ЭЦ дел, срок хранения которых указан с пометкой «ЭПК», необходимо понимать, что часть из них может быть отнесена к документам длительного хранения.
  • Все архивные документы[5] находятся на оперативном хранении некоторый период времени.
  • Выделять документы к уничтожению можно только после проведения ЭЦ, установления их научной и практической ценности.
  • Уничтожение документов подразумевает их физическое уничтожение (то есть утилизацию).
  • Хранить документы больше установленных сроков можно. Однако это излишняя нагрузка на погонные метры шкафов и стеллажей, выделенных под хранение архивных документов.

Алгоритм уничтожения документов

Вы просили дать пошаговый алгоритм уничтожения документов со ссылкой на действующую нормативную базу.

К сожалению, на текущий момент документ методического характера, раскрывающий механизм выполнения требований, которые установлены Правилами 2023 (методические рекомендации или инструкция), не опубликован. А Методические рекомендации по применению Правил 2015[6] отменены приказом Росархива от 13.02.2024 № 18. Это значит, что руководствоваться ими в своей работе некорректно.

Тем не менее, руководствуясь Правилами 2023, попробуем выстроить Алгоритм уничтожения документов для условного примера.

Условный пример

ООО «Сибирские сети» существует с 2010 года и не является источником комплектования какого-либо государственного (муниципального) архива. В организации составлены, согласованы (экспертной комиссией организации) и утверждены (руководителем) описи дел постоянного хранения и по личному составу за 2010–2019 годы. Дела по указанным описям хранятся в архиве компании.

Также разработано и введено в действие положение об экспертной комиссии, актуализирован приказ о ее составе. До конца 2024 года должна быть проведена ЭЦ документов за 2020–2021 годы.

В структурных подразделениях хранятся документы (дела) временных сроков хранения, начиная с 2015 года. «Времянка» за 2010–2014 годы отсутствует (возможно, ранее была уничтожена). Документы,которые зафиксировали бы факт уничтожения «времянки» за 2010–2014 годы, отсутствуют.

Номенклатуры дел составлялись и ежегодно актуализировались, начиная с 2017 года.

До конца 2024 года архивисту компании Екатерине необходимо выделить к уничтожению и законно уничтожить документы, не подлежащие хранению.

Как уничтожить документы в организации

Прокомментируем каждый шаг Алгоритма.


[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

[2] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[3] Эти сроки должны быть указаны в актуальной номенклатуре дел или используемом перечне с указанием сроков хранения. – Прим. автора.

[4] Пункт 4.4 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237; далее – Инструкция по применению Перечня 2019).

[5] В понимании п. 12 Правил 2023. – Прим. автора.

[6] Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

© 2006—2024, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.