![]() |
|
![]() ![]()
![]() ![]() В ближайшую неделю день рождения празднуют: ![]() |
10 советов для тех, кто хочет содержать свой архив в порядкеСтатья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2 февраль 2025.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска. Мы собрали 10 советов, которые касаются всех областей архивного дела – от ведения номенклатуры дел до уничтожения документов. Следование им поможет вашему архиву стать лучше, а вам – выстроить качественные отношения с коллегами и руководством. 1. Задействуйте коллегВ соответствии с Правилами 2023[1] работники структурных подразделений должны принимать активное участие в формировании дел, подготовке их к передаче в архив, составлении предложений по уничтожению. Архивист только аккумулирует у себя представляемую коллегами информацию и обрабатывает ее. На практике же зачастую происходит наоборот: инициативы и львиная доля действий исходят от архивиста. И руководство организации может быть согласно с такой формой ведения архивного дела. В компании есть профильные подразделения, которые приносят в бизнес деньги, и есть обеспечивающие – те, без которых собственник и рад бы обойтись, но это невозможно. Архив (канцелярия, отдел делопроизводства) относятся к последним. Фраза «у нас есть архивист, вот он пусть и занимается архивом» очень популярна в организациях.
Но в одиночку обеспечивать хранение документов невозможно. Архивист взаимодействует:
– определять ценность своих документов (см. Совет 10); – находить в типовых перечнях документов свои дела, учитывать примечания, определять сроки хранения; – знать весь комплекс нормативных документов, обеспечивающих их деятельность, указывать архивисту на сроки и/или условия хранения своих узкоспециальных документов, прописанные в отраслевых нормативных правовых актах (далее – НПА); – сообщать архивисту о полученном от государства предписании вести новый обязательный документ; – осуществлять процесс оперативного хранения (см. Совет 2). Взаимодействие с коллегами нужно документировать. Все вопросы, которые задает архивист, должны направляться начальникам отделов в том виде, в котором в компании принято: от бумажной служебной записки до системы электронного документооборота. При этом на ответ дается стандартный срок, принятый на корпоративном уровне. Если в компании положено отвечать на записки в течение трех рабочих дней, то и на запросы архивиста нужно отвечать в течение этого времени. Никакого остаточного принципа! 2. Ведите процесс оперативного хранения документовРечь идет о периоде от завершения документа делопроизводством до выделения его к уничтожению или передаче в архив. Оперативное хранение осуществляется только в структурных подразделениях под ответственностью начальника подразделения и под контролем архивиста. От работников структурных подразделений требуется немного:
Пожалуй, это минимум. Конечно, хорошо бы коллегам самостоятельно составлять еще и описи дел своих подразделений, и предложения по уничтожению. Но любая нагрузка должна даваться постепенно. При организации процесса оперативного хранения документов архивист вооружается аргументами, прозвучавшими в Совете 1. Каким бы профессиональным ни был управляющий документацией, он не может на 100 % владеть всеми остальными профессиями. Донести это до руководства и коллег не так уж и трудно.
Читайте дополнительно:
[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). |
|
© 2006—2025, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт». Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное. |