Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем трудозатраты делопроизводственного персонала. Часть 3

Мы продолжаем цикл статей, посвященный возможным направлениям оптимизации документооборота с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД)[1]. В новом материале поговорим, как сократить трудозатраты работников, отвечающих за делопроизводство. В частности, рассмотрим процесс автоматизации делопроизводственных операций при обработке поступающих документов.

Напомним, что количественные критерии исчисляются в единицах времени, финансовых средствах, трудозатратах. Одним из наиболее значимых количественных критериев является сокращение трудозатрат делопроизводственного персонала, которые реально уменьшить на 50–70 %.

Мы хорошо знаем, насколько трудоемки делопроизводственные операции, если они совершаются без автоматизации. Речь идет:

• о приеме документов;
• первичной обработке поступивших документов;
• регистрации документов;
• предварительном рассмотрении документов и маршрутизации;
• передаче корреспонденции адресатам;
• доведении поручений, вынесенных в рамках рассмотрения, до исполнителей;
• контроле исполнения документов;
• экспедиционной обработке;
• отправке документов;
• систематизации документов.

Поэтому первое, что можно и нужно сделать для сокращения трудозатрат делопроизводственного персонала, – это внедрить СЭД. Обработка документов в СЭД позволяет значительно ускорить и упростить проведение всех делопроизводственных операций.

Прием документов

Для осуществления этой операции в крупных организациях в составе отдела делопроизводства создается отдельный участок – экспедиция, где специалисты осуществляют прием корреспонденции, поступающей через «Почт России», службы экспресс-доставки, от сторонних курьеров и граждан. Если в составе службы делопроизводства есть курьер, то получение бумажной корреспонденции из отделения «Почты России» осуществляет он. Если курьер в штате не предусмотрен, то получение корреспонденции ложится на сотрудника службы делопроизводства, что является трудозатратным мероприятием и неоправданно отнимает время квалифицированного специалиста.

Переходя на прием электронных документов по телекоммуникационным каналам – по электронной почте, через государственные и региональные информационные системы, системы операторов внешнего электронного документооборота (далее – ЭДО), эти системы интегрируются с информационной системой организации, и документы поступают непосредственно в эту систему, где и будет осуществляться их учет и дальнейшая обработка.

Таким образом можно значительно сократить частоту визитов в отделение «Почты России» и сэкономить время и силы сотрудников службы делопроизводства.

Первичная обработка поступивших документов

В рамках первичной обработки поступившей корреспонденции на бумажном носителе осуществляют следующие процедуры:

• проверку правильности адресования;
• проверку целостности упаковки;
• проверку вложения;
• уничтожение либо сохранение упаковки.

Применительно к поступившим электронным документам необходимо проверить правильность адресования. Да, процент ошибочно доставленных электронных документов значительно ниже, чем при доставке бумажных документов, но ошибки все-таки возможны из-за дублей в справочниках или неверно введенного электронного адреса организации. Проверку вложения для электронных документов также не следует пропускать.

Для бумажных документов необходимо проверить наличие в упаковке самого вложения, количество листов документа, количество листов и экземпляров приложения к документу (при наличии приложений); документ должен быть подписан и иметь дату.

Для электронных документов необходимо проверить:

• наличие приложений, которые могут составлять с основным документов один файл либо содержаться в отдельном файле (рис. 1);
• действительность электронной подписи.

Если электронный документ подписан с использованием машиночитаемой доверенности (далее – МЧД), также необходима ее проверка.

Если СЭД интегрирована с оператором внешнего ЭДО, государственной или региональной информационной системой (оператором ЭДО), то СЭД автоматически:

• загружает МЧД во всех вариантах передачи:

– из распределенного реестра по идентификатору;

– пакета с электронным документом;

– произвольного электронного документа;

• проверяет МЧД;
• проверяет подпись под документом с учетом МЧД;
• проверяет полномочия, в том числе указанные текстом;
• отслеживает отзыв МЧД в распределенном реестре.