Современное делопроизводство. Основные тенденции и требования к процессам

Мы начинаем цикл статей, посвященный особенностям делопроизводственных процессов, которые нужно учитывать при внедрении системы электронного документооборота (далее – СЭД). Вы узнаете об основных тенденциях в современном делопроизводстве и концептуальных изменениях, которые происходят в сфере управления документами.

Примерно лет десять назад специалисты провозгласили революцию в делопроизводстве, связанную с развитием компьютерных технологий и систем взаимодействия в социальной сфере (Схема 1). Все чаще между людьми, организациями, государственными органами посредником в части обмена документами и/или информацией выступает автоматизированная информационная система. Если отталкиваться от условных стадий революции, то мы сейчас находимся на стадии активного развития – многое уже было сделано, но многое еще предстоит.

Каковы же основные характеристики современного делопроизводства?

• Делопроизводство является одной частью большого процесса управления документами.
• Законодательная и нормативная базы не успевают за изменением технологий. Поэтому на первый план выходят ИТ-технологии, за которыми «спешит» методология делопроизводства.
• Невозможно планировать изменения в работе с документами на среднесрочную и долгосрочную перспективы, поскольку технологии обновляются быстрее. В сфере управления документами изменения зачастую выливаются в решение текущих, быстро меняющихся задач, без глубокой оценки судьбы документов даже в краткосрочной перспективе.
• Уже изменились и продолжают меняться требования к документам, информационным системам, методологии, участникам обработки документов (агентам) и процессам.

Остановимся более подробно на основных тенденциях в современных системах управления документами.

Документы

Все больше видов и разновидностей документов становятся электронными со всеми вытекающими требованиями к такому формату, как по документированию, обработке, так и по хранению (в том числе долговременному). При этом часть документов (пока), даже в теории, остаются только на бумажных носителях (см., например, ст. 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации), не говоря о том, что по факту обмен документами на бумажных носителях еще очень распространен в организациях, не перешедших на электронный документооборот.

В современных СЭД большая часть документов уже создается по преднастроенным шаблонам, включая автозаполняемые реквизиты из карточки документа. Информация из поступающих документов автоматически переносится в реквизиты карточки. Активно внедряются технологии искусственного интеллекта, когда система переводит, например, аудиозапись не просто в текст, а в текстовый документ с разделением реквизитов по участникам совещания, принятым решениям и др.

Значимое изменение также связано с процессом документирования в части подписания документов усиленными электронными подписями. Отказ от электронных подписей организаций (кроме лиц, уполномоченных действовать без доверенности) и переход на подписание документов юридического лица квалифицированной электронной подписью представителя юридического лица (персональной электронной подписью) вызвал к жизни необходимость оформления такого обязательного документа, как доверенность, которая также должна оформляться в электронном виде – так называемая машиночитаемая доверенность (ст. 17.2 Федерального закона № 63-ФЗ[1]).

Помимо собственно документов внимание теперь уделяется и их метаданным, то есть той информации, которая возникает о документе и которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности. С одной стороны, метаданные живут в рамках жизненного цикла документа (далее – ЖЦД), с другой – могут выходить за эти рамки тогда, когда основное содержание документа утеряло первоначальную актуальность.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.109-2024[2] объектами метаданных являются:

• документы, которые создаются в рамках выполнения организацией ее деятельности и функций;
• организационные документы – учетные и иные документы, которые играют роль управления документами, процессами и агентами;
• процессы, по которым документы проходят через этапы своего жизненного цикла;
• агенты – участники, которые вовлечены в процессы управления документами в СЭД, системах хранения электронных документов (далее – СХЭД) и иных информационных системах. Агентами могут выступать:

– отдельные лица (сотрудники службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ), все остальные сотрудники организации, внешние участники);

– группа лиц (структурное подразделение, коллегиальный орган, организация);

– сами информационные системы (СЭД, СХЭД и др.).