Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время согласования документов. Часть 9

Мы продолжаем рассматривать тему оптимизации работы с документами с использованием систем электронного документооборота (далее – СЭД)[1]. И поговорим о согласовании документов. Надо отметить, что этот процесс зачастую вызывает сложности. И основной проблемой является время согласования – порой его требуется слишком много. В статье проанализируем, какие возможности СЭД позволяют ускорить процесс согласования.

Используя СЭД, можно сократить время согласования документов в 2–3 раза. Это возможно за счет следующих действий:

• предопределения в СЭД перечня согласующих лиц, очередей, циклов и срока согласования;
• возможности сбора экспертизы;
• напоминания об окончании срока согласования;
• согласования в режиме замечаний;
• эскалации задачи согласования;
• установления формы устранения разногласий;
• делегирования согласования, назначения замещающих и помощников.

Рассмотрим подробнее суть каждого действия и разберем, благодаря какому функционалу СЭД они реализуются.

Предопределение в СЭД перечня согласующих лиц, очередей, циклов и срока согласования

Перечень согласующих лиц в разрезе различных видов документов должен быть закреплен в положении о согласовании документов либо в положении о делопроизводстве. Кроме того, существует методический инструмент – матрица согласующих и подписантов, которая аккумулирует информацию из разных организационных и распорядительных документов, касающуюся полномочий должностных лиц организации, например, из инструкции по делопроизводству, приказа о распределении полномочий, должностных инструкций и др.

В целях сокращения сроков согласования количество согласующих должно быть минимальным при условии, что не пострадает качество согласования. Количество согласующих является важной величиной, если согласование производится последовательно и согласующие последующей очереди получат задачу согласования только после завершения действия согласующими предыдущей очереди. Поэтому закрепленный состав участников согласования обеспечивает соблюдение общего срока согласования.

Сокращение количества очередей и переход с последовательного согласования на параллельное также способствует сокращению общего срока согласования документа. Идеальной ситуацией является согласование проекта в одну очередь. Как исключение, может быть две очереди, где в первую выделяют линейного руководителя – автора документа либо юриста в связи с возможностью блокирования этими должностными лицами дальнейшего согласования проекта документа в представленной редакции.

Очереди согласования отражены на рис. 1.

Важно установить плановые сроки согласования в разрезе видов документов. Для этого можно придерживаться следующих типовых сроков:

Сроки согласования также закрепляются в локальном нормативном акте, после чего плановые сроки выполнения действий задаются в правилах обработки документов в СЭД (рис. 2).

---

[1] См.: Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем операционные и административные расходы. Часть 1 // Секретарь-референт. 2025. № 1. С. 21–29. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время на документирование и трудозатраты сотрудников. Часть 2 // Секретарь-референт. 2025. № 2. С. 23–29. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем трудозатраты делопроизводственного персонала. Часть 3 // Секретарь-референт. 2025. № 3. С. 31–38. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем трудозатраты делопроизводственного персонала. Часть 4 // Секретарь-референт. 2025. № 4. С. 21–28. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем сроки прохождения документов в организации. Часть 5 // Секретарь-референт. 2025. № 5. С. 33–39. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: ускоряем получение управленческой отчетности по документообороту. Часть 6 // Секретарь-референт. 2025. № 6. С. 29–37. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем потери документов. Часть 7 // Секретарь-референт. 2025. № 7. С. 25–33. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время поиска документов. Часть 8 // Секретарь-референт. 2025. № 8. С. 29–35.