Практикум «Проверьте свое знание правил оформления справок»

Справки бывают двух видов:

1) служебные справки (справки по производственным вопросам);

2) справки с места работы.

Нет, Вы не можете отказать работнику в выдаче справки с места работы. В ст. 62 ТК РФ сказано: «По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое)».

Надо заметить, что на практике кадровики крайне редко требуют от работника письменное заявление с просьбой выдать справку и, как правило, выдают справку в день обращения.

Обязательные реквизиты справки с места работы:

·         герб РФ, или герб субъекта РФ, или эмблема организации;

·         наименование организации;

·         справочные данные об организации;

·         основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

·         дата и регистрационный номер;

·         адресат;

·         текст;

·         подпись (подписи);

·         оттиск печати.

 Объем (состав) содержащихся в справке с места работы сведений зависит от того, куда данная справка должна быть представлена, поэтому кадровик должен выяснить у работника, куда он должен представить справку и что следует в ней указать.

Для оформления справки с места работы можно использовать общий бланк организации, но в этом случае на нем необходимо указать не только наименование вида документа — СПРАВКА, но и справочные данные об организации. В большинстве таких справок бывает достаточно указать адрес и телефон организации, а также ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица). Однако в некоторых случаях, например при представлении справки в Управление социальной защиты населения для перерасчета пенсии, необходимо указывать и платежные реквизиты организации, и коды ОКПО, ОКОНХ, ИНН/КПП, а также регистрационный номер организации в Пенсионном фонде РФ. В связи с этим для оформления справок с места работы удобнее использовать бланк конкретного вида документа — справки с места работы, в котором заранее будут заложены все необходимые реквизиты. Такой бланк можно заказать в типографии, а можно создать шаблон справки на персональном компьютере. Последний способ удобнее: если происходят какие-то изменения, Вы сами сможете внести их в шаблон и не придется делать новый заказ в типографии.

Текст справки с места работы состоит из следующих элементов:

·         фамилия, имя и отчество (полностью) работника, которому выдается справка;

·   наименование должности работника и структурного подразделения, в котором он работает;

·   период работы в организации. Эта часть текста может формулироваться по-разному: либо «работает … с 00.00.0000 по настоящее время» (если человек на день выдачи справки работает в организации), либо «работал … с 00.00.0000 по 00.00.0000», если он уволен;

·   при необходимости — размер заработной платы (или средняя заработная плата) работника;

·   другие сведения в зависимости от требований организации, в которую представляется справка. Например, при оформлении отпуска по уходу за ребенком до полутора лет лицу, фактически осуществляющему уход за ним вместо матери, это лицо должно представить в орган социальной защиты населения справку с места работы матери ребенка о том, что она не использует указанный отпуск и не получает ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет.

Фамилия, имя и отчество получателя справки указываются в именительном падеже (кто?).

Писать в справке с места работы, что «справка выдана для представления по месту требования» не рекомендуется — организация может просто не принять такую справку, и примеров таких множество. Следует указать точное название организации, в которую будет представлена справка. Это можно сделать двумя способами:

1) оформить реквизит «Адресат», в котором указать название организации — получателя справки,

или:

2) последний абзац справки оформить следующим образом:

Если в справке с места работы указана заработная плата работника, справку подписывают два человека:

·         первый руководитель организации или должностное лицо, которому делегировано такое право;

·         главный бухгалтер организации.

Если в справке с места работы не указывается заработная плата работника, ее могут подписать: руководитель организации, или руководитель кадровой службы, или единственный кадровик организации, или секретарь руководителя (если на него приказом возложены обязанности по ведению кадровой документации), либо другой сотрудник, на которого возложены эти обязанности. В некоторых организациях существует практика подписания таких справок первым руководителем организации и руководителем кадровой службы. Некоторые справки могут подписать руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, например, если в справке указывается должность работника, стаж его работы и констатируется факт неполучения единовременного пособия при рождении ребенка.

Исключением может быть случай, когда в организации вообще нет счетного работника (бухгалтера). В такой ситуации после подписи руководителя организации делается соответствующая запись (об отсутствии такого работника).

На справки с места работы оттиск печати ставится ВСЕГДА.

Да, справки с места работы подлежат обязательной регистрации. Форма регистрации должна быть журнальная, так как работнику необходимо расписаться в получении справки. Журнал регистрации справок с места работы можно вести по форме:

Да, справку с места работы в случае ее утери можно выдать повторно.

 В служебной справке желательно указывать следующие реквизиты:

·         наименование вида документа: СПРАВКА;

·         дата документа;

·         адресат — должность, инициалы и фамилия должностного лица, которому направляется справка;

·         заголовок к тексту, если текст справки достаточно большой или составитель справки видит необходимость в оформлении заголовка;

·         текст;

·         подпись специалиста-составителя справки либо подпись руководителя структурного подразделения, в котором подготовлена справка. В последнем случае на справке может быть еще один реквизит — отметка об исполнителе.

Кроме этого, желательно указание следующих реквизитов:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения, в котором подготовлена справка;

·         номер справки, если в структурном подразделении ведется регистрация служебных справок (например, заведующий складом с определенной периодичностью составляет справки отчетного характера об остатках материалов на складе, при этом в структурном подразделении ведется учет и регистрация таких справок) или если в организации ведется централизованная регистрация служебных справок, поступающих на имя руководителя организации.

Да, конечно, могут быть и внутренние, и внешние служебные справки, т.е. справки, направляемые в адрес вышестоящих, проверяющих, контролирующих, организаций-партнеров и др. Следует заметить, что внешняя служебная справка — достаточно редкое явление в практике кадрового делопроизводства. Как правило, такие справки носят отчетный характер. Например, справка о соблюдении режима рабочего времени работниками, предоставленными организации по договору лизинга персонала, или справка о ходе выполнения плана повышения квалификации работников, направляемая в вышестоящую организацию.

Отличия внутренней служебной справки от внешней следующие: