Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»
RSS

Размышления о работе секретаря/помощника.

Рубрика: Радости и беды нашей профессии
Ответов: 212

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Неизвестный пользователь
Написал 0 сообщений
Написать личное сообщение

Репутация:
+ 0 −
#1[98221]  12 октября 2009, 13:06
Оценок нет
Как многим тут известно, я работаю в должности помощника руководителя шестой год. Все это время в одной и той же компании. Начинала я с помощника директора, теперь - помощник вице-президента, экспата. Обо мне предыдущие руководители отзываются исключительно положительно, у меня отличные рекомендации. Предыдущий ВП, уходя из компании, сказал, что я лучший помощник, который у него когда-либо был. Это не желание похвалиться, не поймите меня неправильно, это предисловие к основной идее, которую я хочу сейчас озвучить.
Несколько месяцев я читаю форум. Вопросы, с которыми девушки сюда приходят (профессиональные вопросы). Почитала журнал "Секретарь-референт", прошла аттестационный тест секретаря. И получила очень средний результат. "Без дополнительной подготовки кандидат не сможет продемонстрировать высокие показатели в работе". Это по тому, что я ни чего не знаю про архивы, про номенклатуру дел организации, про распорядительные документы и тем более про кадровую работу. Да мне, честно говоря, и не надо ничего про это знать. У меня огромная компания, в которой для работы с письмами и архивами существует канцелярия с штатом в несколько десятков человек. Вот они - действительно спецы в этих вопросах, просто ассы! Для работы с персоналом есть HR, здесь вообще страшно упоминать их численность. А я занимаюсь поддержкой своего руководителя в его ежедневных рабочих вопросах. Я могу быстро достать требуемое, найти желаемое, организовать его время так, что он расслабится и будет уверен, что ничего важного я за него не забуду, скоординировать его взаимодействие с окружающими как внутри компании, так и во вне, рассчитать оптимальный маршрут поездки, найти плюшевого Буратино.... Так, может быть, все-таки есть разница между секретарем и помощником, а?
ice girl
Статус неизвестенice girl
ice_girl_@tut.by
Беларусь, Минск
Написал 416 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 5 −
#2[98225] 12 октября 2009, 13:10
Есть конечно!)
Linas
Статус неизвестенLinas
[e-mail скрыт]
Россия, Петербург
Написал 3744 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 71 −
#3[98228] 12 октября 2009, 13:11
разница всегда есть.
Просто ты можешь выполнять работу только помощника и все.
Нахожусь в самом лучшем возрасте: дури УЖЕ нет, маразма ЕЩЁ нет...В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую...
Йа блондинко
Статус неизвестенЙа блондинко
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 34848 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 309 −
#4[98231] 12 октября 2009, 13:14
Разница условная. В одной компании видят ситуацию "так" в другой по-другому.
В любом случае, если тест показал лакуны, то что в этом плохого? Потому как если есть планы идти вперед и вверх, то понадобятся знания и по работе архива, по делопроизводству, кадрам и пр., и пр., и пр.
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
Лина Иванова
Статус неизвестенЛина Иванова
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 1536 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 19 −
#5[98232] 12 октября 2009, 13:15
Я вот сейчас тоже в основном выполняю работу помощника, но со страхом жду, если что-то понадобиться из знаний по тем же архивам, так почитываю литературу, но переживаю, что в действительности все может оказаться страшнее, а может и нет :)
Невероятное я делаю сразу, а невозможное немного подумав
Неизвестный пользователь
Написал 0 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#6[98234] 12 октября 2009, 13:17
Вот я так и знала, что сейчас начнется сливание в темы в русло "что плохого, что результаты такие? Надо учиться!". К сведению - если бы я ответила правильно всего на 1 вопрос больше, чем оказалось на самом деле, то вышло бы "Кандидат отлично подготовлен". Не об этом речь, друзья!
Linas
Статус неизвестенLinas
[e-mail скрыт]
Россия, Петербург
Написал 3744 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 71 −
#7[98236] 12 октября 2009, 13:20
TreParole писал(а):
Вот я так и знала, что сейчас начнется сливание в темы в русло "что плохого, что результаты такие? Надо учиться!". К сведению - если бы я ответила правильно всего на 1 вопрос больше, чем оказалось на самом деле, то вышло бы "Кандидат отлично подготовлен". Не об этом речь, друзья!
о чем? есть ли границы разницы?
границ нет
есть ли смысл в дополнительных знаниях
есть, если хочешь в дальнейшем уходить на руководящую должность или менять сферу деятельности
кто такой хороший помощник?
тот, который устраивает руководителя

или объясни нам, что ты хотела бы узнать
Нахожусь в самом лучшем возрасте: дури УЖЕ нет, маразма ЕЩЁ нет...В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую...
adventum
Статус неизвестенadventum
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 395 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 3 −
#8[98240] 12 октября 2009, 13:22
TreParole писал(а):
Не об этом речь, друзья!
А об условности тестов?
Я вообще ничего не знаю и поэтому проходить данный тест даже и не пыталась...
Юлия
Статус неизвестенЮлия
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
Написал 330 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 2 −
#9[98241] 12 октября 2009, 13:23
мне кажется только пожайлуста не надо кидать в меня камнями на сегоднешний момент не существует по крайне мере я не видила. как правило помощник выполняет такой же функционал,что и секратарь, если говорить о крупных компаниях, если взять средние и мелкие компании, то помощник руководителя это и секратарь, и кадровик, и офис менеджер и завхох и многое другое. также как нет разницы между офис-менеджером и секретарем на ресепшн. может я не права?
Леди
Статус неизвестенЛеди
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Белый город
Написал 1284 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 37 −
#10[98242] 12 октября 2009, 13:23
А я иногда ощущаю огромную разницу между секретарем и секретарем))) О помошниках - молчу, разница есть однозначно...
Да-а-а, такой наглости я еще не видела. Пойду еще посмотрю!
Linas
Статус неизвестенLinas
[e-mail скрыт]
Россия, Петербург
Написал 3744 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 71 −
#11[98243] 12 октября 2009, 13:24
adventum писал(а):
TreParole писал(а):
Не об этом речь, друзья!
А об условности тестов?
Я вообще ничего не знаю и поэтому проходить данный тест даже и не пыталась...
тесты не расчитаны на помощников, они расчитаны на секретарей
Нахожусь в самом лучшем возрасте: дури УЖЕ нет, маразма ЕЩЁ нет...В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую...
Юлия
Статус неизвестенЮлия
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
Написал 330 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 2 −
#12[98244] 12 октября 2009, 13:26
Мариша писал(а):
А я иногда ощущаю огромную разницу между секретарем и секретарем))) О помошниках - молчу, разница есть однозначно...
тогда прошу объяснить междлу всеми административными сотрудниками
adventum
Статус неизвестенadventum
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 395 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 3 −
#13[98245] 12 октября 2009, 13:26
Я делопроизводитель, то есть секретарь+кадровик. Периодически пытаются прицепить завхозовские и бухгалтерские обязанности и даже обязанности методиста. Активно сопротивляюсь.
Йа блондинко
Статус неизвестенЙа блондинко
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 34848 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 309 −
#14[98249] 12 октября 2009, 13:29
TreParole писал(а):
Вот я так и знала, что сейчас начнется сливание в темы в русло "что плохого, что результаты такие? Надо учиться!". К сведению - если бы я ответила правильно всего на 1 вопрос больше, чем оказалось на самом деле, то вышло бы "Кандидат отлично подготовлен". Не об этом речь, друзья!
А о чем? Есть разница между двумя этими названиями должностей? Очень условная. Требуется ли в большенстве компаний вышеперечисленные знания? Да! Если хочешь из помощника в крупной компании стать начальником в крупной компании нужны дополнительные зания или нет? Нужны.
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
Linas
Статус неизвестенLinas
[e-mail скрыт]
Россия, Петербург
Написал 3744 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 71 −
#15[98250] 12 октября 2009, 13:29
Юлия писал(а):
Мариша писал(а):
А я иногда ощущаю огромную разницу между секретарем и секретарем))) О помошниках - молчу, разница есть однозначно...
у каждого руководителя свое видение

статья, откуда не помню, кажется с hh

СПРАВКА О ПРОФЕССИИ
"Правая рука" шефа
В условиях жесточайшей конкуренции, царящей сегодня на рынке, благополучие любой компании зависит от принятия руководителем своевременных и правильных решений. Поэтому так важно, чтобы рядом с ним находился опытный личный помощник, с одной стороны, готовый взять на себя ведение отдельных проектов, а с другой - умеющий приспособиться к особенностям характера своего шефа.
Помощник руководителя
Общее описание
По данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке на протяжении последних нескольких лет наблюдается явный дефицит сотрудников, выполняющих административные обязанности, в том числе и представителей элиты административного персонала – личных помощников руководителя. Между тем сегодня любой руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном взять на себя организационные и информационные обязанности, освободить от нерациональной траты времени, умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся проблемы. В известном смысле помощник руководителя – это не столько «специальность», сколько «особый статус», им награждается не просто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо» директора фирмы.
«Чтобы занимать должность персонального ассистента, – делится опытом Елена Владимировна Комендант, помощник руководителя ООО "Южная строительная коммуникационная компания",– мало в совершенстве владеть базовым набором профессиональных знаний и умений, необходимо обладать еще и определенными человеческими качествами – иметь хороший вкус, развитое эстетическое чувство, внутреннюю культуру, преданность корпоративным интересам, доброжелательность и тактичность. При этом необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонкостям характера руководителя, а с другой стороны, способность управлять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты. Есть еще одна трудность – мера ответственности: сделать больше – значит, принять решение вместо руководителя, а меньше – переложить часть своей работы на плечи шефа. Как вы понимаете, найти соответствующего этой должности человека бывает очень непросто, поэтому толковыми личными помощниками руководители дорожат не меньше, чем топ-менеджерами».
Образование
Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», среднее профессиональное образование – специальность 0611 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Учебных заведений, готовящих по этим специальностям, сегодня достаточно много.
В настоящее время около 80 вузов страны ведут подготовку специалистов по документационному обеспечению управления. Традиционно высоко ценятся работодателями выпускники ГУУ и Историко-архивного института РГГУ.
Также больших успехов в этой профессии добиваются специалисты, получившие высшее лингвистическое образование, – филологи, переводчики.
Если говорить о курсах, занимающихся подготовкой секретарей и помощников руководителя с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования, то в числе лучших необходимо назвать следующие:
• отраслевой центр повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ОПЦК ВНИИДАД), который осуществляет профессиональную переподготовку по архивоведению и документационному обеспечению управления, делопроизводству (по результатам обучения выдается диплом государственного образца);
• курсы повышения квалификации помощников руководителей, секретарей-референтов Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации (РАГС);
• курсы Международного Центра Обучения при Колледже МИД РФ, преобразованном в 1993 году из престижнейших в СССР Курсов стенографии и машинописи при МИДе;
• Учебный центр документационного обеспечения управления при «Гильдии Управляющих Документацией» (по окончании курсов слушателям выдается удостоверение государственного образца).
Интенсивные программы введения в профессию предоставляют Школа помощника руководителя при Национальной гильдии профессиональных консультантов и образовательное учреждение «Высшая школа секретарей».
Но, несмотря на обилие и разнообразие различных учебных заведений, занимающихся профессиональной подготовкой делопроизводителей и секретарей, вопрос недостатка полноценного образования, а также повышения квалификации работников секретариата по-прежнему остается одним из самых насущных. Так, совсем недавно, 10 ноября 2007 года, обсуждению этой темы была посвящена проходившая в Санкт-Петербурге конференция «Вопросы кадрового обеспечения государственной, муниципальной службы, организаций всех форм собственности. Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник». Одна из целей данной конференции была сформулирована так: «Привлечь внимание общественности к необходимости взаимодействия общества, государства и бизнеса в направлении решения проблем подготовки квалифицированных кадров».
Смежные карьеры
Говоря о смежных профессиях в первую очередь, конечно, необходимо назвать профессию секретаря – из нее в соответствии с требованием времени и выросла специализация «персональный ассистент» или «личный помощник руководителя». Также к числу смежных можно отнести все административные специальности: от координаторов, операторов call-центров, консультантов, ресепшионистов, делопроизводителей до офис-менеджеров и секретарей-референтов.
Функциональные обязанности
Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:
1. Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):
• прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;
• прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;
• оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив;
• контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
• ведение контрольно-регистрационной картотеки.
2. Работа организационная (бездокументное обслуживание):
• прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное);
• создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;
• обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;
• организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника;
• подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;
• организация презентаций и представительская деятельность;
• организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).
Круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих должностных обязанностей нередко занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.
В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации иногда возлагаются еще и функции руководителя секретариата или заведующего канцелярией.
Навыки
По существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя – это управляющий администратор, к наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:
• проактивность – умение работать на опережение: предвосхищать потребности руководителя, читать между строк, все понимать без лишних вопросов, умение предвидеть развитие событий, а значит, иметь возможность предотвратить многие проблемы;
• универсальность – способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;
• эффективные коммуникации и информационная логистика – умение управлять информационными потоками;
• умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;
• навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений – оптимальное, резервное и «кризисное» – на случай развития событий по нежелательному сценарию;
• свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);
• ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия;
• супервайзинг – навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель).
Среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии, необходимо назвать грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию.
Кроме того, сегодня, когда многие российские фирмы выходят на международный уровень, свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) стало важнейшим навыком, позволяющим соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирме.
Плюсы и минусы
Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.
Среди минусов можно выделить:
• тяжелый график работы – режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;
• некоторые руководители резко отрицательно относятся к желанию своего помощника перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии»;
• возрастные ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35–40 лет.
Оплата труда
В среднем зарплата помощника руководителя в Москве составляет 40–60 тысяч рублей, а в регионах значительно ниже – 15–30 тысяч рублей. Но, если кандидат владеет несколькими иностранными языками или имеет второе высшее образование, например юридическое (ведь по долгу службы ему приходится заниматься разработкой официальных/фирменных бланков служебных документов, составлением и оформлением документов, приданием документам юридической силы), то он может претендовать и на более высокую финансовую компенсацию. Фактически же верхнего предела зарплаты личного помощника руководителя не существует.
Перспективы
Не секрет, что многие сотрудники рассматривают должность персонального ассистента как хороший старт, трамплин для достойной карьеры. В будущем толковый помощник руководителя, хорошо знающий структуру компании, направления ее деятельности, специализацию сотрудников и внешние связи предприятия, может стать топ-менеджером – исполнительным/административным директором, заместителем директора или руководителем отдела/департамента. Нередко опытные помощники руководителя уходят в бизнес, так как приобретенные знания и опыт позволяют им успешно руководить собственным делом.
Тем не менее, подчас достижение должности помощника руководителя и есть свидетельство успешного карьерного роста: от секретаря небольшой фирмы или ресепшиониста до персонального ассистента руководителя мегакорпорации или холдинга. В настоящий период развития экономики эта профессия является достаточно престижной, высокооплачиваемой и весьма интересной и перспективной, особенно с точки зрения возможностей неограниченного совершенствования индивидуальных качеств и талантов.
Нахожусь в самом лучшем возрасте: дури УЖЕ нет, маразма ЕЩЁ нет...В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую...
« Первая ← Пред.1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 След. → Последняя (15) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.



© 2006—2021, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.