|
Взаимодействие головного офиса и структурного подразделения, нужен совет.
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Александраkorenjugina@mail.ru
Российская Федерация, Архангельск |
| |
Добрый день коллеги!
Вопрос касается организации "нормального" оперативного взаимодействия и документооборота между нашим структурным подразделением г.Северодвинск, в котором непосредственно работаю я и головного офиса в г.Москве. Организация, проще сказать, занимается обследованием и ремонтом торпедных аппаратов на подв. лодках, короче глушь) В нашем подразделении два отдела, директор подразделения, ген-ый соответственно в Москве. Разработано положение о подразделении и об отделах.
Документооборот у нас представлен примерно так: письма уходят за подписью ген-го и регистрируются в головном офисе, но многие из писем составляются сотрудниками нашего подразделения. Т.е. "любой желающий" строчит письмо отправляет его с личной электронки в головной офис и просит зарегистрировать и отправить адресату. В лучшем случае когда ответа от адресата долго не поступает начинается поиск исх-го, естественно через меня, и только тогда я уже на свой адрес получаю копию данного письма, полноценно зарегистрированного.
Переписка между нашим подразделением и головным офисом, а также письма за подписью директора подразделения имеют свою нумерацию и регистрирую я их отдельно, с головного офиса поступило предложение к номеру добавить "д" что это означает и почему именно эта буква привязана к нашей нумерации я не знаю и в гол. офисе не знают тоже.
Также есть входящая документация, которая приходит либо из гол. офиса (т.е. письма, к ним приходящие просто дублируются к нам), либо от адресата, адресованная либо директору нашего подразделения, либо ген. гол. офиса, но все равно приходящая к нам. Данные письма я просто регистрирую в общем порядке.
Сегодня наконец то были услышаны мои мольбы получить от гол. офиса положение или инструкцию о документообороте между нами, но вот почему то в результате разработать это положение повесили на меня...
Как бы правильно "узаконить" отправку, нумерацию, регистрацию исх и вх документации между нами? Письма в результате просто теряются...
Прошу помощи) |
| |
|
|
С уважением, Александра
|
|
|
Александра,
Сделайте просто раздельный документооборот. У них своя регистрация, у Вас своя с предоженной буквой "д", например, что скорее всего обозначает "дополнительный офис". |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Александраkorenjugina@mail.ru
Российская Федерация, Архангельск
|
|
| Сейчас у нас так и есть, только с обозначением "д" письма уходят только внутренние (например, служебные записки) и только за подписью директора подразделения, а основные письма всегда за подписью ген. директора, кот. находится в г.Москве, сотрудники подразделения просто составляют проекты данных писем. |
| |
|
|
С уважением, Александра
|
| |
|
|
|
| Саш, тогда я не понимаю в чем проблема? В том, что секретари теряют письма? Ну так нужно построить "секретарей" и фсе. Прописать в инструкции, что письма направленные на подпись до 16-00 обрабатываються секретрями с тот же день, после 16-00 - на следующий. Шеф подписал, направил Вам копию. Если нужно отправить орегинал, то копию оставляют у себя, а оригинал - авдресату. А раз в месяц все накопившиеся собрали и кинули ДЧЛкой. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
|
|
|
| У нас переписка м/у филиалом и ГО в исходящей корреспонденции обозначается:Внт (внутренняя)З/Внт/22 |
| |
|
Александраkorenjugina@mail.ru
Российская Федерация, Архангельск
|
|
Главная проблема состоит в том, что проекты писем с нашего подразделения уходят по "личным каналам" от каждого сотрудника, кто как может, и контролировать этот процесс невозможно. Там секретарь их подписывает или забывает, что то теряется, что то не доходит до адресата, копии данных писем приходят к нам только по звонку а не в обязательном порядке. Необходимо создать инструкцию или какой либо учет, утверждающий, что проекты всех писем так или иначе проходят через меня, и сотрудник являющийся исполнителем (внизу каждого письма у нас пишется подразделение: снпц, исп: Иванов а.а.) должен проконтролировать получение копии уже зарегистрированного письма. Как то так....Бывает также что проект письма от нас ушел, завис там у секретаря, потому что например ген. нет на месте долго, а мы сидим и гадаем ушло оно адресату или нет, звоним по несколько раз и это крайне неудобно  |
| |
|
|
С уважением, Александра
|
| |
|
|
|
Александра писал(а): Необходимо создать инструкцию...
Ну и? Вам же это и поручили. Создавайте и прописывайте все, что нужно. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Александраkorenjugina@mail.ru
Российская Федерация, Архангельск
|
|
| Вот и спрашиваю как лучше это прописать, как правильно... |
| |
|
|
С уважением, Александра
|
| |
|
|
|
| Так и пиши. "Проекты всех писем предаются на подпись через наименование должности. Сотрудник являющийся исполнителем обязан проконтролировать получение копии зарегистрированного письма". |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
|
|
|
Jull, я думаю,что Александре нужно "Положение", просто она стесняется его попросить.
Александра,я постараюсь выслать Вам на почту,если Вы не против. |
| |
|
Александраkorenjugina@mail.ru
Российская Федерация, Архангельск
|
|
Маняша писал(а): Jull, я думаю,что Александре нужно "Положение", просто она стесняется его попросить.
Александра,я постараюсь выслать Вам на почту,если Вы не против.
Спасибо! snpc.novik@yandex.ru Я конечно скачала некоторые примеры, но вот конкретно про нашу ситуацию сложно мне прописать все ньюансы...Секретарь ГО помочь мне отказывается( |
| |
|
|
С уважением, Александра
|
| |
|
|
|
Скинула  |
| |
|
Масик[e-mail скрыт]
Российская Федерация
|
|
 всем привет) коллеги, помогите советом, мы открыли 2 филиала, если необходимо зарегистрировать приказ по филиалу, например, назначение директора или утверждение штатки и т.д., вы регистрируете в журнале по основной деят-ти или новый заводите? поделитесь опытом, плиз)  |
| |
|
|
|
|
| Филиалы - отдельные юр. лица? |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...