Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»
RSS

Вопрос по регистрации входящих/исходящих

Рубрика: Делопроизводство общее и кадровое
Ответов: 224

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#166[295580] 18 ноября 2011, 15:22
Angelok писал(а):
Мне кажется для этих целей есть внизу реквизит "исполнитель", где пишется ФИО исполнителя и его прямой контактный телефон, чем экономим время как приемной (мне не нужно отвлекаться за звонок, чтоб потом его переключить на исполнителя) так и получателя письма, который экономит время при звонке по поводу письма.
Реквизит есть, но проконтролировать, чтобы абсолютно все письма, выходящие за прерделы вашего офиса, соответствовали требованиям госта не всегда возможно, особенно когда речь идет о крупном или территорально разобщенном офисе. Зато про исходящий номер знает каждый клерк, поэтому идентификатор к номеру исх. более эффективен.
С другой стороны , исполнитель может указать общий телефон компании (без внутреннего), а сам уволится. И тогда идентификатор опять сослужит вам добрую службу
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
Noname
Статус неизвестенNoname
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
Написал 236 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 9 −
#167[295592] 18 ноября 2011, 15:35
Вообще у меня была задумка сделать не совсем по аналогии с исходящими, а на одну цифирь поменьше. Т.е. оставить номер дела по номенклатуре, но убрать шифр адресата (по этим же вполне осознаваемым причинам). Уж дело-то определить легко - у нас очень простая нумерация. Вот и девочка, которую сейчас посадила на регистрацию, когда поделилась с ней своей мыслью, тоже высказала пожелание дополнить индекс номером дела по номенклатуре, чтоб сразу по номеру было ясно из какой папки взяла (с сортировкой по делам у нее проблем совсем не возникает).
старуха Реквизит писал(а):
Не проще ли изначально отказаться от лишних сложностей?
Поэтому и стоял вопрос, а не вернуть ли простую регистрацию исходящих, для симметрии так сказать. Ну видимо послушаюсь авторитета и оставлю как есть...

Старушка, если вдруг вспомнишь название методических рекомендаций, в которых про это написано, пусть даже и старых и не для коммерческих компаний, напиши, пожалуйста!
Angelok
Статус неизвестенAngelok
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Жемчужина Кубани
Написал 8016 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 81 −
#168[295601] 18 ноября 2011, 15:47
старуха РеквизитРеквизит есть, но проконтролировать, чтобы абсолютно все письма, выходящие за прерделы вашего офиса, соответствовали требованиям госта не всегда возможно, особенно когда речь идет о крупном или территорально разобщенном офисе. Зато про исходящий номер знает каждый клерк, поэтому идентификатор к номеру исх. более эффективен.
С другой стороны , исполнитель может указать общий телефон компании (без внутреннего), а сам уволится. И тогда идентификатор опять сослужит вам добрую службу[/quote писал(а):
Да, вот тут согласна, но т.к. у нас централизованная регистрация, то письмо без исполнителя и его телефона у меня не выйдет за пределы приемной. Вообщем для себя считаю лучшим "изначально отказаться от лишних сложностей".
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#169[295612] 18 ноября 2011, 16:17
Ангелок, а как вы поступаете, если вам главбух допустим передает на регистрацию и отправку письмо уже подписаное шефом (сам накалякал, зашел к шефу потрещать, заодно "подмахнул" письмишко) но с нарушениями в оформлении: неужели заставите переподписывать? *SCRATCH* а если шеф уже свалил, а письмо строчнющее? А на бумажке вот нисколечко не осталось местечка впечатать даже словечко ....
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#170[295615] 18 ноября 2011, 16:27
Эльвира, я конечно поищу, если не забуду. Но вот что мне не нравиться: это тот факт, что номера исхов и вх у вас визуально одинаковые.
Часто клерки (особенно молодые) путаются в ИСХах и ВХ. И когда они просят найти какой то документ, никогда нельзя быть уверенным какой же номер они диктуют. В этом случае, если ваши вх и исхи будут отличаться по конфигурации (например исхи: 00-00/000, а вх 000 будет легче соориентироваться ИМХО
Второй немаловажный момент. При поступлении документа его будущее место хранения все таки вторично. Первично зафиксировать всякие нюансы его получения
Целесообразнее при регистрации вх ввести буквенные индексы, указывающие способ его поступления в организацию: ф- по факсу, э - по эл почте.
Все таки ответ вопросы "а как к нам попал этот документ, почему нет с синей печатью?" более актуален, чем "где у нас храниться вх 000"
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
Angelok
Статус неизвестенAngelok
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Жемчужина Кубани
Написал 8016 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 81 −
#171[295617] 18 ноября 2011, 16:53
старуха Реквизит писал(а):
Ангелок, а как вы поступаете, если вам главбух допустим передает на регистрацию и отправку письмо уже подписаное шефом (сам накалякал, зашел к шефу потрещать, заодно "подмахнул" письмишко) но с нарушениями в оформлении: неужели заставите переподписывать? *SCRATCH* а если шеф уже свалил, а письмо строчнющее? А на бумажке вот нисколечко не осталось местечка впечатать даже словечко ....
*YES* Да, именно так, были уже случаи. Теперь просит проверить оформление заранее ;-)
Angelok
Статус неизвестенAngelok
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Жемчужина Кубани
Написал 8016 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 81 −
#172[295618] 18 ноября 2011, 16:55
старуха Реквизит писал(а):
Эльвира, я конечно поищу, если не забуду. Но вот что мне не нравиться: это тот факт, что номера исхов и вх у вас визуально одинаковые.
Часто клерки (особенно молодые) путаются в ИСХах и ВХ. И когда они просят найти какой то документ, никогда нельзя быть уверенным какой же номер они диктуют. В этом случае, если ваши вх и исхи будут отличаться по конфигурации (например исхи: 00-00/000, а вх 000 будет легче соориентироваться ИМХО
Второй немаловажный момент. При поступлении документа его будущее место хранения все таки вторично. Первично зафиксировать всякие нюансы его получения
Целесообразнее при регистрации вх ввести буквенные индексы, указывающие способ его поступления в организацию: ф- по факсу, э - по эл почте.Все таки ответ вопросы "а как к нам попал этот документ, почему нет с синей печатью?" более актуален, чем "где у нас храниться вх 000"
Очень верно подмечено, нужная штука, я даже спец. столбик сделала в журнале вид получения.
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#173[295619] 18 ноября 2011, 17:05
Angelok писал(а):
старуха Реквизит писал(а):
Ангелок, а как вы поступаете, если вам главбух допустим передает на регистрацию и отправку письмо уже подписаное шефом (сам накалякал, зашел к шефу потрещать, заодно "подмахнул" письмишко) но с нарушениями в оформлении: неужели заставите переподписывать? *SCRATCH* а если шеф уже свалил, а письмо строчнющее? А на бумажке вот нисколечко не осталось местечка впечатать даже словечко ....
*YES* Да, именно так, были уже случаи. Теперь просит проверить оформление заранее ;-)
при всем том, что я снимаю шляпу перед вашей дотошностью и строгостью исполнения требовний ГОСТа, должна признать, что это работает в организации с небольшим штатом или незначительным объемом документов. в крупной организации из-за подобного затыка, как требование переподписать уже подписанный шефом документ или проверка оформления абсолютно всех писем - в лучшем случае не прохиляет, в худшем обернется серьезными проблемами из-за срыва глобального по причине придирки к мелкому.
поэтому дополнительные меры по быстрому поиску "виноватого" в виде доп нахлобучек на исх - не помешают.
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
Angelok
Статус неизвестенAngelok
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Жемчужина Кубани
Написал 8016 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 81 −
#174[295620] 18 ноября 2011, 17:38
Тут дело даже не в моей дотошности, а в том, что УК (управляющая компания) очень сильно доестрого следит за правильным оформлением доков.Тут и поддержка генерального в части оформления полная и понимание сотрудников тоже присутствует. Ну а "нахлобучки на исх." согласна не помешают.
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#175[295621] 18 ноября 2011, 17:55
Angelok писал(а):
Тут дело даже не в моей дотошности, а в том, что УК (управляющая компания) очень сильно доестрого следит за правильным оформлением доков.Тут и поддержка генерального в части оформления полная и понимание сотрудников тоже присутствует. Ну а "нахлобучки на исх." согласна не помешают.
Место вашей трудовой деятельности часом не делопроизводческий рай? O:-)
Я от зависти уже вся зелеными волдырями покрылась :-D
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
Мисс Марпл
Статус неизвестенМисс Марпл
[e-mail скрыт]
Написал 18810 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 108 −
#176[295628] 19 ноября 2011, 11:28
Девочки,дайте совет *HELP*
Я раньше регистрацией никогда не занималась,поэтому я дуб дубом в этом. Никак не могу разобраться,как поступить в моем случае.Моим новым шефом стал вице-президент одного из департаментов(департамент абсолютно новый).А система на моем предприятии следующая:Есть приемная президента,куда приходит вся почта,а там 2 секретаря ее распределяют и регистрируют. То есть ко мне почта попадает уже зарегистрированная.Нужно ли мне ее еще раз регистрировать внутри департамента? Письма могут быть как извне,так и внутри предприятия (типа служебок)
Иногда полезно имитировать крушение корабля, чтобы с него сбежали крысы
Бирюза
Статус неизвестенБирюза
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Санкт-Петербург
Написал 1470 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 27 −
#177[295632] 19 ноября 2011, 12:11
Поставщик Счастья писал(а):
Девочки,дайте совет *HELP*
Я раньше регистрацией никогда не занималась,поэтому я дуб дубом в этом. Никак не могу разобраться,как поступить в моем случае.Моим новым шефом стал вице-президент одного из департаментов(департамент абсолютно новый).А система на моем предприятии следующая:Есть приемная президента,куда приходит вся почта,а там 2 секретаря ее распределяют и регистрируют. То есть ко мне почта попадает уже зарегистрированная.Нужно ли мне ее еще раз регистрировать внутри департамента? Письма могут быть как извне,так и внутри предприятия (типа служебок)
я регистрирую. У меня два вида журналов: для внутренней переписки (по холдингу) и для внешней (соответственно, за пределами холдинга). Учитываю все обязательно, иначе в нашей конторке потом концов не найдешь, проверено. Если хочешь, распишу подробно, у меня такая система уже 6 лет работает, все довольны.
Да, у нас есть положение "Управление записями", лежит на портале, посмотри, качество по нему проверять, если что, будет.
Не бейся головой об стенку. Нам после ядерной войны из неё ещё арматуру выкорчёвывать,чтобы отбиваться от саблезубых воробьёв!

Думать - вредно! От этого в голове заводятся мысли и выгрызают в мозгу извилины.
старуха Реквизит
Статус неизвестенстаруха Реквизит
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 2509 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 114 −
#178[295633] 19 ноября 2011, 12:44
Поставщик, слухай сюды: доки регяться ОДИН раз (вх - в день поступления, исх -в день подписания). Т е регистрационный входящий на документе у вас ставят секретари генерального
Когда такой ЗАРЕГИННЫЙ док попадает к тебе, ты его не регишь, но учитываешь. Т е никаких отметок на документе не ставишь, но заносишь для памяти в свою регистрационную форму (в т ч уже имеющийся входящий и кому твой распишет). Это если у вас еще не ввели ЭДО. Там ваще все проще
Отличие между рег и учетом понятно? Рег - записать в тетрадку И поставить номер на документе, учет - записать в тетрадку, но док не портить
Что тебе это даст: ты знаешь, что новому шефу поступило ( и скока - потом на этой цифре можешь премию себе просить), куда от него ушло, когда отвечено. И ты всегда сможешь дать внятные ответы по этому поводу секретарям генерального. Но сам документ сквозь вашу контору никонора должен пройти под одним и тем же входящим. Иначе запутаешься
не любо - не слушай, а врать не мешай )))
У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек
Мисс Марпл
Статус неизвестенМисс Марпл
[e-mail скрыт]
Написал 18810 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 108 −
#179[295634] 19 ноября 2011, 12:53
Распиши,пожалуйста :)
У нас с тобой немножко разная ситуация: к вам доки "едут" чуть ли не через весь город,а мне по коридору 5 метров с ними пройти :-D
Иногда полезно имитировать крушение корабля, чтобы с него сбежали крысы
Мисс Марпл
Статус неизвестенМисс Марпл
[e-mail скрыт]
Написал 18810 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 108 −
#180[295635] 19 ноября 2011, 13:09
Старушка,то есть я правильно понимаю,что получаю доки в премной уже зарегистрированные с номер вх., и просто записываю их к себе в журнал для собственного учета под любой системой нумерации?
Иногда полезно имитировать крушение корабля, чтобы с него сбежали крысы

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.



© 2006—2022, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.