Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»
RSS

Вопрос по регистрации входящих/исходящих

Рубрика: Делопроизводство общее и кадровое
Ответов: 224

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Евгения
Статус неизвестенЕвгения
[e-mail скрыт]
Россия, Санкт-Петербург
Написал 334 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 5 −
#196[296059] 22 ноября 2011, 12:15
спасибо! *KISSING*
Кэнди
Статус неизвестенКэнди
sneki2005@mail.ru
Российская Федерация, Москва
Написал 430 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 4 −
#197[296319] 23 ноября 2011, 9:21
Девушки, а может кините в обмен электр. таблицу регистрации документов?
Alisa
Статус неизвестенAlisa
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 34 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#198[297698] 1 декабря 2011, 8:59
Подскажите пожалуйста,где ставится ссылка на входящем письме (если это ответ на какое либо письмо)Спасибо
Иллюзия
Статус неизвестенИллюзия
[e-mail скрыт]
Россия, Norilsk
Написал 750 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 9 −
#199[297706] 1 декабря 2011, 9:06
А зачем? В самом письме автор не ссылается на то самое какое либо письмо?
423234.png
Солнце
Статус неизвестенСолнце
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 1109 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 6 −
#200[297707] 1 декабря 2011, 9:13
ссылка обчно находтся под номером исх.:
"___"__________ 20___г. № ________
на №_______________ от "___"_______20__ г.
В принципе, женщина может и помолчать, но дело в том, что у женщины нет такого принципа.
Иллюзия
Статус неизвестенИллюзия
[e-mail скрыт]
Россия, Norilsk
Написал 750 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 9 −
#201[297711] 1 декабря 2011, 9:23
Так это на исходящем письме. Я тоже сначала про нее подумала, но потом вчиталась там про входящее письмо
423234.png
Alisa
Статус неизвестенAlisa
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 34 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#202[297715] 1 декабря 2011, 9:27
Цитата:
ссылка обчно находтся под номером исх.:
"___"__________ 20___г. № ________
на №_______________ от "___"_______20__
СПАСИБО,СОЛНЦЕ ,за быстрый ответ!!!
Эльза
Статус неизвестенЭльза
elzoxd@mail.ru
Россия, Казань
Написал 1 сообщение
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#203[359191] 11 октября 2012, 12:19
Девушки, здравствуйте)
Извините, если мой вопрос повторяется, но меня просто интересует список документации, которую нужно регистрировать.
До меня в компании офис-менеджера не было, поэтому приходится приводить все в порядок и начинать что-то с нуля((
Angelok
Статус неизвестенAngelok
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Жемчужина Кубани
Написал 8016 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 81 −
#204[359227] 11 октября 2012, 13:25
Эльза почитайте здесь:
Свиток
3.4.1. Регистрация документа – фиксация факта поступления документа в Общество, проставлением на нем регистрационного номера и даты, с последующей записью сведений о документе в регистрационно-контрольную форму (журнал регистрации входящей корреспонденции, электронную базу данных).
3.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
3.4.3. Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации: периодические издания, книги, рекламные материалы, поздравительные письма, приглашения, извещения, оперативная отчетность, программы конференций, совещаний, анонимная корреспонденция, коммерческие предложения, счета-фактуры, накладные, акты и другая бухгалтерская документация.
3.4.4. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
3.4.5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из органов власти и управления, приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
Регистрация документов осуществляется помощником генерального директора или ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Общества.
3.4.6. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп – отметка о поступлении, в которой указывается дата поступления и входящий регистрационный номер (п.2.3.26).
Поступившие телеграммы, электронные письма и факсы регистрируются как письма.
3.4.7. Регистрационный номер документа служит его главным учетным и поисковым признаком, он должен иметь стабильное расположение составных частей.
Регистрационный номер поступающих документов включает: порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения документа руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодом подразделения – исполнителя, например в соответствии с классификатором подразделений, например:
№ 185/05, где
185 – порядковый номер поступления в пределах календарного года;
05 – код структурного подразделения.
При использовании при регистрации документов номенклатуры дел вместо кода подразделения порядковый номер поступления документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел, например, 185/05 – 18, где,
185 – порядковый номер поступления в пределах календарного года;
05 – 18 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения.
Регистрационный номер поступающих документов может дополняться индексом руководителя, вносившего резолюцию на документе, индексом вопроса в соответствии с предметно – тематическим классификатором, например: 185/ 1-05-18, где,
185 – порядковый номер;
1 - индекс руководителя Общества, подписавшего документ;
05 – 18 – индекс дела структурного подразделения по номенклатуре дел;
3.4.8. Сведения о поступивших документах, подлежащих рассмотрению руководством, заносятся в журнал регистрации входящей корреспонденции (приложение 15).
3.4.9. Состав данных о документе, вносимых в журнал регистрации входящей корреспонденции, в зависимости от характера документа и задач использования информации может заполняться другими сведениями:
Гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
Внутренняя переадресация документов по исполнителям;
Код по тематическому классификатору;
Индекс руководителя подписавшего документ;
Количество листов документа;
Наличие приложений;
Должностное лицо, поставившее документ на контроль;
Промежуточные сроки исполнения;
Перенос сроков исполнения;
Срок хранения документа;
Статус документа (проект);
Способ получения или отправки документа (почтой, факсом и др.).
3.4.10. Документы, поступающие в адрес Общества по факсу, также регистрируются в журнале, как входящая корреспонденция. Регистрационный номер документа, поступившего по факсу, может дополняться буквенным индексом – Ф (факс), например: № 132/05 – 18 – Ф.
3.4.11. Документы, зарегистрированные помощником генерального директора, в день их поступления передаются на рассмотрение руководства или в структурное подразделение по принадлежности вопроса.
Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются помощнику генерального директора для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в журнал регистрации входящей корреспонденции.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией направляется исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным исполнителям направляются копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа, назначать лиц, ответственных за отдельные участки работы, созывать и проводить совещания. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной степени несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа все материалы.
3.4.12. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится с разрешения руководителя, вынесшего резолюцию, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется помощник генерального директора.

Зинаида
Статус неизвестенЗинаида
zino81@mail.ru
Приднестровье, Тирасполь
Написал 136 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 4 −
#205[360516] 22 октября 2012, 23:25
Наталия писал(а):
Спасибо за ответы, девочки. НО!По документации вести это все мне приходиться потому, что первый спрос будет с меня. Пришли-ли доки от определенной фирмы, какого числа?А насчет договоров- журнал согласования договоров у меня и так есть.(я согласовываю договоры с руководящим составом). Сказать на какой он стадии подписания я могу. Но после этого я отдаю его исполнителю и он доводит его до ума -подписывает оригинал у контрагента и отдает мне его в архив. Соответственно, когда договор приходит по почте (либо подписанный с 2 сторон, либо оригинал с 1 стороны) я должна его как-то зарегить. Вот в чем вопрос...
вообще правильно было регистрировать договоры в бухгалтерии и т.п. отделах. для этого существует (у нас) журнал регистрации хозяйственных договоров, это договоры на поставку оборудования, ГСМ, ремонты и т.п. договоры с клиентами об охране их объектов регистрируются отдельно в программе "Договор" у юристов. они их заключают и у них же договоры хранятся. каждый договор с каждым клиентом в своем так называемом литерном деле. в этом деле хранится все, начиная с акта обследования объекта и до расторжения договора. такие дела хранятся 3 года после расторжения, в соответствии со статье гражданского кодекса... к слову, я инспектор во вневедомственной охране
Зинаида
Статус неизвестенЗинаида
zino81@mail.ru
Приднестровье, Тирасполь
Написал 136 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 4 −
#206[360517] 22 октября 2012, 23:31
Иллюзия писал(а):
А зачем? В самом письме автор не ссылается на то самое какое либо письмо?
уже давно не принято ссылаться в тексте на номер и дату письма. в соответствии с гостом и любой инструкцией, даже 10-летней давности этот реквизит называется "Ссылка на номер и дату входящего документа". когда вы регистрируете письмо-ответ, то в тексте можете написать "В ответ на Ваш запрос..." или "Сообщаем, что руководством "....." Ваше обращение рассмотрено...." а вот ссылку на номер и дату оформляют ниже реквизитов ДАТА и НОМЕР и это выглядит так:
12.01.2012 № 5/741
на № 01-11/345 от 24.12.2011
Зинаида
Статус неизвестенЗинаида
zino81@mail.ru
Приднестровье, Тирасполь
Написал 136 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 4 −
#207[360518] 22 октября 2012, 23:32
Иллюзия писал(а):
Так это на исходящем письме. Я тоже сначала про нее подумала, но потом вчиталась там про входящее письмо
вы не поняли вероятно смысла названия реквизита "Ссылка на номер и дату входящего документа". он необходим чтобы обеспечить быстрый и удобный поиск письма-запроса
Елена
Статус неизвестенЕлена
[e-mail скрыт]
Россия, Кемерово
Написал 3 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#208[362746] 12 ноября 2012, 12:47
Девочки здравствуйте, я в замешательстве! Уже более пяти лет работаю (помощником, секретарем, офис-менеджером) и всегда регистрировала письма адресованные нашей компанией в журнал вх. корр, а сегодня директор вышел и сказал, что бы я не регистрировала письма подписанные не главными директорами или, что бы я запрашивала приказ на право подписи! Якобы, что это не официальное письмо и оно не подлежит регистрации! я в корне не согласна( но очень тихо несогласна) тем не менее для себя хотела бы внести ясность в данном вопросе!
Натуля
Статус неизвестенНатуля
[e-mail скрыт]
Написал 10877 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 74 −
#209[362748] 12 ноября 2012, 12:59
ваш директор бредит
они все периодически бредят :-X
Длинные слова меня только расстраивают (с)
Елена
Статус неизвестенЕлена
[e-mail скрыт]
Россия, Кемерово
Написал 3 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#210[362752] 12 ноября 2012, 13:06
Натуля писал(а):
ваш директор бредит
они все периодически бредят :-X
Я всегда понимала так, что журнал вх. корр это путеводитель по бумажным дебрям и фиксация документов, и уж данная регистрация ни как не сделает неофициальное письмо-официальным! :-\

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.



© 2006—2022, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.