|
Помогите. У меня практикант!
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Галинаgalina-str80@mail.ru
Российская Федерация, Алтайский край |
| |
| Доброго времени суток! У меня практикантка! Если честно я не знаю что делать? Что показывать? Какие задания давать? Что потом писать в характеристике? Да ещё ей каждый день надо писать в дневнике, что делала за день. |
| |
|
Марияnimfavodi@rambler.ru
Россия, Магнитогорск
|
|
| Галина, у нас постоянно приходят практиканты, постораюсь помочь вам. В дневнике они пишут те обязанности которые прописаны в ДИ секретаря. А характеристику я искала в инете, нашла много и из каждой взяла чуть-чуть и написала. А на самом деле они у меня отвечают на телефоны (у нас мини АТС)и переключают на сотрудников (подготовила для них справочник), потом запаковывают почту и составляют почтовый реестр, архивируют документы прошлого года, вообщем отдаю всю работу которую сама не очень люблю делать. |
| |
|
|
|
Так вы спросите что она хочет узнать, чему научиться.
А вообще я б (сволочь такая да?  ) "перекинула" на нее то, что сама делать не люблю. |
| |
|
|
почешешь тыковку - сработает смекалка!
В жизни легче дойти до ручки, чем до сути.
Если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?
|
| |
Галинаgalina-str80@mail.ru
Российская Федерация, Алтайский край
|
|
понятно, спасибо за информацию. надо порыскать свои должностные инструкции  |
| |
|
Марияnimfavodi@rambler.ru
Россия, Магнитогорск
|
|
| у меня есть фотография рабочего места секретаря, если хотите могу дать. |
| |
|
Галинаgalina-str80@mail.ru
Российская Федерация, Алтайский край
|
|
Да хочу  |
| |
|
Марияnimfavodi@rambler.ru
Россия, Магнитогорск
|
|
Фотография рабочего дня
Сотрудник
Дата проведения 26 августа 2010
Продолжительность рабочего дня - с 09:00 до18:30 (минут)
Сотрудник появился на рабочем месте в 08:45
Время окончания деятельности (ЧЧ:ММ) Краткое описание деятельности Потраченное время
Часы Минуты
9:00-10:55 Подготовка исходящей корреспнденции на отпраку(составление списка, печать конвертов и уведомлений, печать почтового реестра) 1 55
09:01 Прием и распределение звонков 1
09:07 Прием и распределение звонков 1
09:11 Прием и распределение звонков 1
09:13 Прием и распределение звонков 1
09:20 Прием и распределение звонков 1
09:24 Прием и распределение звонков 1
09:37 Прием и распределение звонков 1
10:00 Приготовление чая 15
10:15 Прием и распределение звонков 1
10:33 Прием и распределение звонков 1
10:34 Сканирование документов для сотрудников 10
10:35 Прием и распределение звонков 1
10:39 Прием и распределение звонков 1
10:44 Прием и распределение звонков 1
10:45 Прием и распределение звонков 1
10:47 Прием и распределение звонков 2
10:49 Прием и распределение звонков 1
10:51 Прием и распределение звонков 1
10:55-11:10 Регистрация служебных записок региональных отделений 15
11:01 Прием звонков 2
11:10 Заказ почтовых марок 5
11:12 Прием и распределение звонков 1
11:15-12:05 Редактирование списка для sms рассылки уведомлений 50
11:18 Прием и распределение звонков 1
11:19 Прием и распределение звонков 1
11:20 Прием и распределение звонков 1
11:21 Фиксирование информации поступающей от клиентов по телефону для конкретных сотрудников в журнале регистрации звонков. 2
11:23 Прием и распределение звонков 1
11:24 Прием и распределение звонков 1
11:34 Прием и распределение звонков 1
11:37 Прием и распределение звонков 1
11:40 Выдача номеров для исходящих документов 2
11:52-12:00 Копирование документов 8
12:00-12:45 Обед 45
12:50-13:25 Прием входящей корреспонденции (получение, регистрация, снятие копий, подшивка) 35
13:02 Прием и распределение звонков 1
13:06-13:15 Сканирование документов для сотрудников 9
13:10 Прием и распределение звонков 1
13:11 Прием и распределение звонков 1
13:12 Прием и распределение звонков 1
13:15 Выдача номеров для исходящих документов 2
13:18 Прием и распределение звонков 1
13:20 Прием и распределение звонков 1
13:25-13:30 Снятие копий с документов 5
13:32-13:40 Регистрация служебных записок региональных отделений 8
13:35 Прием и распределение звонков 1
13:37-13:55 Формирование журнала исходящей документации 18
13:48 Прием и распределение звонков 1
13:52 Прием и распределение звонков 1
13:54 Прием и распределение звонков 1
13:56-14:20 Работа с почтовыми уведомлениями(проставление отметки о возрате, подшивка к документам) 26
14:00 Прием и распределение звонков 1
14:08 Прием и распределение звонков 1
14:12 Прием и распределение звонков 1
14:13 Прием и распределение звонков 1
14:16 Прием и распределение звонков 1
14:18 Прием и распределение звонков 1
14:21-14:53 Снятие копий с документов 32
14:40 Приготовление чая 10
14:56 Выдача номеров для исходящих документов 2
15:02 Прием и распределение звонков 1
15:04 Сканирование документов для сотрудников 3
15:08 Передача документов по факсимильной связи 5
15:15-16:00 Обработка и редактирование списков сотрудников, физ. лиц, VIP страхователей, для поздравления с днем рождения 45
15:28 Прием и распределение звонков 1
15:40 Прием и распределение звонков 1
15:46 Прием и распределение звонков 1
15:55 Прием и распределение звонков 1
16:00 Перерыв 15
16:15 Сканирование документов для сотрудников 3
16:18-17:20 Печать конвертов списков для поздравления с днем рождения, подготовка открыток, подготовка к отправлению 1 2
16:20 Прием и распределение звонков 1
16:25 Прием и распределение звонков 1
16:31 Прием и распределение звонков 1
16:34 Прием и распределение звонков 1
16:35 Регистрация служебных записок региональных отделений 10
16:45 Прием и распределение звонков 1
16:49 Прием и распределение звонков 1
16:55 Прием и распределение звонков 1
17:01 Прием и распределение звонков 1
17:07 Прием и распределение звонков 1
17:15 Прием и распределение звонков 1
17:16 Выдача номеров для исходящих документов 2
17:18 Прием и распределение звонков 1
17:24 Прием и распределение звонков 1
17:26 Прием и распределение звонков 1
17:30– 18:30 Обучение 60
ИТОГО: 0 680
Результаты
Сотрудник произвел 81 операций и фактически затратил на рабочий процесс 620 минут из 680 мин. рабочего времени.
Рабочее время сотрудника использовано ________________________
Аналитическая часть исследования
Анализ
Наименование операции Общее время Количество операций
прописывают повторяющиеся операции n t
Прием и распределение звонков 59 мин. 58
Приготовление чая 25 мин. 2
Обед 45 мин.
Сканирование документов для сотрудников 22 мин. 3
Регистрация служебных записок региональных отделений 25 мин. 2
Снятие копий с документов 45 мин. 3
ИТОГО 221 мин. 68
Обязанности
1. Прием входящих звонков и распределение по адресатам по видам деятельности;
2. Фиксирование информации поступающей от клиентов по телефону для конкретных сотрудников в журнале регистрации звонков. Оперативное доведение информации до сведения сотрудника, для которого она поступила по средствам ICQ., телефона;
3. Выдача номеров для регистрации исходящих документов;
4. Регистрация внутренней входящей документации – служебные записки, докладные записки, заявления, объяснительные и т.п. региональных отделений;
5. Регистрация внутренней входящей документации – счета, счета-фактуры, акты сверок и т.п.;
6. Регистрация внутренней входящей документации - положений, распоряжений ;
7. Доведение всех вышеперечисленных зарегистрированных документов до исполнителей, отслеживание и контроль за оборотом всей входящей регистрируемой документации. Подписание документов у сотрудников компании (под роспись копии);
8. Прием и передача документов по факсимильной связи и электронной почте, выполнение копировальных работ;
9. Приготовление чая, кофе;
10. Отправка документов в РО посредством Скайп, эл. почты;
11. Обработка Cписков сотрудников, физ. лиц, VIP страхователей, для поздравления с днем рождения, печать конвертов, подготовка открыток, отправка писем через почту;
12. Прием исходящей документации от структурных подразделений для отправки по почте;
13. Архивация документов;
14. Регистрация внешней входящей документации – писем из сторонних организаций, заявлений граждан, корреспонденции с ГК и др. Оперативное доведение информации до исполнителя;
15. Прием корреспонденции высокой важности под роспись, проставление отметки о вручении с присвоением регистрационного номера.Оперативное доведение информации до исполнителя;
16. Работа с оргтехникой – сканирование документов, снятие копий, отправка документов по факсу;
17. Прошивка документов;
18. Подготовка почтовых реестров;
19. Работа с почтовыми уведомлениями;
20. Выполнение поручений руководства;
21.Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и дальнейшей передачи в архив.
Предложения
1. Провести еще раз беседу с региональными отделениями на тему отправки служебных записок и приложений к ним:
- отправлять строго по эл. почте или через скайп
- обязательно отражать круг лиц кому отправили копии
2. Для упрощения работы подготовки поздравительных писем было принято решение о sms рассылке физ. лиц, предлагаю использовать sms и для поздравления сотрудников компании. |
| |
|
Марияnimfavodi@rambler.ru
Россия, Магнитогорск
|
|
| ой))) что то вставилось не очень)) |
| |
|
Галинаgalina-str80@mail.ru
Российская Федерация, Алтайский край
|
|
Мария спасибо!!! День расписан по минуте, класс!  |
| |
|
Марияnimfavodi@rambler.ru
Россия, Магнитогорск
|
|
|
|
Всем привет!
какую я старую тему нашла! Но для меня она теперь очень актуальна!
Предлагают двух практикантов из лицея, лицей для инвалидов по здоровью, шеф решил сделать широкий жест и взять их. А мне теперь придумать им практику!
Что можно дать сделать оператору ЭВМ??! Ищу информацию в гугле, но ничего толкового не увидела. Может, сможете подсказать, чем человека загрузить можно с пользой для дела?
Бух уже отказалась от помощи, чтобы потом не переделывать. Решили дать мне на усиление.
Куда их можно с пользой пристроить?? |
| |
|
Polina[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Я прочитала "Помогите у меня панкреатит"...
Пошла сочувствовать, а тут совсем другое) |
| |
|
|
|
|
Polina писал(а): Я прочитала "Помогите у меня панкреатит"...
Пошла сочувствовать, а тут совсем другое)
Я скоро буду думать, что это синонимы. Беспокойства тоже много! |
| |
|
|
|
| Пусть адресную книгу позванивают и сверяют. |
| |
|
|
Модератор форума. Если меня нет на форуме, значит я скоро вернусь.
Никогда не ставь себя выше других. Тебя опустят ниже, чем ты есть.
|
| |
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...
