Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»
RSS

Помогите. У меня практикант!

Рубрика: Делопроизводство общее и кадровое
Ответов: 16

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Галина
Статус неизвестенГалина
galina-str80@mail.ru
Российская Федерация, Алтайский край
Написал 10 сообщений
Написать личное сообщение

Репутация:
+ 0 −
#1[258231]  16 июня 2011, 5:49
Оценок нет
Доброго времени суток! У меня практикантка! Если честно я не знаю что делать? Что показывать? Какие задания давать? Что потом писать в характеристике? Да ещё ей каждый день надо писать в дневнике, что делала за день.
Мария
Статус неизвестенМария
nimfavodi@rambler.ru
Россия, Магнитогорск
Написал 15 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 1 −
#2[258241] 16 июня 2011, 7:33
Галина, у нас постоянно приходят практиканты, постораюсь помочь вам. В дневнике они пишут те обязанности которые прописаны в ДИ секретаря. А характеристику я искала в инете, нашла много и из каждой взяла чуть-чуть и написала. А на самом деле они у меня отвечают на телефоны (у нас мини АТС)и переключают на сотрудников (подготовила для них справочник), потом запаковывают почту и составляют почтовый реестр, архивируют документы прошлого года, вообщем отдаю всю работу которую сама не очень люблю делать.
AnytkaSm
Статус неизвестенAnytkaSm
[e-mail скрыт]
Россия
Написал 9663 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 65 −
#3[258246] 16 июня 2011, 7:43
Так вы спросите что она хочет узнать, чему научиться.
А вообще я б (сволочь такая да? :-D ) "перекинула" на нее то, что сама делать не люблю.
почешешь тыковку - сработает смекалка!

В жизни легче дойти до ручки, чем до сути.

Если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?
Галина
Статус неизвестенГалина
galina-str80@mail.ru
Российская Федерация, Алтайский край
Написал 10 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#4[258248] 16 июня 2011, 7:44
:-D понятно, спасибо за информацию. надо порыскать свои должностные инструкции @}-\\--
Забава
Статус неизвестенЗабава
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 3372 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 59 −
#5[258250] 16 июня 2011, 7:46
Галина!вы спросите у неё чего ей самой нужно узнать,и что должно быть в характеристика.обычно,практиканты сами напишут,а руководитель практики подписывает и всё.
bb2ef088449d4b8514b0bb0dbd991442.gif


Ты от фитнеса устала? Ущипни себя за сало! Хочешь сладкой шоколадки? Помассируй свои складки!
Мария
Статус неизвестенМария
nimfavodi@rambler.ru
Россия, Магнитогорск
Написал 15 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 1 −
#6[258251] 16 июня 2011, 7:47
у меня есть фотография рабочего места секретаря, если хотите могу дать.
Галина
Статус неизвестенГалина
galina-str80@mail.ru
Российская Федерация, Алтайский край
Написал 10 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#7[258253] 16 июня 2011, 7:52
Да хочу :)
Мария
Статус неизвестенМария
nimfavodi@rambler.ru
Россия, Магнитогорск
Написал 15 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 1 −
#8[258257] 16 июня 2011, 8:27
Фотография рабочего дня

Сотрудник

Дата проведения 26 августа 2010

Продолжительность рабочего дня - с 09:00 до18:30 (минут)

Сотрудник появился на рабочем месте в 08:45

Время окончания деятельности (ЧЧ:ММ) Краткое описание деятельности Потраченное время

Часы Минуты

9:00-10:55 Подготовка исходящей корреспнденции на отпраку(составление списка, печать конвертов и уведомлений, печать почтового реестра) 1 55
09:01 Прием и распределение звонков 1
09:07 Прием и распределение звонков 1
09:11 Прием и распределение звонков 1
09:13 Прием и распределение звонков 1
09:20 Прием и распределение звонков 1
09:24 Прием и распределение звонков 1
09:37 Прием и распределение звонков 1
10:00 Приготовление чая 15
10:15 Прием и распределение звонков 1
10:33 Прием и распределение звонков 1
10:34 Сканирование документов для сотрудников 10
10:35 Прием и распределение звонков 1
10:39 Прием и распределение звонков 1
10:44 Прием и распределение звонков 1
10:45 Прием и распределение звонков 1
10:47 Прием и распределение звонков 2
10:49 Прием и распределение звонков 1
10:51 Прием и распределение звонков 1
10:55-11:10 Регистрация служебных записок региональных отделений 15
11:01 Прием звонков 2
11:10 Заказ почтовых марок 5
11:12 Прием и распределение звонков 1
11:15-12:05 Редактирование списка для sms рассылки уведомлений 50
11:18 Прием и распределение звонков 1
11:19 Прием и распределение звонков 1
11:20 Прием и распределение звонков 1
11:21 Фиксирование информации поступающей от клиентов по телефону для конкретных сотрудников в журнале регистрации звонков. 2
11:23 Прием и распределение звонков 1
11:24 Прием и распределение звонков 1
11:34 Прием и распределение звонков 1
11:37 Прием и распределение звонков 1
11:40 Выдача номеров для исходящих документов 2
11:52-12:00 Копирование документов 8
12:00-12:45 Обед 45
12:50-13:25 Прием входящей корреспонденции (получение, регистрация, снятие копий, подшивка) 35
13:02 Прием и распределение звонков 1
13:06-13:15 Сканирование документов для сотрудников 9
13:10 Прием и распределение звонков 1
13:11 Прием и распределение звонков 1
13:12 Прием и распределение звонков 1
13:15 Выдача номеров для исходящих документов 2
13:18 Прием и распределение звонков 1
13:20 Прием и распределение звонков 1
13:25-13:30 Снятие копий с документов 5
13:32-13:40 Регистрация служебных записок региональных отделений 8
13:35 Прием и распределение звонков 1
13:37-13:55 Формирование журнала исходящей документации 18
13:48 Прием и распределение звонков 1
13:52 Прием и распределение звонков 1
13:54 Прием и распределение звонков 1
13:56-14:20 Работа с почтовыми уведомлениями(проставление отметки о возрате, подшивка к документам) 26
14:00 Прием и распределение звонков 1
14:08 Прием и распределение звонков 1
14:12 Прием и распределение звонков 1
14:13 Прием и распределение звонков 1
14:16 Прием и распределение звонков 1
14:18 Прием и распределение звонков 1
14:21-14:53 Снятие копий с документов 32
14:40 Приготовление чая 10
14:56 Выдача номеров для исходящих документов 2
15:02 Прием и распределение звонков 1
15:04 Сканирование документов для сотрудников 3
15:08 Передача документов по факсимильной связи 5
15:15-16:00 Обработка и редактирование списков сотрудников, физ. лиц, VIP страхователей, для поздравления с днем рождения 45
15:28 Прием и распределение звонков 1
15:40 Прием и распределение звонков 1
15:46 Прием и распределение звонков 1
15:55 Прием и распределение звонков 1
16:00 Перерыв 15
16:15 Сканирование документов для сотрудников 3
16:18-17:20 Печать конвертов списков для поздравления с днем рождения, подготовка открыток, подготовка к отправлению 1 2
16:20 Прием и распределение звонков 1
16:25 Прием и распределение звонков 1
16:31 Прием и распределение звонков 1
16:34 Прием и распределение звонков 1
16:35 Регистрация служебных записок региональных отделений 10
16:45 Прием и распределение звонков 1
16:49 Прием и распределение звонков 1
16:55 Прием и распределение звонков 1
17:01 Прием и распределение звонков 1
17:07 Прием и распределение звонков 1
17:15 Прием и распределение звонков 1
17:16 Выдача номеров для исходящих документов 2
17:18 Прием и распределение звонков 1
17:24 Прием и распределение звонков 1
17:26 Прием и распределение звонков 1
17:30– 18:30 Обучение 60





ИТОГО: 0 680

Результаты

Сотрудник произвел 81 операций и фактически затратил на рабочий процесс 620 минут из 680 мин. рабочего времени.
Рабочее время сотрудника использовано ________________________

Аналитическая часть исследования

Анализ
Наименование операции Общее время Количество операций

прописывают повторяющиеся операции n t
Прием и распределение звонков 59 мин. 58
Приготовление чая 25 мин. 2
Обед 45 мин.
Сканирование документов для сотрудников 22 мин. 3
Регистрация служебных записок региональных отделений 25 мин. 2
Снятие копий с документов 45 мин. 3

ИТОГО 221 мин. 68
























Обязанности

1. Прием входящих звонков и распределение по адресатам по видам деятельности;
2. Фиксирование информации поступающей от клиентов по телефону для конкретных сотрудников в журнале регистрации звонков. Оперативное доведение информации до сведения сотрудника, для которого она поступила по средствам ICQ., телефона;
3. Выдача номеров для регистрации исходящих документов;
4. Регистрация внутренней входящей документации – служебные записки, докладные записки, заявления, объяснительные и т.п. региональных отделений;
5. Регистрация внутренней входящей документации – счета, счета-фактуры, акты сверок и т.п.;
6. Регистрация внутренней входящей документации - положений, распоряжений ;
7. Доведение всех вышеперечисленных зарегистрированных документов до исполнителей, отслеживание и контроль за оборотом всей входящей регистрируемой документации. Подписание документов у сотрудников компании (под роспись копии);
8. Прием и передача документов по факсимильной связи и электронной почте, выполнение копировальных работ;
9. Приготовление чая, кофе;
10. Отправка документов в РО посредством Скайп, эл. почты;
11. Обработка Cписков сотрудников, физ. лиц, VIP страхователей, для поздравления с днем рождения, печать конвертов, подготовка открыток, отправка писем через почту;
12. Прием исходящей документации от структурных подразделений для отправки по почте;
13. Архивация документов;
14. Регистрация внешней входящей документации – писем из сторонних организаций, заявлений граждан, корреспонденции с ГК и др. Оперативное доведение информации до исполнителя;
15. Прием корреспонденции высокой важности под роспись, проставление отметки о вручении с присвоением регистрационного номера.Оперативное доведение информации до исполнителя;
16. Работа с оргтехникой – сканирование документов, снятие копий, отправка документов по факсу;
17. Прошивка документов;
18. Подготовка почтовых реестров;
19. Работа с почтовыми уведомлениями;
20. Выполнение поручений руководства;
21.Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и дальнейшей передачи в архив.












Предложения

1. Провести еще раз беседу с региональными отделениями на тему отправки служебных записок и приложений к ним:
- отправлять строго по эл. почте или через скайп
- обязательно отражать круг лиц кому отправили копии

2. Для упрощения работы подготовки поздравительных писем было принято решение о sms рассылке физ. лиц, предлагаю использовать sms и для поздравления сотрудников компании.
Мария
Статус неизвестенМария
nimfavodi@rambler.ru
Россия, Магнитогорск
Написал 15 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 1 −
#9[258258] 16 июня 2011, 8:29
ой))) что то вставилось не очень))
Галина
Статус неизвестенГалина
galina-str80@mail.ru
Российская Федерация, Алтайский край
Написал 10 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#10[258733] 17 июня 2011, 11:39
Мария спасибо!!! @}-\\-- День расписан по минуте, класс! :-*
Мария
Статус неизвестенМария
nimfavodi@rambler.ru
Россия, Магнитогорск
Написал 15 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 1 −
#11[258750] 17 июня 2011, 11:55
надеюсь помогла)))
Хината-тян
Статус неизвестенХината-тян
[e-mail скрыт]
Россия, Санкт-Петербург
Написал 3 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#12[495629] 27 апреля 2016, 17:42
Всем привет!
какую я старую тему нашла! Но для меня она теперь очень актуальна!
Предлагают двух практикантов из лицея, лицей для инвалидов по здоровью, шеф решил сделать широкий жест и взять их. А мне теперь придумать им практику!
Что можно дать сделать оператору ЭВМ??! Ищу информацию в гугле, но ничего толкового не увидела. Может, сможете подсказать, чем человека загрузить можно с пользой для дела?
Бух уже отказалась от помощи, чтобы потом не переделывать. Решили дать мне на усиление.
Куда их можно с пользой пристроить??
Polina
Статус неизвестенPolina
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
Написал 9863 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 82 −
#13[495630] 27 апреля 2016, 18:02
Я прочитала "Помогите у меня панкреатит"...
Пошла сочувствовать, а тут совсем другое)
Хината-тян
Статус неизвестенХината-тян
[e-mail скрыт]
Россия, Санкт-Петербург
Написал 3 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#14[495631] 27 апреля 2016, 18:03
Polina писал(а):
Я прочитала "Помогите у меня панкреатит"...
Пошла сочувствовать, а тут совсем другое)
Я скоро буду думать, что это синонимы. Беспокойства тоже много!
guillotine
Статус неизвестенguillotine
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 4766 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ -12 −
#15[495632] 27 апреля 2016, 21:50
Пусть адресную книгу позванивают и сверяют.
Модератор форума. Если меня нет на форуме, значит я скоро вернусь.
Никогда не ставь себя выше других. Тебя опустят ниже, чем ты есть.
« Первая ← Пред.1 2 След. → Последняя (2) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.



© 2006—2022, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.