|
Новый статус
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Helga[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва |
| |
Привет, девчонки!
Кто сможет поделиться опытом в связи с повышением своего статуса (может, здесь, на форуме, и "начальство" водится?
Ситуация - человека экспериментально "награждают" дополнительными обязанностями, относящимися к руководящим. Был личный помощник, стал ЛП+руководитель секретариата. Можно абстрагироваться от схемы, например, секретарь- руководитель секретариата или менеджер- РС..
С чего начали после повышения ? Какое первое вступительное слово/ действие было сделано? Привнесли ли что-нибудь нового в работу секретариата с начала деятельности или идёте к этому ?
Уверена, что кто-нибудь поделится опытом или даст ссылочку на уже обсуждавшееся ! |
| |
|
Mousi[e-mail скрыт]
Россия, Энск
|
|
Helga, то есть вас из "индивидуального" зачета, перевели в "командный", причем капитаном команды?
А до вас кто секретариатом командовал?
Если кто-то был, то нужно изучить уже сложившиеся принципы работы, документопотоки и т.д., а там уж смотреть, что именно поменять и на что.
Если вы назначены с нуля, то в самом начале имеет смысл ознакомиться (или создать) с должностными инструкциями сотрудников секретариата и с вашей собственной.
Самое главное - распределение обязанностей и ответственности. Кто что должен делать и кто кого заменять. |
| |
|
|
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
|
| |
Helga[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Спасибо, Мауси)
До наделения полномочиями нового лица предыдущее начальство было из рода АХО, но оно отделилось в структуре больше как хозчасть по роду деятельности.
Принципы работы давно сложились практически, без каких-либо "правоустанавливающих" и регламентирующих документов. Работа секретарей идет слаженно и беспроблемно, но руководство фирмы настроено на "улучшение", раз решило сделать отдел четко управляемым. Получается, что да, с нуля. Но ведь нормальное качество работы отдела есть, значит, основная задача - просто её "узаконить" документально и все ?
Неужели нет особой творческой политики в этой должности? ) |
| |
|
Mousi[e-mail скрыт]
Россия, Энск
|
|
У меня примерно такая же история, как у вас. С той разницей, что у меня и отдела не было, я набирала сама, учила прям на ходу, параллельно создавая положения и инструкции.
Наверное, креатив зависит от организации.
У нас креатива просто завались - все время какие-то новые функции, головоломные задачи, все это параллельно с непрерывными косяками новых и старых сотрудников. 
При моей постановке были написаны программы, созданы электронные базы. Всё это хозяйство постоянно совершенствуется. |
| |
|
|
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
|
| |
Helga[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
судя по нашему состоянию дел, все просто идеально. люди работают, так сказать, по передаваемым устно традициям. ну, наверно, пока какого-нибудь нонсанса не случится  |
| |
|
Mousi[e-mail скрыт]
Россия, Энск
|
|
"Устные традиции" вам нужно облечь в письменную форму, утвердить, всех ознакомить.
Знаю по опыту, что пока все нормально, то руководство вроде вами довольно, малейший ПМС у шефа - и прикопается к любой ерунде, далее скажет "для чего я тебя назначал? - до сих пор в (нужное вписать) порядка нету!" |
| |
|
|
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
|
| |
|
|
Mousi писал(а): "Устные традиции" вам нужно облечь в письменную форму, утвердить, всех ознакомить.
Знаю по опыту, что пока все нормально, то руководство вроде вами довольно, малейший ПМС у шефа - и прикопается к любой ерунде, далее скажет "для чего я тебя назначал? - до сих пор в (нужное вписать) порядка нету!"
плюс мульён!!!! и ознакомить под роспись желательно |
| |
|
|
Хорошо было дикарям: не нравится человек - убил, нравится - съел. ©
-Попытки суицида были?
-Суи....чего?!
-Себя убить не хотелось?
-Нет.Только других. ©
|
| |
Helga[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
девушки! ну, допустим, описываем работу с вх-исх звонками. они традиционно здесь по такой схеме: здр!- кто звонит и откуда и кому?- соединяем - или отмашка, если нет на месте - записываем, если скажут, кому перезвонить и куда.
Т.е., более сложная схема "как оно должно быть в идеале" (ведем книгу учета вх-исх звонков, сколько гудков ждем, дежурные фразы в случае соединения с шефом или звонящему из налоговых/проверяющих органов) - это тоже должно быть прописано? И так, каждый бизнес-процесс, не то, как есть, а то, как надо. Получается, в этом стремлении к идеализации и должна состоять работа. Или вначале берем готовый процесс и описываем как есть, а отдельным манером предлагаем лучший вариант? Или я лезу в дебри ? |
| |
|
Mousi[e-mail скрыт]
Россия, Энск
|
|
Helga, сначала проверьте, есть ли Положение об отделе,должностные инструкции для ваших сотрудников, инструкция по делопроизводству.
Должностная инструкция это не то, что вы написали "здр!- кто звонит и откуда и кому?- соединяем - или отмашка, если нет на месте - записываем, если скажут, кому перезвонить и куда."
Если нету - нужно создавать и утверждать.
Поверьте, это дело не одного часа, и даже не одного дня.
Функции у секретариата/канцелярии в разных организациях могут быть очень разными.
К тому же наверняка вам шеф высказал какие-то свои пожелания, что именно он от вас хочет - перечислил новые обязанности, добавил количество сотрудников и т.д.
Мне, например, было вменено в обязанность владеть главными королевскими печатями (соответственно пришлось создавать журналы учета, а перед этим читать все, что только смогла найти в сети, в консультанте, в книгах и т.д.), обеспечение протокольных мероприятий (это не только еда, напитки, а и оснащение переговорных большими плазменными панелями, ноутбуками, магнитными досками, шредерами, телефонами, прочей оргтехникой и канцтоварами, создание разнообразных журналов учета посетителей форумов и конференций, создание программ пребывания гостей, графиков работы переговорных комнат, которых у нас восемь на пяти этажах раскиданных, и т.д), вести базу договоров (на данный момент содержит 18 000 сканированных доков за 2 года и каждый день пополняется где-то на 50 доков), ну и еще куча всяких "мелочей" - базы РД, альбомы форм, классификаторы и кодировщики отделов и т.д.....
От вас наверняка хотят каких-то подвигов, раз повысили  |
| |
|
|
"Что бы там ни говорили, а мышь – прекрасивая тварь. Мордочка, глазки, изящные лапки и даже шнурочек хвоста. Супротив грубого, воняющего человека мышь – красавица." © Галина Щербакова
|
| |
Helga[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Москва
|
|
Мауси, мне очень приятно, найти в вашем лице коллегу-советчицу, хотя, вы уже с опытом и закалкой )
стандартизация работы - о, да, предстоит, т.к. ничего этого нет, и с этими задачами все как будто понятно. Наверно, бОльшая проблема не столько в непонимании, что делать, (на это есть литература и такие спецы, как вы, например  ), а как подступать. Хоть я и с психологическим образованием, но внутри себя "психую" как последний трус  . Я сразу сказала начальству, что руководящая должность интригует, но не факт, что мне психологически подходит. К примеру, я понимаю, что должен быть основополагающий строгий документ, руководство "как это сделать", но в то же время я понимаю, что эта писанина- некая бюрократическая мера, которую нужно соблюсти в стиле делопроизводственного классицизма. Вот если б в стихах, к примеру, это написать, или в стиле арт-нуво))), то я б с энтузиазмом, а так получится исподтишка, что ли.. Вобщем, только начав я испытываю большие сомнения в способности это выдержать. Был ли у вас мандраж и неуверенность ? что посоветуете? |
| |
|
|
|
|
| Ой девочки, меня тоже ставят на должность руководителя секретариата с секретаря. Больше всего переживаю как я буду забирать полномочия у нынешнего старшего секретаря. Она как чувствует, что меня будут повышать и старается при каждом удобном случае зайти к шефам, сюсюкается со всеми сотрудниками, деньги дает всем в долг ( из денег секретариата)... в общем, хочет быть самой хорошей. А с 1 сентября я должна буду принять у нее кассу, в которой -60000 долгов. Как быть, если скажу вернуть деньги в один день, то могу настроить против себя коллег, которые занимали.Жаловаться вышестоящим руководителям не хочу, но и в таком состоянии принять дела не могу. |
| |
|
|
|
Elena2104 писал(а):
А с 1 сентября я должна буду принять у нее кассу, в которой -60000 долгов. Как быть, если скажу вернуть деньги в один день, то могу настроить против себя коллег, которые занимали.Жаловаться вышестоящим руководителям не хочу, но и в таком состоянии принять дела не могу.
Планируете платить из своего кармана? В кассе должно быть 60000, значит там должно быть 60000. Пусть из своего кармана кладет, а ее потом вернут те, кому она раздавала. Придется ставить руководство перед фактом воровства из кассы. |
| |
|
|
Модератор форума. Если меня нет на форуме, значит я скоро вернусь.
Никогда не ставь себя выше других. Тебя опустят ниже, чем ты есть.
|
| |
|
|
guillotine писал(а): Elena2104 писал(а):
А с 1 сентября я должна буду принять у нее кассу, в которой -60000 долгов. Как быть, если скажу вернуть деньги в один день, то могу настроить против себя коллег, которые занимали.Жаловаться вышестоящим руководителям не хочу, но и в таком состоянии принять дела не могу.
Планируете платить из своего кармана? В кассе должно быть 60000, значит там должно быть 60000. Пусть из своего кармана кладет, а ее потом вернут те, кому она раздавала. Придется ставить руководство перед фактом воровства из кассы.
+много |
| |
|
|
Невероятное я делаю сразу, а невозможное немного подумав
|
| |
Татьяна[e-mail скрыт]
Россия, Челябинск
|
|
| рабочие деньги не для раздачи в долг, пусть свои раздает. А Вы, если не хотите повесить на себя этот долг, то сообщите руководству, а оставшуюся часть денег примите по акту. |
| |
|
|
инстаграм @hr_erashkova
|
| |
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...
