Close
Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
kadrovik-info.ru
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Секретарь-референт»
RSS

Ответственные за исходящие письма

Рубрика: Делопроизводство общее и кадровое
Ответов: 15

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Alisa888
Статус неизвестенAlisa888
anechka24888@mail.ru
Россия, Ростов-на-Дону
Написал 1 сообщение
Написать личное сообщение

Репутация:
+ 0 −
#1[494439]  14 марта 2016, 19:59
Оценок нет
Добрый день! Подскажите, на работе возникла спорная ситуация:
на предприятии много отделов, каждый из них готовит исходящие письма, а регистрируют, т.е. присваивают порядковый номер, у меня. Один экземпляр письма отправляется адресату, второй храниться в отделе-отправителе, недавно поступило распоряжение, о том, что еще один экземпляр, к этим двум, должен находиться у меня. Конечно, пошла волна возмущений о нецелесообразности траты бумажных ресурсов и т.д. Так вот, кто, в случае утери исходящего письма, будет ответственным за это, я- как делопроизводитель или исполнитель письма? Где можно об этом прочитать?
guillotine
Статус неизвестенguillotine
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 4766 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ -12 −
#2[494440] 14 марта 2016, 20:01
Каждый за свой экземпляр будет отвечать.
Модератор форума. Если меня нет на форуме, значит я скоро вернусь.
Никогда не ставь себя выше других. Тебя опустят ниже, чем ты есть.
Борис
Статус неизвестенБорис
arxivarius18@mail.ru
Россия, Ижевск
Написал 32 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#3[494444] 14 марта 2016, 20:48
Ответственность несёт делопроизводитель. Как у Вас заложено в Инструкции по делопроизводству? Если ничего нет, то письма хранятся и регистрируются в канцелярии, да хоть путь "Казаки пишут письмо Турецкому султану", исходящий присваиваете Вы. Вносите в регистрационные формы. Если спор, то включайте в номенклатуру каждого подразделения переписку, выдайте им журналы, и "аля-улю" регистрируйте "робята" сами, но и акты на уничтожение переписки с истекшими сроками оформлять будете сами. "А я проверю, правильность оформления и регистрацию". Письма оформляются в одном экземпляре, второй экземпляр, "отпуск" остаётся в канцелярии, и этот экземпляр оформляется не на бланке, а на простом листе бумаги.
Mira
Статус неизвестенMira
[e-mail скрыт]
Россия, Владивосток
Написал 367 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#4[494454] 15 марта 2016, 8:38
Вот у нас нет инструкции по делопроизводству. возникла такая ситуевина: бухгалтерия пишет письма в налоговую, им нужно:1 экземпляр оригиналом отправит туда, 1 экземпляр хотят оставить себе, и тут еще я пришла "со своим уставом" говорю что мне нужен оригинал, который подшивается в архив (со всеми настоящими визами согласования и подпись директора), теперь они подписывают 3 экземпляра. финансовый дир уперся и говорит я буду подписывать только 2, у меня мол ручка кончается быстро ( *SCRATCH* *WALL* ), ладно, не суть. Решайте, девочки, сами говорит. Кто себе оригинал оставит. Я предложила бухгалтерии держать у себя копии, на что они встали в позу. Нет, мол нам нужно подшивать оригинал. Тогда я предложила, ведите свою регистрацию и храните у себя все. Нет, так их тоже не устраивает. Я, конечно, понимаю, что все спорные вопросы решит инструкция, но в организации очень не охотно принимают все "новое" и пока она на стадии рассмотрения.
Angelok
Статус неизвестенAngelok
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Жемчужина Кубани
Написал 8016 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 81 −
#5[494455] 15 марта 2016, 9:12
Снимайте себе ксерокопию с оригинала "со всеми настоящими визами согласования и подпись директора". Или еще как вариант можно сканировать оригинал и хранить в эл. виде.
Margo
Статус неизвестенMargo
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Город Креста
Написал 15473 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 146 −
#6[494456] 15 марта 2016, 9:17
Мира, а зачем тебе именно оригинал письма? Я вообще тоже стараюсь заполучить оригинал, но если нет, то и ксерокопией не брезгую.
Наши представления о том, как всё должно быть, мешают нам наслаждаться тем, как всё есть.

Мы притягиваем тех, кого достойны.

Никогда не бойся делать то, что ты не умеешь, Ковчег был сооружен любителем. Профессионалы построили "Титаник".

От мира получаешь то, что в него несешь
Mylene
Статус неизвестенMylene
[e-mail скрыт]
Беларусь, столица
Написал 19580 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 115 −
#7[494457] 15 марта 2016, 9:33
у нас тоже большая организация, все оригиналы исходящих писем регистрирую я и храню у себя в папке исходящий документации
13d9f6bc88a3c32b05e75d955de40203.gif

69fea4b14f886a7262078d2c5460b67e.gif


Мне чужого не надо, но свое я возьму - чьё бы оно ни было!
Mira
Статус неизвестенMira
[e-mail скрыт]
Россия, Владивосток
Написал 367 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#8[494458] 15 марта 2016, 9:45
несколько раз уже было такое, что сотрудник уволился, а мне нужен был оригинал письма.
Angelok
Статус неизвестенAngelok
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Жемчужина Кубани
Написал 8016 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 81 −
#9[494459] 15 марта 2016, 9:49
Mira писал(а):
несколько раз уже было такое, что сотрудник уволился, а мне нужен был оригинал письма.
и? работник же не забирал их с собой?
Mira
Статус неизвестенMira
[e-mail скрыт]
Россия, Владивосток
Написал 367 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#10[494460] 15 марта 2016, 10:12
не могли найти оригинал) забрал или нет, фиг его знает)
guillotine
Статус неизвестенguillotine
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 4766 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ -12 −
#11[494462] 15 марта 2016, 10:31
Mira писал(а):
Вот у нас нет инструкции по делопроизводству. возникла такая ситуевина: бухгалтерия пишет письма в налоговую, им нужно:1 экземпляр оригиналом отправит туда, 1 экземпляр хотят оставить себе, и тут еще я пришла "со своим уставом" говорю что мне нужен оригинал, который подшивается в архив (со всеми настоящими визами согласования и подпись директора), теперь они подписывают 3 экземпляра. финансовый дир уперся и говорит я буду подписывать только 2, у меня мол ручка кончается быстро ( *SCRATCH* *WALL* ), ладно, не суть. Решайте, девочки, сами говорит. Кто себе оригинал оставит. Я предложила бухгалтерии держать у себя копии, на что они встали в позу. Нет, мол нам нужно подшивать оригинал. Тогда я предложила, ведите свою регистрацию и храните у себя все. Нет, так их тоже не устраивает. Я, конечно, понимаю, что все спорные вопросы решит инструкция, но в организации очень не охотно принимают все "новое" и пока она на стадии рассмотрения.
Документы в архив передаются после истечения срока оперативного хранения. Это 1-3 года после окончания года создания документов. Зачем они тебе?
Модератор форума. Если меня нет на форуме, значит я скоро вернусь.
Никогда не ставь себя выше других. Тебя опустят ниже, чем ты есть.
Натуля
Статус неизвестенНатуля
[e-mail скрыт]
Написал 10877 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 74 −
#12[494471] 15 марта 2016, 13:53
Mira писал(а):
Вот у нас нет инструкции по делопроизводству. возникла такая ситуевина: бухгалтерия пишет письма в налоговую, им нужно:1 экземпляр оригиналом отправит туда, 1 экземпляр хотят оставить себе, и тут еще я пришла "со своим уставом" говорю что мне нужен оригинал, который подшивается в архив (со всеми настоящими визами согласования и подпись директора), теперь они подписывают 3 экземпляра. финансовый дир уперся и говорит я буду подписывать только 2, у меня мол ручка кончается быстро ( *SCRATCH* *WALL* ), ладно, не суть. Решайте, девочки, сами говорит. Кто себе оригинал оставит. Я предложила бухгалтерии держать у себя копии, на что они встали в позу. Нет, мол нам нужно подшивать оригинал. Тогда я предложила, ведите свою регистрацию и храните у себя все. Нет, так их тоже не устраивает. Я, конечно, понимаю, что все спорные вопросы решит инструкция, но в организации очень не охотно принимают все "новое" и пока она на стадии рассмотрения.
Погоди, еще ишак сдохнет. Бери себе копии. Это до первой аудиторской проверки бухгалтеры так жаждут себе оригиналы. Это у них пройдет. В случае необходимости достать оригинал из папки, они, как правило, не могут у себя ничего найти и бегут в канцелярию или к секретарю :-D .
Длинные слова меня только расстраивают (с)
guillotine
Статус неизвестенguillotine
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 4766 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ -12 −
#13[494474] 15 марта 2016, 14:04
Натуля писал(а):
В случае необходимости достать оригинал из папки, они, как правило, не могут у себя ничего найти и бегут в канцелярию или к секретарю :-D .
Это у вас бухгалтера такие. У нас обращаются ко мне только что бы извлечь из архива короб №..., где лежит нужное дело Имярек, в котором подшит нужный документ №... от .....
Всегда четко знают, что где у них храниться.
Модератор форума. Если меня нет на форуме, значит я скоро вернусь.
Никогда не ставь себя выше других. Тебя опустят ниже, чем ты есть.
Mira
Статус неизвестенMira
[e-mail скрыт]
Россия, Владивосток
Написал 367 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#14[494478] 15 марта 2016, 14:16
а еще такой вопрос. К исходящему письму есть приложение на 79 листов. Надо ли просить себе тоже приложение, хотя бы копию, для того, что бы потом если возникнет необходимость можно было всегда найти документы.? А то у нас бухгалтерия не очень любит давать приложения. Типа зачем они тебе.
guillotine
Статус неизвестенguillotine
[e-mail скрыт]
Российская Федерация
Написал 4766 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ -12 −
#15[494479] 15 марта 2016, 14:22
Mira писал(а):
а еще такой вопрос. К исходящему письму есть приложение на 79 листов. Надо ли просить себе тоже приложение, хотя бы копию, для того, что бы потом если возникнет необходимость можно было всегда найти документы.? А то у нас бухгалтерия не очень любит давать приложения. Типа зачем они тебе.
Где-то в нормативах было прописано, что письма подшиваются без приложений. Но насколько это оправдано, в ваших реалиях.
Модератор форума. Если меня нет на форуме, значит я скоро вернусь.
Никогда не ставь себя выше других. Тебя опустят ниже, чем ты есть.
« Первая ← Пред.1 2 След. → Последняя (2) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.



© 2006—2022, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.