|
Оптимиация документооборота
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
|
| |
Привет всем профессионалам-секретарям! Как новичок, рассчитываю на помощь.
Ситуация следующая. Прошлый секретарь фирмы была очень хорошая, вот только ее система ведения документов была понятна, в основном, ей и весьма странная. Пожалуйста, помогите мне как начинающему человеку, не навредить.
Итак, исходная система документооборота, доставшаяся мне по наследству, следующая. Отдельно нумеруются факсы, отдельно письма, принесенные с почты или курьерами, отдельно прочие письма и вообще не нумеруются важные письма, пришедшие по электронной почте. Классификация по источникам приема и отправки, в общем. Целесообразно ли это?
По типу документов есть разделение только на письма и приказы.
Доверенностями занимается бухгалтерия.
Все запутано, в общем.
Как все это улучшить? Имеет ли смысл вводить единую систему нумерации, объединив все входящие факсы, бумажные и электронные письма? И все исходящие.
Фирма пока небольшая, ей всего год, но наращивает обороты.
|
| |
|
 Нюта[e-mail скрыт]
Российская Федерация, УР |
|
Ирина, Конечно следует поделить на массивы: входящие, исходящие, приказы и т.д. Абсолютно все равно как получена всходящая корреспонденция - курьером, почтой, эелктронным носителем или факсом. Если это письмо и оно пршло в вашу фирму на имя вашего руководителя, то оно полежит приему и регистрации. Интересно, а как документооброт прежнего секратаря описан в инструкции по д\п? Почитайте, может разберетесь?
А вообще есть куча всяких нормативных д-тов по ведению делпроизводства: ГОСТы, Типовые Инструкции, журналы. Почитайте, посмотрите, поройтесь на форуме: здесь много похожих вопросов и ответов. Успехов! |
| |
|
|
Умею закатывать всё...глаза, банки, истерику...Умею из ничего делать...обед, прическу, скандал...могу выносить мусор, мозг...! Я вообще, очень способная девушка..
|
| |
|
|
| Журнал регистаруции исходящей документации (не важно каким образом ушедшей от вас) и папка для сохранения копии исх. письма. То же самое для входящей документации.То есть 2 журнала уж и 2 папки. Потом журнал регистрации приказов и папку для сохранения оригиналов приказов. Третий журнал и третяя папка. А остальное исходя из необходимости и специфики вашей организации |
| |
|
|
Жизнь прекрасна!..если правильно подобрать антидепрессанты!!!
|
| |
|
|
|
Инструкция в фирме отсутствует, ей всего год.
Турецкая фирма. Начальство турецкое. Часть говорит по-русски, часть только по-английски, из известных мне языков. Кто знает, как у них там в Турции принято. Но точно не так, как в России.
В принципе, никто не отслеживает, кроме меня, как ведутся документы.
Хорошо, пороюсь на форуме. Пока что не нашла.
Кажется, я плохо сформулировала вопрос. Входящие и исходящие, конечно, разделяются. Ситуация такая, что есть много систем нумераций
1. входящие
а) отдельная нумерация для вх факсов, любого содержания (отд журнал для факсов)
б) отдельная нумерация для вх писем с почты и курьером (и отдельный журнал регистрации)
в) отельная нумерация для вх писем прочих (тоже отд журнал)
2. исходящие
а) отдельная нумерация для исх факсов (любого содержания)
б)отдельная нумерация для исх писем по почте (и отд журнал)
в)отдельная нумерация для прочих писем, которые берут сотрудники итп (и отд журнал)
Когда письма отправляются или приходят по факсу, то у них по 2 разных номера - номер исходящего письма и номер факса.
Так вот все было у предыдущего секретаря.
Имеет ли смысл объединение 1б) и 1в) и 2б и 2в или всех трех а, б, в и нумеровать их не по отдельности, а вместе, напрмер, с пометкой "факс", "курьер" итп. ? Вот в чем вопрос.
А счета считаются входящими письмами?
|
| |
|
|
|
|
Конечно стоит.Так ведь намного проще. А если оствите все как прежде, мне кажеться, можно с ума сойти, столько журналов!!!  Просто в журнали регистрации вх. и исх. сделайте отдельную графу, где будете писать № факса или пометки делать каким способои попали или уехали эти доки. Так и вам удобнее будет искать, если вдруг руководство попросит откапать какое-либо письмо. У нас счетами занимается бухгалтерия, я их никак не регистрирую, у них там своя кухня с ними. Просто шеф подписывает и мы отдаем их на оплату, а там бухгалтерия все делает как надо. |
| |
|
|
Жизнь прекрасна!..если правильно подобрать антидепрессанты!!!
|
| |
Гаечка[e-mail скрыт]
Россия, Герой
|
|
Согласна с Панагеей - такое количество папок необоснованно и только затруднит вам рабочий процесс. Двух папок и двух журналов вполне достаточно (это я про вх/исх документацию) + приказы.
По поводу бухгалтерских документов. Я регистрирую счета-фактуры и товарные накладные, если они пришли почтой России или доставлены курьером. Сохраняю обязательно конверты от них. Это разрешит возможные споры относительно дат.
Счета на оплату не регистрирую, передаю сразу в бухгалтерию. |
| |
|
|
|
|
Цитата: [ Сохраняю обязательно конверты от них. Это разрешит возможные споры относительно дат.
Счета на оплату не регистрирую, передаю сразу в бухгалтерию.
Да, да, правильно, про конверты.Я их тоже обязательно сохраняю  |
| |
|
|
Жизнь прекрасна!..если правильно подобрать антидепрессанты!!!
|
| |
|
|
А у меня была несколько похожая ситуация на прошлом месте работы.До меня было 2 секретаря,одна дама бальзаковского возраста,которая вела документооборот по старинке, и молодая девчонка,проработавшая всего месяц,которая,наверное,просто не успела навести порядок.
Меня удивило,что совершенно отсутствовал журнал регистрации командировочных удостоверений.А сотрудники в командировки-то ездили...Я завела с момента свой работы.Задним числом ничего не делала!
Приказы по основной деятельности и по личному составу нумеровались все в кучу.Ужас!
Я устроилась в конце июля,довела эти журналы как были,а с начала года завела отдельные для каждого вида приказов...
Ир,может,и тебе сейчас стоит так сделать... |
| |
|
|
Very pretty girl!
|
| |
|
|
|
| Теперь все проясняется. Спасибо. И насчет счетов отдельное. |
| |
|
|
|
|
Приказав от начальства в нашей фирме я пока, кстати, не видела.
Они отдаются устно и частично на турецком. Вообще прикольное тут местечко, в другой теме порассказываю, когда время будет. |
| |
|
|
|
|
Ирина А. писал(а): Приказов от начальства в нашей фирме я пока, кстати, не видела.
Они отдаются устно и частично на турецком
Вот это да!!! |
| |
|
|
Very pretty girl!
|
| |
Глафира (гость)
|
|
Гаечка писал(а): Согласна с Панагеей - такое количество папок необоснованно и только затруднит вам рабочий процесс. Двух папок и двух журналов вполне достаточно (это я про вх/исх документацию) .
не согласна с Гаечкой. двух папок достаточно, если в год у вас три привета 2 ответа. но если переписка обширная, то формировать дела (по-вашему, папочки) следует иначе. во-первых, надо определить основные направления переписки по тематике, по адресатам и т.п. исходя из этого завести отдельно папочку "переписка с ооо ромашка за 1 кв.0000 года" или "переписка по поставке оборудования за 0000 год". чем больше признаков будет вынесено в заголовок дела (написано на корешке папочки: с кем? по какому вопросу? за какой период времени?), тем легче потом разыскать пропажу. при подобном методе хранения доков, вы имеете возможность подшить ответ к запросу, причем следует иметь в виду, что переписка зачастую может тянуться во времени. но у вас вся история бумажка к бумажке (ваш запрос - их ответ - ваши возражения-их доводы и т.д.) подколота в одном месте.
а при вашей системе как вы подошьете ответ на ваш запрос: в исходящие по смыслу не подходит, а во входящих будет одиноко без запроса болтаться. шеф попросит "дай-ка, Гаечка, мне всю переписку по такому-то вопросу" и что? будете ворошить все папки? ;)
|
| |
|
|
|
|
Ирина А. писал(а): Фирма пока небольшая, ей всего год
Глафира!А имеет ли смысл сейчас плодить пустые папки,одиноко пылящиеся на полках?
Может,пока и нет в этой турецкой фирме такой объёмной переписке по ООО Ромашка,ООО Тюльпан,ООО Роза...
Здесь бы хоть какой-нибудь документооборот нормализовать. |
| |
|
|
Very pretty girl!
|
| |
Глафира (гость)
|
|
Карина Огурян писал(а): Ирина А. писал(а): Фирма пока небольшая, ей всего год
Глафира!А имеет ли смысл сейчас плодить пустые папки,одиноко пылящиеся на полках?
Может,пока и нет в этой турецкой фирме такой объёмной переписке по ООО Ромашка,ООО Тюльпан,ООО Роза...
Здесь бы хоть какой-нибудь документооборот нормализовать.
тогда вам тот же вопрос: куда подшить ответ на запрос? и как его потом искать, когда шеф запросит "всю переписку по такому-то вопросу"? |
| |
|
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...