Оформление документов

Мисс Марпл писал(а):

Крым- это же Россия

guillotine писал(а):

В дела должны подшиваться оригиналы, а не копии.

Я не знаю как это в Украине, но в России переписка - это одна папка. В номенклатуру вносить в любом случае. У вас же оригиналы остаются.

Натуля писал(а):

Сколько писем в год примерно?

Alenka2601 писал(а):

guillotine писал(а):

В дела должны подшиваться оригиналы, а не копии.

Я не знаю как это в Украине, но в России переписка - это одна папка. В номенклатуру вносить в любом случае. У вас же оригиналы остаются.

Дело в том что раньше мы так и делали. Я регистрировала всю входящую корреспонденцию. Директор её визировал и я просто отдавала её в отделы - на кого она была отписана, а они уже подшивали в свои папки по принадлежности так-сказать. А в 2013 году у меня была проверка Госархива и тётка написала замечания, что все входящие оригиналы должны быть у меня, а в отделы должны передаваться копии. В нашей Инструкции по делопроизводству я прописала этот пункт,что в отделы для исполнения передаются копии. И начальству моему удобнее, что бы оригиналы документов были в одном месте и не терялись. Просто у нас территориально большое расстояние между зданием администрации предприятия и головным производством. Документы передаю на производство с кем придется(из наших), то-есть с тем кто едет в том направлении

Alenka2601 писал(а):

А в 2013 году у меня была проверка Госархива и тётка написала замечания, что все входящие оригиналы должны быть у меня, а в отделы должны передаваться копии. В нашей Инструкции по делопроизводству я прописала этот пункт,что в отделы для исполнения передаются копии. И начальству моему удобнее, что бы оригиналы документов были в одном месте и не терялись. Просто у нас территориально большое расстояние между зданием администрации предприятия и головным производством. Документы передаю на производство с кем придется(из наших), то-есть с тем кто едет в том направлении

Натуля писал(а):

Тогда имеет смысл переписку разбить на подразделы. Обобщить по принципу темы письма или по принципу инициатора/исполнителя. Присвоить индексы, соответственно им и подшивать исходящие вместе с входящими по дате.

Хомыч писал(а):

Alenka2601 писал(а):

guillotine писал(а):

В дела должны подшиваться оригиналы, а не копии.


А в чем проблема передавать сканы к исполнению по электронной почте?

Дело в том, что у нас не во всех ещё отделах компы стоят

Alenka2601 писал(а):

У меня три журнала: 1. Входящие от вышестоящих организаций, 2. Входящая корреспонденция,3. Входящие жалобы и заявлений (от населения).

Alenka2601 писал(а):

Дело в том, что у нас не во всех ещё отделах компы стоят

guillotine писал(а):

Да не вопрос. Просто в Российских нормативах нет заголовков "входящие" и "исходящие". Есть заголовок "переписка", в которой ответ на письмо подшивается рядом с этим письмом, что бы вся переписка по одному вопросу была вместе.

Натуля писал(а):

Alenka2601 писал(а):

У меня три журнала: 1. Входящие от вышестоящих организаций, 2. Входящая корреспонденция,3. Входящие жалобы и заявлений (от населения).

Раз у тебя уже три потока, и тебя это разделение устраивает, ничего делить не нужно.
Переименовываем:
1. Переписка с вышестоящими организациями, 2. Переписка (обзови как-нибудь, чтоб было понятно, что это все остальное, кроме п.1 и 3) 3. Переписка с населением.
И подшиваешь в папку 1 и входящие из вышест.организаций, и исходящие в вышест.организации. По дате. Ответ к запросу, желательно. Или просто по дате.
По папке 2 и папке 3 то же самое, входящие и исходящие.


И я бы не вела 3 журнала, а вела бы 1. Но это уж как тебе удобнее.

Alenka2601 писал(а):

Дело в том, что у нас не во всех ещё отделах компы стоят

Факс?