|
Управление документацией
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Таня (гость)t.stepanova@bk.ru |
| |
| Девочки, извините, что повторяюсь, очень нужна документированная процедура "Управление документацией", может есть у кого-нибудь, посмотреть образец, я в интернете уже не раз искала, что-то нашла, свою процедуру немного написала, но что дальше писать уже не знаю. Мне конкретно не сказали, о чем писать, сама догадываюсь. Надо предоставить уже на рассмотрение хоть какой-то вариант. Если можете образец дать, скиньте мне на почту, а если не можете - хоть структуру этого документа набросайте, пожалуйста, о чем речь идет, - а то мне голову снесут. |
| |
|
|
|
 кто Вам голову снесёт? |
| |
|
|
Чтобы мы видели, сколько мы переедаем, наш живот расположен на той же стороне, что и глаза.
[Раневская Ф.]
|
| |
Таня (гость)t.stepanova@bk.ru
|
|
| Руководство (шеф и его зам). Мне никуда от этого не деться, сказали - не можешь писать - увольняйся. |
| |
|
Linas[e-mail скрыт]
Россия, Петербург
|
|
ИНСТРУКЦИЯ
по документационному обеспечению управления Группы Компаний «ХХХ»
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция по документационному обеспечению управления Группы Компаний «ХХХ» (далее именуется – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними, обеспечения систематического и целенаправленного контроля за исполнением документов.
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Группе Компаний «ХХХ».
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, нормативными актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения и архивного хранения.
1.3. Инструкции по документационному обеспечению управления утверждается Президентом Группы Компаний «ХХХ».
1.4. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Группе Компаний «ХХХ» (далее Группе), должны отвечать требованиям данной инструкции.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Группе, осуществляется Секретариатом, на который возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) Группы.
II. Организация документооборота Группы
2.1. Общие вопросы документооборота
2.1.1. Движение документов в Группе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок движения документов в Группе осуществляется в соответствии со схемами документооборота для входящих, исходящих и внутренних документов, утверждаемых Руководителем Секретариата.
2.1.2. Начальным этапом работы с входящими документами является их доставка в Группу. Как правило, доставка документов в Группу осуществляется средствами почтовой и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Группу доставляются деловая корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также периодические издания. По каналам электрической связи поступают факсограммы, телефонограммы и сообщения электронной почты E-mail.
Подробнее вопросы работы с входящими документами рассматриваются в параграфе 2.2 настоящей инструкции.
2.2. Организация работы с входящими документами.
2.2.1. Прием и первичная обработка документов, поступивших в Группу, осуществляется сотрудниками Секретариата. Конверты с документами (упаковки, бандеролей, посылок и т.п.) вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично») после проверки правильности их доставки и целостности конвертов (упаковки). Ошибочно адресованная деловая корреспонденция возвращается отправителю установленным порядком. Состояние деловой корреспонденции, целостность конвертов (упаковки) которой нарушена, фиксируется в акте, копии которого высылается в адрес соответствующей службы доставки.
2.2.2. Документы, извлеченные из конвертов (упаковок) проверяются на предмет соответствия вложений сопроводительным листам (письмам). Одновременно устанавливается комплектность поступивших в Группу документов. На некомплектные документы составляется акт, копия которого высылается в адрес отправителя.
2.2.3. Документы, состояние и комплектность которых проверены, учитываются (ставятся на входящих учет). С этой целью подсчитывается количество листов в поступивших документах (в том числе в составе приложений). На документах проставляется регистрационный штамп «Входящий №». Справочные сведения о документе вносятся в журнал учета входящих документов.
2.2.4. Документы, адресованные без указания конкретного должностного лица (структурного подразделения) Группы предварительно рассматриваются в Секретариате, а затем направляются для принятия решения руководству Группы. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством Группы и не требующие такого рассмотрения.
2.2.5. Документы, адресованные Президенту и Управляющему Вице-президенту Группы (Генеральному директору), направляются ему для принятия решения непосредственно после постановки документов на учет.
2.2.6. Документы, адресованные должностным лицам (структурным подразделениям) Группы, уполномоченным вести деловую переписку, передаются им непосредственно после постановки документов на учет.
2.2.7. Документы, возращенные в Секретариат с резолюцией Президента и Управляющего Вице-президента Группы (Генерального директора или иного должностного лица, уполномоченного принимать соответствующее решение о порядке исполнения документа), передаются указанному в резолюции исполнителю (ответственному исполнителю) после учета содержания резолюции в регистрационно-контрольной форме установленным порядком. Подлинник документа, который адресован для исполнения нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), получает ответственный исполнитель, а остальные исполнителям передаются копии документа.
2.2.8.Поступивше в адрес Группы сообщения электронной почты E-mail копируются с сервера на жесткий диск принимающего компьютера, после чего распечатываются. Распечатки оригиналов электронных сообщений подшиваются в папку учета сообщений E-mail, нумеруются, после чего немедленно передаются на рассмотрение руководству Группы.
2.3. Организация работы с исходящими документами.
2.3.1. Документы, высылаемые за пределы Группы, передаются адресатам посредством почтовой и электрической связи. В отдельных случаях для доставки наиболее срочных (особо важных) документов задействуются курьеры.
2.3.2. Ответственность за содержание документов, подготовленных к отправке, несут их ответственные исполнители.
2.3.3. Ответственность за оформление документов, подготовленные к отправке, несут сотрудники Секретариата.
2.3.4. Подготовка документов к отправке почтовой связью осуществляется Секретариатом в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997 г. №1239. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с приложением расчета рассылки.
2.3.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться за пределы Группы, как правило, в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня.
2.3.6. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
2.3.7. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
2.3.8. При наличии электронной почты E-mail документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».
2.3.9. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
Запрещается передавать текст документов с пометкой «Коммерческая тайна»;
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
2.4. Организация работы с внутренними документами.
2.4.1. Проекты внутренних документов подлежат согласованию с заинтересованными должностными лицами (структурными подразделениями) Группы. Согласование проектов внутренних документов оформляется визами или посредством прилагаемого к проекту документа листа согласования.
2.4.2. Согласованные документы передаются на оформление в Секретариат Группы. Ответственный исполнитель обязан проверить правильность оформления документа.
2.4.3. Оформленный документ представляется на подпись (утверждение) Президенту или Управляющему Вице-президенту (Генеральному директору) Группы через Департамент управления делами Президента.
2.4.4. Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию и, при необходимости, на тиражирование в Секретариат (в последнем случае ответственный исполнитель обязан указать количество экземпляров документа, подлежащего тиражированию).
2.4.5. Копии подписанного документа рассылаются должностным лицам (структурным подразделениям) Группы установленным порядком.
III. Требования к подготовке и оформлению отдельных видов документов
3.1. Приказ, распоряжение (см. схему прохождения приказов, распоряжений)
3.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Группы.
3.1.2. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят Департаменты на основании поручений Президента Группы, Управляющего Вице-президента (Генерального директора), либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Департамент управления персоналом на основании соответствующих представлений. Распоряжения по Департаментам готовятся и издаются директорами Департаментов и регистрируются в Секретариате.
3.1.3. Приказы (распоряжения) подписываются Президентом Группы или в пределах полномочий Управляющим Вице – президентом (Генеральным директором).
3.1.4. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на Директоров Департаментов, которые готовят и вносят проект.
3.1.5. Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью Секретариата.
3.1.6. Проекты приказов (распоряжений) и приложений к ним визируются исполнителем и Директором Департамента, внесшим проект, Директорами Департаментов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также Юристом (по необходимости, определенной Директором Департамента управления делами Президента). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проекте приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
3.1.7. Проекты приказов (распоряжений) печатаются в стандартном формате установленной формы (приложение 1) и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
3.1.8. Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий организаций.
3.1.9.Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
3.1.10. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью Секретариата и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в Секретариат.
3.1.11. При подготовке приказов (распоряжений) следует применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше. Приказ (распоряжения) печатаются на бланке установленной формы шрифтом размером 12 через 1,5 интервала.
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Наименование организации – Группы Компаний «Гарант»
Наименование вида документа – приказ.
Дата и номер реквизиты печатаются центрованным способом.
Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака № и порядкового номера приказа, например:
15 июня 2000 г. №21; 03.07.2000 №44.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
О командировании работников организации в …
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочным интервалами и печатается от левой границы текстового поля с выравниванием по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом, приказываю, которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на распоряжениях Президента.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Приказы (распоряжения) подписываются Президентом Компании, а в его отсутствие лицо, его замещающее (Управляющий Вице – президент).
Приложение к приказу подписываются Директорами Департамента, подготовившего проект.
Подпись ставиться на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.2. Стандарт, положение, правила, инструкция
3.2.1. Стандарт (положение) принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Группы.
3.2.2. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
3.2.3. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
3.2.4. Стандарты (положения, правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Президентом; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия стандартов, положений, правил и инструкций находится в ведении Президента.
3.2.4. Порядок подготовки проекта стандартов (положения, правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
3.2.5. Текст проекта стандартов (положения, правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210/297 мм) без бланка.
3.2.6. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
3.2.7. Заголовок к тексту стандартов (положения, правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста).
3.2.8. Констатирующей частью стандартов (положения, правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
3.2.9. Основной текст стандартов (положения, правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
3.2.10. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
3.3. Протокол (см. схему прохождения протоколов)
3.3.1. Протокол – документ, фиксирующий ход и итоги совещательных, переговорных и иных подобных мероприятий. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Группы и другими организациями, на которые возложена их подготовка.
3.3.2. Ведение записей во время протокольного мероприятия, сбор материалов, подготовка текста протокола и оформление протокола, как правило, возлагается на Секретариат. Необходимость ведения протокола определяется руководителем структурного подразделения. Окончательное оформление протокола должно быть завершено не позднее, чем за 3 дня после проведения соответствующего мероприятия.
3.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или Председательствующий (фамилия, инициалы, должность);
Секретарь (фамилия, инициалы, должность);
Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших
Повестка дня
3.3.4. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
3.3.5. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается».
3.3.6. Постановление (решение) – в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
3.3.7. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
3.3.8. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
3.3.9. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Секретариата.
3.3.10. Принятие решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Секретариата.
3.3.11. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа – слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно – цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» (Об).
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы тестового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.4. Служебные письма (записки) (см. схему прохождения служебных записок)
3.4.1. Служебные письма (служебные записки) готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Группы;
как исполнение поручений Президента и Управляющего вице – президента;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма (служебные записки).
3.4.2. Сроки подготовки ответных писем (служебных записок) устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
3.4.3. Тексты ответных писем (служебных записок) должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем (служебных записок) определяются Директорами Департаментов.
3.4.4. Служебные письма (записки) печатаются на бланках установленного образца. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3.4.5. Текст служебного письма (записки), как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном и том же структурном подразделении организации-адресата (одним и тем же должностным лицом).
3.4.6. При оформлении письма на общем бланке Группы излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Организация считает…», «Компания рассмотрела…»
3.4.7. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу..», «направляю..».
3.4.8. Текст письма (записки), как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма (записки), приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма (записки). Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
3.4.9. Дата письма (записки) – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма (записки) является дата его подписания.
3.4.10. Право подписи служебных писем (служебных записок) устанавливается в положении, в том числе, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
IV. Правила оформления документов
4.1. Бланки документов
4.1.1. Документы Группы должны, как правило, оформляться на бланках или листах писчей бумаги и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210/297 мм), А5 (148/210 мм). Оформление документов производится в соответствии с требованиями ГСДОУ и ГОСТ Р6.30-2003.
4.1.2. В Группе применяются следующие бланки:
бланки с указанием наименования Группы;
бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений и т.п.);
4.1.3. Состав видов бланков, применяемых в Группе, утверждается Президентом Группы по предоставлению Секретариата.
4.1.4. Состав реквизитов документов Группы регламентируется ГОСТ Р6.30-2003.
4.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
4.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению Президента Группы. Соответствующие предложения вносятся руководителем Секретариата вместе с образцами предлагаемых бланков.
4.1.7. Адресование документа, отправляемого за пределы Группы, производится с соблюдением следующих основных правил:
при адресовании документа организации без указания конкретного должностного лица наименование адресата формулируется в именительном падеже, например: Инспекция федеральной налоговой службы;
при адресовании документа конкретному должностному лицу (за исключением руководителя) наименование предприятия – адресата формулируется в именительном падеже, а должность и фамилия получателя – в дательном, например: Государственный комитет по вопросам экологии и охраны окружающей среды. Заместителю председателя комитета А.А.Алексеевой;
при адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Генеральному директору объединения «Агропром» В.Д. Иванову
при адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например: И.П. Калинину ул. Садовая, д.5, кв.12 Киреевский р-н, г. Липки Тульская обл., 301264
4.1.8. Оформление приложений к документу производится с соблюдением следующих основных правил:
для отметки о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз.
для отметки о наличии приложения, не упоминаемого по тексту, используется следующий примерный текст:
Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.
Например:
Приложение к приказу
Президента Группы Компаний «ХХХ»
От 21.01.2000г. №15
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
V. Организация контроля исполнения документов
5.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку документа на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа ставится штамп «КОНТРОЛЬ».
5.3. Контроль исполнения обеспечивает Секретариат, который осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений Группы.
5.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
5.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших от Президента Группы или Управляющего вице – президента (Генерального Директора) - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших от организаций - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
5.6. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (далее – РКФ).
5.7. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Директора Департамента управления делами Президента, мотивированную просьбу (служебную записку) о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
5.8. Продление срока исполнения поручения Президента Группы допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае, руководители подразделений представляют Директору Департамента управления делами Президента мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения.
5.9. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
5.10. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Секретариат для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).
5.11. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только Президент Группы.
5.12. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями отчет направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии отчета через Секретариат.
5.13. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и Секретариатом, обеспечивающим контроль исполнения, все контролируемые документы.
5.14. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
5.15. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ.
5.16. Снятие документа с контроля осуществляет Секретариат. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
5.17. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
5.18. На документе проставляется дата и подпись лица, подтверждающего исполнение, а в РКФ проставляется отметка об исполнении и дата.
5.19. Руководитель Секретариата не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Группе, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования Президента Группы установленные им сроки.
VI. Порядок передачи документов на хранение в архив
6.1. Формирование номенклатуры дел.
6.1.1. Организация временного хранения документов Группы имеет целью обеспечить их сохранность, учет, систематизацию посредством формирования и ведения дел в Секретариате и их последующей подготовкой к передаче на постоянное хранение (к уничтожению) установленным порядком. Для обеспечения надлежащего порядка формирования и ведения дел в Группе разрабатывается номенклатура дел.
6.1.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Группе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
6.1.3. Номенклатура дел Группы представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться стандартами (положениями) о Группе и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел, за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Группы, их виды, состав и содержание.
6.1 5. В Группе составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 4) и сводная номенклатура дел Группы (приложение 5).
6.1.6. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (отделом), лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с Секретариатом, подписывается руководителем подразделения и представляется в Секретариат.
6.1.7. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения, и представить ее в Секретариат Группы.
6.1.8. Сводная номенклатура дел составляется руководителем Секретариата на основе номенклатуры дел структурных подразделений.
6.1.9. Сводная номенклатура дел Группы, подписывается руководителем Секретариата и утверждается Президентом Группы.
6.1.10. После утверждения сводной номенклатуры дел Группы подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.11. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Секретариата. Второй используется в Секретариате в качестве рабочего.
6.1.12. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.13. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Группы.
6.1.14. Названиями разделов номенклатуры дел Группы являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Группы.
6.1.15. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Группы. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.16. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Группе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
6.1.17. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
6.1.18. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании |
| |
|
|
Нахожусь в самом лучшем возрасте: дури УЖЕ нет, маразма ЕЩЁ нет...В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую...
|
| |
Таня (гость)t.stepanova@bk.ru
|
|
Ванилька, я уже это видела, спасибо, конечно, что откликнулась, но это не то. А у Вас в компании нет такой документации? Я вот у себя такую структуру изобразила (хотя не знаю, правильно, или нет, просто видела некоторые образцы в интернете):
1. Область применения (на что и кого распространяется)
2. Нормативные ссылки (ссылки на ГОСТы и т.п.)
3. Определения и сокращения (это понятно)
4. Структура документации (внешние и внутренние, привела типологию внутренних документов нашей фирмы)
5. Управление документацией
5.1. Управление внешней документацией (законы РФ, постановления Правительсва РФ и т.д.)
5.2. Управление внутренней документацией (вот здесь и застряла, понимаю что надо писать про регистрацию, оформление документов, и т.п. но что-то не могу начать).
Еще нужно:
Лист регистрации изменений
Лист рассылки
И еще что-то. Мне бы вот начать... потом мысли пойдут. Потому вот и прошу образец. |
| |
|
|
|
| Таня, Возмите ГОСТ ИСО Р 15489-1-2007 и от туда спишите. Я так поняла, ваше руководство увлекается модным сейчас стандартом ISO оттого и требования такие. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
Таня (гость)t.stepanova@bk.ru
|
|
Линас, это на Вашей фирме такая инструкция? Спасибо, буду изучать.
Юля, я этот ГоСТ уже изучала не один раз, общее начало я взяла,но дальше - уже надо к себе применять, вот и ломаю голову. Да, руководство мечтает пройти в этом году сертификацию, но так, чтобы не платить деньги, а заставить все сделать своих сотрудников за ту же зарплату (мол, это наши обязанности!)
Встретимся в понедельник, пока, девчата и спасибо! |
| |
|
|
|
Девчонки, а как у вас происходит взаимодействие отделов, если письмо отписано например в 2 департамента, и нужно дать ответ, кто его готовит?
Я так понимаю, они д/ пообщаться, все перетереть и 1 исп. д/ подготовить ответ, так? с кого спрашивать нуно? |
| |
|
|
Люблю людей которым нравлюсь, люблю за их хороший вкус!!!!
|
| |
|
|
|
Либо тот кто указан первым - отвественный исполнитель.
Либо оба. Смотря от текста. |
| |
|
|
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
|
| |
|
|
Jull писал(а): Либо тот кто указан первым - отвественный исполнитель.
Либо оба. Смотря от текста.
аналогично, а ещё, если письмо ооочень важное и требует незамедлительного ответа, шеф прям так и пишет: Иванову, Петрову, Сидорову предоставить инфо в срок, ответств. Иванов, и всё всем сразу понятно. |
| |
|
Linas[e-mail скрыт]
Россия, Петербург
|
|
НaТa писал(а): Девчонки, а как у вас происходит взаимодействие отделов, если письмо отписано например в 2 департамента, и нужно дать ответ, кто его готовит?
Я так понимаю, они д/ пообщаться, все перетереть и 1 исп. д/ подготовить ответ, так? с кого спрашивать нуно?
ответ тот, чья фамилия стоит первой, второй предоставляет необходимую информацию для ответа |
| |
|
|
Нахожусь в самом лучшем возрасте: дури УЖЕ нет, маразма ЕЩЁ нет...В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую...
|
| |
|
|
|
Спасибо Лапочки Мои  |
| |
|
|
Люблю людей которым нравлюсь, люблю за их хороший вкус!!!!
|
| |
Valentina[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Нижневартовск
|
|
| Посмотрите журнал Секретарь-референт №№10,11 за 2005 год, там есть статья "Новые стандарты ISO в области оформления документов. ИСО 9001-2001 "Системы менеджмента качества. Требования к документации", п.4.2.3. Управление документацией и управление записями - возможно - это то, что Вам нужно. |
| |
|
Анастасияnaspushkina@yandex.ru
Россия, Архангельск
|
|
| Добрый день!Подскажите пожалуйста что и как необходимо сделать секретарю в организации для ведения документооборота?директор хочет уйти от бумажной волокиты и делать все электронно, но до того как я сюда пришла тут не было вообще никакой регистрации документов, все сами по себе. С чего мне начать я не знаю.... |
| |
|
« Первая ← Пред.1
След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
Разделы:
Статистика форума:
Проверьте знания![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/sekretar-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://sekretar-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...
