Ассистент руководителя производственной компании: помогаем руководителю управлять производством

Должность помощника или ассистента руководителя многие кандидаты зачастую рассматривают как стартовую. Теоретически для того, чтобы претендовать на эту позицию, необходимо иметь высшее образование, иногда требуется знание одного или нескольких иностранных языков.

Между тем сегодня большинство руководителей, равно как и их подчиненные, работают в режиме многозадачности. В этих условиях руководителю важно иметь рядом с собой профессионального ассистента, способного стать его правой рукой в решении многих управленческих и оперативных задач.

Помощники топ-менеджеров, имеющие за плечами опыт работы, понимают: для того, чтобы стать профессионалом своего дела, необходимо постоянное самообразование, часто – дополнительное профессиональное образование, которое позволило бы глубже понять специфику деятельности организации и потребностей ее руководителя. Попробуем разобраться, в чем заключаются особенности работы помощника руководителя производственного предприятия.

ПРОИЗВОДСТВО ИЗНУТРИ

В широком смысле производственная компания – это компания, которая занимается производством какой-либо материальной продукции или оказанием материальных услуг (например, производство косметики, продуктов питания, строительных материалов и т.п.). Это может быть как мелкосерийное/штучное, так и массовое производство. Такое предприятие предполагает наличие производства (фабрики, завода и т.п.), управление которым напрямую и/или через начальников специализированных отделов осуществляет руководитель организации.

Производственная компания получает прибыль, выпуская определенную продукцию. Исходя из этого главная задача управления производственной компанией – обеспечить бесперебойный выпуск этой продукции, а для этого нужны ресурсы: материальные, технические, кадровые, документационные, информационные. И хотя «офисные» службы и отделы предприятия призваны лишь обслуживать производственный процесс, а основной деятельностью занимаются технические специалисты и сотрудники завода, все же роль каждого отдела и специалиста также очень значима: эффективное взаимодействие и нацеленность на общий результат ведут компанию к успеху и процветанию.

СТРУКТУРА ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Рассмотрим примерную структуру производственного предприятия и особенности организации делопроизводства и административной поддержки руководителя на примере асфальтобетонного производства. Основным видом деятельности такого предприятия является производство асфальтобетонных смесей и строительство дорог (работы по устройству дорожных покрытий, ремонт и обслуживание дорог, асфальтирование тротуаров и мостов, земляные и подготовительные работы).

НАША СПРАВКА

Асфальтобетонные смеси, или асфальтобетон, – это строительный материал из смеси щебня, песка, минерального порошка и битума. Асфальтобетон производится по определенному «рецепту», составленному в соответствии с ГОСТ или техническими условиями заказчика.

В общем виде штатную структуру производственной компании можно представить следующим образом:

• руководители высшего звена,
• руководители среднего и низшего звена,
• специалисты,
• служащие или технические исполнители,
• рабочие.

При этом в количественном соотношении рабочие завода и производители работ составляют основную часть штата организации. Таким образом, если количество руководителей составляет, к примеру, 10 человек, специалистов – 25 человек, то количество сотрудников производства и рабочих завода может достигать 200–300 и более человек.

Подробная структура асфальтобетонного производства представлена на Схеме 1.

Приведенная на Схеме 1 структура производственной компании, в данном случае – асфальтобетонного производства, является примерной. Так, если в организации нет должности директора по производству, все отделы и участки подчиняются генеральному директору компании. Если есть должность директора по производству, то производственные отделы и участки находятся у него в подчинении, а он подчиняется генеральному директору. В некоторых случаях контроль работы технических отделов и специалистов может быть передан главному инженеру, тогда в структуре организации может быть создана Служба главного инженера, в которую входят технические отделы и производственные участки.

На Схеме 1 видно, что условно всех сотрудников производственного предприятия можно разделить на «офис» и «производство» и, соответственно, на этом основании можно разделить все документы на два массива. В дальнейшем такое деление упростит процедуру архивации и поиска по документам. В особую группу необходимо выделить документы, связанные непосредственно с генеральным директором, поскольку позиция ассистента руководителя предполагает в первую очередь выполнение поручений непосредственного руководителя. В эту группу могут входить личные документы руководителя, конфиденциальные поручения, аналитические справки по горящим вопросам, а также документы особой важности.

КСТАТИ

Как правило, руководителями и сотрудниками офисных служб являются специалисты с высшим профессиональным и средним специальным образованием, в то время как рабочие и производители работ имеют среднее специальное, а зачастую только среднее образование. Это необходимо учитывать при выстраивании взаимоотношений с различными отделами, специалистами и производственными участками компании, а также организации системы делопроизводства.

Обязанности помощника руководителя производственного предприятия условно можно разделить на две группы:

1) связанные с организацией документооборота и ведением делопроизводства;

2) связанные с выполнение поручений руководителя по кругу вопросов, находящихся в его ведении, по сути – оперативная работа по плану руководителя.

Рассмотрим подробнее каждую из этих групп.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ

■ Разработка Положения о документообороте и Инструкции по делопроизводству. Прежде чем приступать к разработке этих документов, помощнику руководителя необходимо ознакомиться с особенностями каждой службы и отдела компании, изучить положения об отделах и службах, собрать максимально полную информации о видах документов, издаваемых в организации, и потребностях каждого отдела по части документационного обеспечения.

При разработке данных документов важно эффективное взаимодействие помощника руководителя и юридической службы, отдела персонала, руководителей служб/отделов, с которыми проводится согласование проекта указанных документов перед их утверждением руководителем предприятия.

■ Разработка Регламента согласования документов. Поскольку Положение о документообороте и Инструкция по делопроизводству, как правило, являются достаточно объемными по содержанию документами, необходимо разработать Регламент согласования документов в организации и прописать в нем пошаговый алгоритм согласования отдельных видов документов.

При разработке Регламента согласования документов также необходимо участие юридической службы и руководителей служб и отделов.

■ Подготовка проектов приказов и распоряжений. Руководитель дает поручения сотрудникам посредством приказов и распоряжений. Помощник руководителя готовит проекты приказов и распоряжений, оформляет их, при необходимости – проводит согласование текста приказа с юридической службой, после чего доводит приказы до сведения работников и контролирует их исполнение.

На производственном предприятии издается также ряд специфических приказов (например, касающихся вопросов экологии, сертификации продукции, связанных с деятельностью определенного производственного участка и др.). Исходя из задач и деятельности отделов, служб, участков помощник руководителя может классифицировать приказы по участкам или определенным вопросам. В последующем это облегчит подготовку аналогичных приказов, поиск приказа, поиск ответственного за исполнение приказа и т.п.

Совместно с руководителями служб, отделов, участков необходимо также определить порядок доведения приказов и ознакомления с приказами и распоряжениями руководителя сотрудников компании, занятых на производстве или на строительном объекте.

Руководитель должен быть проинформирован о ходе и результатах исполнения приказа.

■ Помощь сотрудникам в подготовке документов. Рабочие и технические специалисты часто не имеют достаточных навыков работы с офисной техникой, и одной из функций помощника руководителя является помощь сотрудникам компании в подготовке различных документов: оформление служебной записки, создание печатной или скан-копии документа, отправка информации по электронной почте.

ПРИМЕР 1

■ Организация обмена информацией и документами. В ситуации, когда часть сотрудников находится на производстве, часть – на строительном объекте, обмен документами зачастую происходит через помощника руководителя. Это приводит к тому, что у него оказывается множество оперативных документов, различных справок, чертежей, текущих отчетов, которые не требуют постоянного хранения.

Для упрощения обмена информацией и документами между отделами, участками и отдельными сотрудниками помощнику руководителя рекомендуется организовать временное хранение документов. Для этого необходимо создать отдельные дела (папки или настольные лотки) в соответствии с наименованиями участков/отделов. Лотки могут находиться в общем доступе для всех сотрудников: при отсутствии помощника руководителя на месте любой сотрудник будет знать, где ему забрать нужный документ или куда положить для передачи, к примеру, на производственный участок.

■ Обработка входящей/исходящей корреспонденции. Если на производстве нет секретаря или ответственного за делопроизводство, то помощник руководителя должен найти наиболее удобный способ передачи корреспонденции сотрудникам производства из офиса. Часто на исходящем письме требуется подпись сотрудника, который постоянно не находится в офисе. В этом случае нужно найти способ своевременно сообщать этому сотруднику о необходимости посетить офис и подписать какой-либо документ.

НАШ СОВЕТ

Для упрощения поиска, архивации и систематизации писем можно разделить журнал регистрации корреспонденции по службам/отделам/участкам.

При отправке исходящей корреспонденции, еще перед подписанием письма руководителем, необходимо оформить все приложения к письму, а если исполнитель их не предоставил, необходимо их запросить. Все приложения должны храниться вместе с исходящим письмом в папке «Исходящая корреспонденция», а в случае, если нет возможности оставить оригинал приложения, нужно сделать копию. Это особенно важно при подготовке сопроводительных писем, приложениями к которым являются налоговая отчетность, финансовые документы, договоры и приложения к ним, коммерческие предложения и расчеты, прайс-листы, сметная документация, чертежи и схемы и др.

■ Подготовка совещаний. О проведении оперативного или технического совещания у руководителя предприятия руководители отделов, производственных участков, отдельные сотрудники, приглашенные на совещание, должны быть уведомлены заранее. Поскольку большая часть сотрудников находится за пределами офиса, сообщить о проведении совещания необходимо по телефону. Если сотрудник или руководитель отдела не имеет возможности участвовать в совещании, об этом нужно сообщить руководителю предприятия до начала совещания, т.к., возможно, участие конкретного сотрудника в совещании является принципиально важным.

■ Разработка Положения о печатях и штампах. Положение о печатях и штампах в организации, как правило, разрабатывает юридическая служба, а у помощника хранится копия, чтобы в необходимых ситуациях он мог проверить наличие необходимой печати или штампа и подписи ответственного лица.

Если разработка этого документа была возложена на помощника руководителя, то нужно учесть, что зачастую производственные участки и отделы на заводе имеют свои штампы. В Положении о печатях и штампах необходимо сделать оттиск (образец) штампа, указать ответственного за хранение и использование штампа, а также виды документов, на которых он проставляется.

ОПЕРАТИВНАЯ РАБОТА ПО ПЛАНУ РУКОВОДИТЕЛЯ

■ На производственном предприятии особую важность имеют вопросы, связанные с охраной труда. Работодатель обязан заботиться о здоровье и сохранении жизни своих работников, а значит, создать для них безопасные условия труда, разработать систему управления охраной труда. За несоблюдение законодательства в области охраны труда предприятие может быть привлечено к административной и даже уголовной ответственности.

Ответственным за охрану труда на производственном предприятии, как правило, является инженер по охране труда. Он разрабатывает и внедряет систему охраны труда на предприятии, планирует мероприятия, направленные на предупреждение чрезвычайных ситуаций на производстве, проводит первичный инструктаж по технике безопасности для новых сотрудников, а также разрабатывает долговременный план вторичных инструктажей и других мероприятий по охране труда. Инженер по охране труда должен иметь специальное образование в области охраны труда и необходимые документы, дающие право обучения других сотрудников.

При получении от руководителя задания, касающегося охраны труда, помощнику нужно организовать совместную работу с инженером по охране труда.

Поскольку помощник руководителя часто оказывает помощь отделам и сотрудникам в поиске и передаче (обмене) документами и информацией, ему рекомендуется иметь копии основных документов по охране труда (положений, инструкций и др.).

Кроме того, в обязанности помощника руководителя, как правило, входит:

• регистрация и хранение оригиналов приказов, издаваемых инженером по охране труда;
• своевременное доведение содержания приказов до ответственных лиц;
• контроль сроков действия выданных сотрудникам удостоверений по охране труда и контроль сроков организации обучения для сотрудников.

■ Руководитель производственного предприятия должен также соблюдать законодательные нормы экологической безопасности, проводить исследования загрязнения воздуха, воды или почвы на территории производства, измерять уровень шума на производстве и предоставлять в органы экологического надзора соответствующие документы. В компании должна быть разработана система мероприятий, направленных на защиту окружающей среды.

Часто для решения «экологических» вопросов привлекаются профессиональные организации, которые по договору подряда берут на себя ответственность за проведение всего комплекса мероприятий, которое предписывает законодательство в области экологического надзора и охраны окружающей среды. В этом случае помощнику руководителя необходимо иметь систематизированную информацию по ходу выполнения подрядной организацией различных видов работ. Лучше всего создать для этого реестр в программе Excel со следующими графами:

• дата и номер договора;
• срок действия договора;
• предмет договора;
• наличие документов по результатам выполнения работ: справки, отчеты, проекты и др.;
• наличие актов выполненных работ;
• оплата по договору (Пример 2).

ПРИМЕР 2

Такая таблица поможет в любой момент получить четкое представление о том, как идут работы и выполняют ли подрядные организации взятые на себя обязательства. Нарушение сроков оплаты по договорам, отсутствие продленного договора, непредоставление компанией-подрядчиком необходимых документов могут иметь для предприятия негативные последствия. На основании такого реестра руководитель организации сможет своевременно дать поручения соответствующим службам: бухгалтерии – по оплате услуг компании-подрядчика, юридической службе – по подготовке нового договора или дополнительного соглашения о продлении договора и т.д. Информацию для составления реестра помощник может получить у штатного эколога производственной организации. Реестр может быть составлен совместно с экологом, т.к. контроль вопросов по экологии и коммуникация с компанией-подрядчиком находится в зоне компетенции эколога, а ассистент руководителя только контролирует основные вопросы для своевременного информирования руководства.

По поручению руководителя его помощник может самостоятельно контролировать эти вопросы и своевременно уведомлять соответствующие службы о выполнении каких-либо поручений от имени руководителя, тем самым экономя его время.

■ Продукция производственного предприятия, как правило, проходит процедуру сертификации, которая может быть обязательной или добровольной. Если компания выпускает какую-либо продукцию в соответствии с ГОСТ, то подтверждением соответствия выпускаемой продукции установленным требованиям является сертификат соответствия.

В обязанности помощника руководителя входит:

• хранение документов, касающихся процедуры сертификации продукции, выпускаемой производством;
• хранение электронных копий сертификатов соответствия на продукцию для оперативного использования руководителем, отделами и службами предприятия;
• контроль сроков действия сертификатов для своевременного продления;
• ведение реестра договоров, заключенных с органами по сертификации.

ВАЖНО!

Если сертификаты соответствия на продукцию и свидетельство о допуске к определенным видам работ не переданы на хранение в юридическую службу, помощнику руководителя рекомендуется организовать хранение оригиналов этих документов в сейфе.

НАШ СОВЕТ

Если вас заинтересовала вакансия «помощник руководителя производственного предприятия», то еще на этапе прохождения собеседования постарайтесь получить максимально полную информацию о виде производства, выпускаемой продукции, структуре компании, иерархии, о штате организации, а также об особенностях документооборота и делопроизводства, в том числе о наличии или отсутствии секретаря или делопроизводителя в офисе или на производственных участках. На основе полученной информации можно примерно представить объем работы и принять осознанное решение.

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ: ОПРЕДЕЛЯЕМ КРУГ ВОПРОСОВ

Каждый отдел производственного предприятия отвечает за свой участок работы и несет ответственность за результаты своей работы. Помощник руководителя не должен вмешиваться в работу других отделов или специалистов, однако для выполнения поставленных руководителем задач он должен понимать, с какими отделами и по каким вопросам необходимо осуществлять взаимодействие. На Схеме 2 представлен один из вариантов взаимодействия ассистента руководителя с другими отделами. Для упрощения процедуры поиска информации по поручению своего руководителя, а также для оперативного выполнения задач помощнику руководителя рекомендуется составить свою схему исходя их конкретных условий и потребностей.

Перед помощником руководителя производственной компании стоит множество задач, объем которых может кого-то испугать. Однако широкий круг задач дает возможности для обучения в процессе работы, профессионального роста, проявления инициативы, направленных на оптимизацию документооборота и профессиональную поддержку руководителя.

А.И. Данилова, ассистент руководителя, переводчик