|
В ближайшую неделю день рождения празднуют: |
Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства)Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9 (141) сентябрь 2014.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска. На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного – вполне вероятно. В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ – контроля исполнения задач по документам.
РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ
Наш словарик
Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.
Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003*. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой. Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс. Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы. Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».
Какие процессы подлежат регламентации? Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:
Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.
СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ РЕГЛАМЕНТАКак правило, регламент состоит из следующих основных разделов:
Подробнее содержание разделов регламента представлено в таблице.
ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ РЕГЛАМЕНТАК числу основных реквизитов документа относят:
Кстати
Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта.
МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАВ качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.
МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТА ДОКУМЕНТА»То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае – процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом. На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.
ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД РЕГЛАМЕНТОМРабота над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии. Утверждение регламента может производиться несколькими способами:
Пример 1 Приказ об утверждении и введении в действие
Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
ПРИКАЗ
23.07.2014 № 456-Пр
г. Москва
Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов
В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов: 1.1. Регистрация и учет документов. 1.2. Контроль исполнения документов. 1.3. Хранение и поиск документов. 2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. 1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В. 3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К. обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014. 4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Максимов Д.А. Максимов С приказом ознакомлены: Легостаев А.В. Легостаев 24.07.2014 Паршина В.К. Паршина 24.07.2014
П.А. Карпенко 23-78
Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2. Пример 2 Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»
Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
РЕГЛАМЕНТ №7
1. Общие положения 1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее – Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее – Организация). 1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации. 1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации. 1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.
2. Термины, определения, сокращения 2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения: Автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, содержащее задание. Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Задание – поручение руководителя. Задача – см. задание. Исполнитель – работник Организации, которому поручено исполнение задачи. Контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа. Ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым. Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию. Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки: – с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока; – без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение 30 дней; – без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней; – без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение 10 дней.
3. Описание процесса 3.1. Постановка документа на контроль. 3.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. 3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя. В резолюции указываются: – исполнитель документа; – срок исполнения задачи; – при необходимости – содержание задачи. 3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее – Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле». 3.1.4. Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю. 3.1.5. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении. 3.1.6. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении. 3.1.7. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции. 3.2. Выполнение задания. 3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок. 3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день. 3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи. 3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа. 3.3. Отчет о выполнении задания. 3.3.1. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи. 3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело. 3.3.3. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи. 3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа. 3.4. Формирование отчета о выполнении задач. 3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю. В отчете указывается: – общее количество поставленных задач за отчетный период; – количество выполненных задач; – количество задач с продленным сроком исполнения; – количество задач, не выполненных в срок. При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.
4. Ответственность Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.
5. Контроль Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации. *Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждены Росархивом).
Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству |
|
© 2006—2024, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт». Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное. |