Прием и регистрация документов в отсутствие СЭД

Система электронного документооборота – программа, несомненно, удобная, но доступная не всем организациям. Кто-то считает ее слишком дорогой, кто-то не видит преимуществ, а кто-то открыто «не доверяет компьютеру» и ведет делопроизводство на бумаге. Так или иначе, организации обходятся без СЭД. Эта статья о том, как в отсутствие СЭД принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию.

Прием и регистрация документа – это два независимых процесса, при этом второй не является следствием первого. Организация может принять документ, но это не означает, что она его зарегистрирует.

Если рассматривать оба процесса с точки зрения взаимодействия организации с внешней средой, то можно сделать вывод, что прием документа – внешний процесс. В нем задействованы курьер или работник организации, направляющей нам документ, Почта России (госпредприятие), организации, осуществляющие доставку корреспонденции, физические лица. А регистрация – процесс внутренний. Как именно он проходит (и проходит ли), зависит только от организации, которая принимает документы, и ее собственных правил.

ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Прием документов, как мы выяснили выше, процесс внешний и не зависит от того, использует или нет организация СЭД. Рассмотрим каналы получения корреспонденции и процесс первичного, еще до регистрации, ее рассмотрения.

Обязаны ли мы принимать документы?

Большинство писем, разумеется, мы принимаем. Это внешние коммуникации нашей организации, в которых чаще всего она, организация, сама заинтересована. Но время от времени случается и обратное. Нет такого требования в законодательстве, что одно ООО обязано принять почту от другого ООО. Во многих организациях существует «стоп-лист» – перечень проблемных контрагентов, прием почты от которых крайне нежелателен. Позиций в «стоп-листе», как правило, единицы, названия организаций и наболевшие вопросы, с ними связанные, принимающий корреспонденцию секретарь или делопроизводитель знает наизусть.

Если секретарь все же получает письмо от такой организации (чаще всего это регистрируемая корреспонденция, направляемая Почтой России), то оно передается напрямую директору, который принимает решение о его регистрации и в целом о том, как действовать в этой ситуации.

Разумеется, не принять документы от контролирующей, вышестоящей организации или государственного органа – себе дороже.

Этих инстанций в «стоп-листе» быть не должно. А сами государственные органы и подведомственные им организации, которые подчиняются Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, далее – Правила делопроизводства в ФОИВ), принимают друг от друга всю корреспонденцию.

Случаи отказа Правилами делопроизводства в ФОИВ не предусмотрены.

Каналы поступления документов

Почтой. Почту мы ставим первой в перечне каналов доставки корреспонденции, потому что это, пожалуй, единственный гарантированный способ доставить корреспонденцию адресату. Даже если отправитель находится в «стоп-листе» на прием писем, почте до этого нет никакого дела. Заказное письмо, скорее всего, будет доставлено и передано адресату под роспись. А если адресат, зная, что в почтовом отделении лежит такое «взрывоопасное» письмо, не приходит за ним, то это совсем не в его пользу.

Извлечение из Гражданского кодекса РФ

Статья 165.1. Юридически значимые сообщения

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

[…]

Нарочным. Курьерская (раньше говорили «фельдъегерская») доставка или доставка корреспонденции лично отправляющимся на деловую встречу в организацию руководителем – передача документа из рук в руки принимающей стороне. Доказывают, что документ принят:

• отметка о приеме на визовом экземпляре исходящего письма;

• подпись принимающего в книге доставки (устаревший способ, используется только курьерами).

Однако следует учитывать, что заставить секретаря или работника канцелярии чужой организации где-либо расписаться нельзя. Если проблем между организациями нет, получить эту подпись не составляет никакого труда.

По электронной почте. Самый распространенный на сегодня канал обмена информацией между организациями – электронная почта. Электронные письма бывают разными, и юридическая сила каждого из видов тоже различается. Рассмотрим виды электронных писем «по нарастающей» их юридической силы:

• обычные сообщения, десятками которых мы обмениваемся ежедневно с коллегами из своей и других организаций. Это не служебная переписка, только если в договоре с контрагентом не содержится специальное условие о том, что такие сообщения имеют юридическую силу;

• скан-копии бумажных писем (подготовленных на бланке и подписанных директором). Скан-копия равносильна факсимильному сообщению – это уже переписка, обладающая юридической силой;

• электронное письмо, подписанное усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом обмен документами, подписанными таким видом ЭЦП, стороны должны прописать в договоре. Это уже переписка в полном смысле этого слова.

Таким образом, принимать и учитывать как входящую корреспонденцию можно документы, обладающие юридической значимостью, – электронные письма, содержащие скан-копии бумажных документов, и электронные письма, подписанные усиленной ЭЦП.

По факсу. Факсимильная связь – способ доставить документ адресату, стремительно уходящий в прошлое. Недостатки факса всем знакомы: никто не поручится за качество письма, выползающего из факсимильного аппарата.

Электронные факсы (то есть документы, направляемые с компьютера отправителя при помощи специального программного обеспечения на факсимильный аппарат получателя) на российских предприятиях приживаются с большим трудом. Понятно почему: направить скан письма по электронной почте проще и быстрее, да и качество изображения лучше.

Тем не менее факсы пока живы и являются полноценным средством передачи корреспонденции. Особенно «любят» факсы государственные органы.

С сайта. В последние годы значительно окреп и уже вносит свой вклад в объем входящих документов новый канал доставки корреспонденции в организацию – обращения, направляемые с корпоративного сайта. На сайтах многих организаций есть форма обратной связи, воспользоваться которой может любой клиент.

Конечно, в первую очередь этот канал рассчитан на физических лиц. Переписка с организациями через сайт не ведется. Это не запрещено, но уважающая себя организация готовит письмо на фирменном бланке, а не втискивает информацию о себе в поля формы обратной связи.

Обращение с сайта должно иметь характерные признаки обращения гражданина в организацию – только тогда его можно считать полноценным письмом. Перечень этих признаков содержится в ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.11.2017, далее – Федеральный закон № 59-ФЗ):

Извлечение из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 7. Требования к письменному обращению

[…]

3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

Впрочем, не так уж много требуется от обращения – оно всего лишь должно быть не анонимным и содержать адрес для обратной связи.