Как подготовить документы к уничтожению и составить акт

КУДА «УХОДЯТ» ДОКУМЕНТЫ ПОСЛЕ ЗАКРЫТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ГОДА?

С началом нового года все государственные учреждения, предприятия, организации крупного, среднего и малого бизнеса и, соответственно, индивидуальные предприниматели закрывают старый и открывают новый делопроизводственный год.

На стыке двух годов нужно сделать следующее:

• закрыть завершенные делопроизводством дела за 2017 год;

• утвердить новую номенклатуру дел (или продлить, если нет изменений, номенклатуру за 2017 год);

• завести новые папки-регистраторы (типа «корона») для документов. Корешки папок следует оформить в соответствии с заголовками, указанными в номенклатуре дел. Это необходимо для четкой систематизации новых документов, их хранения и оперативного использования в текущем, 2018 году;

• завести новые журналы регистрации входящей/исходящей корреспонденции, приказов, счетов-фактур, договоров и т.д. и обновить нумерацию.

И, разумеется, обеспечить сохранность документов, закрытых делопроизводством.

Отсюда возникает вопрос: куда «уходят» папки с документами после закрытия делопроизводственного года?

• Если организация не создала архив, она все равно обязана обеспечить хранение и сохранность документов до истечения сроков их хранения. Поэтому дела, закрытые в делопроизводстве, остаются на хранении в структурных подразделениях.

• Если в организации создан архив, то туда передаются дела постоянного срока хранения, по личному составу и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Обычно дела в архив передаются не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Документы со сроком хранения менее 10 лет хранятся в структурных подразделениях.

• Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению. Структурные подразделения организации, архив организации, частные предприниматели проводят экспертизу ценности документов с целью уточнения сроков хранения документов. Документы постоянного срока хранения и по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, продолжают храниться в организации. На документы с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА УНИЧТОЖЕНИЕ «НЕ ТОГО» ДОКУМЕНТА

До 300 000 рублей! Именно такой штраф уплатит юридическое лицо, если по запросу любого контролирующего органа не сможет предъявить запрашиваемый документ по причине его утери или уничтожения (ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Поэтому нужно точно знать, какие документы и когда можно уничтожать. Просто так опустить документы в шредер или сжечь в железной бочке нельзя.

Уничтожение документов – процедура, требующая серьезного отношения. И в первую очередь создания комиссии, которая проведет экспертизу ценности документов, выделенных на уничтожение.

КАК РАБОТАЕТ ЭК И КАКИМИ НПА РУКОВОДСТВУЕТСЯ?

В крупных организациях в состав экспертной комиссии (ЭК), как правило, включают нечетное количество работников – от трех до семи человек (это связано с голосованием на заседаниях).

Желательно, чтобы в состав комиссии вошли специалисты всех основных структурных подразделений: архива организации, службы ДОУ, отдела кадров, бухгалтерии, юридической службы, цехов (если таковые имеются).

Если организация является источником комплектования государственного, муниципального архива, в состав ЭК необходимо включить представителя (куратора) государственного, муниципального или ведомственного архива.

В небольшой организации и состав комиссии будет невелик. Как вариант – делопроизводитель (секретарь), главный бухгалтер, кадровик и, возможно, юрист. В отсутствие архива и архивиста, как правило, делопроизводитель готовит и отбирает документы к уничтожению, согласовывая все вопросы с бухгалтером, кадровиком и юристом. Он же является секретарем ЭК, который оформляет протоколы заседаний ЭК и составляет акт на уничтожение документов.

Индивидуальный предприниматель отбирает документы на уничтожение, составляет акт и подписывает его самостоятельно.

Выполнить такую работу также может организация, которая специализируется на архивной обработке документов.

При отборе документов на уничтожение ЭК руководствуется следующими нормативными правовыми актами (НПА) и другими документами:

• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ);

• Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» (принят Государственной Думой 17.02.2016, одобрен Советом Федерации 26.02.2016);

• Решением Верховного суда Российской Федерации от 04.02.2015 № АКПИ14-1405;

• Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»[1] (ст. 50 «Хранение документов общества и предоставление обществом информации»);

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010);

• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 (в ред. от 28.04.2011, далее – Перечень НТД);

• Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс);

• Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015);

• Ведомственными и отраслевыми перечнями документов министерств, комитетов и подведомственных им учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Уничтожать документы до проведения экспертизы ценности запрещается[2].