Деловое письмо организации, структурного подразделения и должностного лица: бланки и оформление

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) устанавливает три вида бланков письма: бланк письма организации, структурного подразделения (совещательного, экспертного, методического органа), должностного лица. Рассмотрим каждый вид бланка и расскажем, какие требования к ним предъявляет ГОСТ Р 7.0.97-2016 и как оформлять деловые письма.

В документообороте любой организации деловая переписка – как внутренняя, так и внешняя – составляет значительный объем документов. Виды деловых писем и объем переписки определяются сферой деятельности организации. Вне зависимости от вида – от коммерческого предложения партнерам до ответа на запрос государственной структуре – письма необходимо оформлять согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Оформление писем в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 играет большую роль при формировании делового имиджа организации и может быть важным аргументом в спорах в суде с контрагентами и надзорными органами.

Письма относятся к документам, которые обязательно оформляются на бланках:

Согласно п. 6.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016 в организации могут использоваться три вида бланков:

• общий бланк;

• бланк письма (структурного подразделения, должностного лица);

• бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения, протокола).

В крупных организациях службой делопроизводства разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие приказом бланки тех или иных документов и в ряде случаев входят в состав книги фирменного стиля (брендбук).

В небольших организациях бланки документов утверждаются и вводятся в действие приказом, прописываются в положении о делопроизводстве и доводятся до сведения работников.

Для писем ГОСТ выделяет отдельные бланки. Далее рассмотрим каждый вид бланка отдельно. Но сначала разберемся с угловым и продольным, центрованным и флаговым вариантами расположения реквизитов на бланке письма.

РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ: УГЛОВОЕ И ПРОДОЛЬНОЕ, ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ

Согласно п. 6.4 ГОСТ Р 7.0.97-2016 в зависимости от расположения реквизитов и ограничительных отметок устанавливается два варианта оформления бланков – угловой (Пример 1) и продольный (Пример 2).

Каждая организация (служба делопроизводства) при создании бланков писем может выбрать, как расположить реквизиты. Это зависит и от требований государственных стандартов, и от структуры организации (наличия/отсутствия головной структуры, громоздких наименований и т.д.).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов – не более 7,5 см (абзац второй п. 3.5 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Угловое размещение реквизитов экономит до 20 % площади листа документа.

Продольное расположение реквизитов, в отличие от углового, подходит для организаций с громоздкими названиями. При этом длина самой длинной строки также регламентирована – не более 12 см (абзац третий п. 3.5 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

При выборе вида бланков необходимо учитывать эстетический вид письма. Выбрать расположение реквизитов можно, просто сравнив общий вид двух макетов.

Реквизиты служебных писем выравниваются одним из способов:

• центрованным – начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов:

• флаговым – каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов: