Как ассистенту передать дела, если он увольняется или переходит на другую должность

Повод ухода из компании может быть радостным (например, рождение ребенка либо карьерный рост) или грустным (неприятные обстоятельства либо ошибки, которые привели к увольнению). Но независимо от того, временно или навсегда вы покидаете компанию, стоит позаботиться о том, чтобы сохранить лицо и качественно передать дела преемнику. Как это сделать – расскажем в статье.

ПОЧЕМУ СТОИТ ПЕРЕДАТЬ ДЕЛА В ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ И ВСЕ РАЗЪЯСНИТЬ НОВОМУ КОЛЛЕГЕ

Увольняясь или продумывая, как передать дела, помощник должен учитывать три фактора: свою репутацию, хорошие отношения с руководителем и коллегами и профессионализм.

Готовясь к передаче дел, вы можете убеждать себя, что если вы плохо расстанетесь с руководителем и нормально не передадите дела преемнику, то вам это аукнется. Это неправильные мысли – они чреваты тем, что, как и любой нормальный человек, вы будете стремиться избежать плохих отзывов или наказания, поэтому скроете свои промахи и, возможно, даже удалите часть документов или переписки.

Намного важнее рассуждать в позитивном ключе. На кону ваша репутация и та планка качества работы, которую вы устанавливаете. Даже если вас увольняют из-за фактических ошибок, что ж, этот функционал или руководитель действительно могли не подходить именно вам. Однако это не значит, что нужно оставить о себе впечатление плохого работника и человека.

Отдельно стоит сказать об организации работы вашего руководителя – она не должна пострадать. Даже если у вас с ним не сложились отношения на личном уровне, вы, что называется, не сошлись характерами или по темпераменту, в ваших силах не дать ему возможности обвинить вас в непрофессионализме. Если вы расстаетесь хорошо, то тем более будет лучше, если после вашего увольнения он почувствует вашу заботу и профессиональный подход, а не пострадает от пробелов в календаре или потери контактов.

Помощники первых лиц имеют особую репутацию в компании среди рядовых сотрудников. Если вы не только не были друзьями, но даже не смогли наладить минимальный контакт, то просто обязаны закрыть все дела. Зачем вам репутация злой ведьмы, которая, как выяснилось после ее увольнения, еще и ужасно работала? Если вы хорошо взаимодействовали и планируете продолжить общение с коллегами после ухода из компании, то и в этом случае репутация отличного профессионала сыграет вам на руку.

Последнее по очереди, но не по значимости – контакт с новым ассистентом. Соберитесь с духом и не показывайте, как вас обидела компания или как вы только и делали, что мечтали сбежать от этого самодура! Вспомните себя, когда только пришли сюда. Новая работа была для вас новым этапом карьеры, шагом к большей зарплате, переходу в более крупную и известную компанию, с ней были связаны положительные ожидания. Вот и ваш сменщик приходит с позитивными мыслями. Его настроение вы не испортите, а вот о себе оставите странное впечатление обиженного человека, который упустил свои возможности и устроил неимоверный бардак в делах. Если новый ассистент окажется недобросовестным человеком, то при случае запросто сыграет в глазах руководителя на ваших промахах, о которых тот раньше даже не подозревал.

Сделайте все для того, чтобы после ухода к вашей работе невозможно было придраться. Наведите порядок в делах: в бумагах, на компьютере, в почте и календаре. Удалите все личное. Рассортируйте и подшейте документы, старые отправьте в архив, избавьтесь от папки «Разное» на компьютере и системно сохраните информацию в соответствующие папки на диске. Уничтожьте лишние копии, разместите оригиналы отдельно, выбросьте заметки, которые имели смысл только для вас, т.к. в них никто больше не разберется. Пусть все будет в порядке и на своих местах, командировки закрыты, отчеты сданы, печати переданы по описи и т.д.

ЧТО ПЕРЕДАЕМ И В КАКОЙ ФОРМЕ

Новому ассистенту пригодится решительно все, чем вы готовы с ним поделиться: где на кухне лежат вкусные печеньки, как найти начальника транспортного цеха, когда тот скрывается от руководства, притворяясь больным. Босс понимает, что новому человеку потребуется время на адаптацию, но это не значит, что его будет слишком много.

Передайте не только данные и документы на физических носителях. Подробнее расскажите о своем функционале и сотрудниках, которые помогают вам в различных ситуациях. Пусть у нового человека не останется вопросов о том, как все было устроено при вас. Если он захочет что-то изменить на свой вкус, то будет знать, с кем это обсудить, кроме руководителя.

Документы

Составьте опись документов, которые физически находятся у вас, и передайте их новому сотруднику, который займет ваше место или будет замещать до появления другого ассистента. Личные документы руководителя передавайте только с его разрешения. Вот примерный список того, что стоит включить в опись.

Оригиналы документов:

• официальные письма, приказы, распоряжения, протоколы и т.п.;

• договоры, тендерные листы, платежные поручения и т.п.;

• визитки с контактами руководителя;

• доверенности, личные документы руководителя и членов семьи;

• нотариальные копии личных документов;

• документы на транспортные средства, недвижимость;

• документы на личные сим-карты руководителя и членов семьи.

Копии и распечатки документов:

• тематические папки с копиями или распечатками по проектам;

• таблица памятных данных, дней рождений и подарков за предыдущие годы;

• карты, чертежи и т.п.;

• копии протоколов, решений;

• копии документов из поездок;

• копии персональных документов руководителя и его семьи.

Если у вас находятся документы не только за период, когда вы работали в компании, но и до этого, стоит уточнить, что уже можно сдать в архив или на уничтожение. Если важно хранить документы за все годы, отметьте это в описи (см. Пример).

Данные на электронных носителях

Что касается электронных документов, резервных копий файлов из программ, которыми вы пользовались, списка рабочих контактов, логина и пароля для доступа в вашу рабочую почту, календаря вашего и руководителя и т.п., можно сделать формальную опись либо в свободной форме написать, что где лежит и в какие моменты бывает нужным.

Составьте список программ, в которых вы работаете, с описанием действий в них. Небольшого комментария будет достаточно, его можно написать или дать устно. Системный администратор создаст новому сотруднику аккаунты во всех необходимых программах и откроет доступ к вашим учетным записям, например к почте и заметкам. Продумайте автоответ и почистите заметки.

Список программ и задач, которые в них выполняет ассистент:

1. 1C: Делопроизводство:

• согласовывать документы за руководителя (обсуждать с ним решения по телефону);

• проверять лист согласования перед подписью оригиналов.

2. Evernote:

• вести записи по проектам совместно со вторым ассистентом;

• записывать личные данные о семье и домашнем персонале.

3. 1C: Предприятие ООО «Ромашка»:

• проверять статус оплат по данному юридическому лицу.

4. SAP:

• проверять контрагентов;

• проверять согласование оплат.

5. Доступ к MS Outlook руководителя:

• отклонять за него встречи;

• отправлять приглашения на встречи от его лица;

• вести контакты;

• давать краткие ответы на письма (по указанию руководителя).

Документы в электронном виде, о которых следует сказать новому ассистенту после согласования с руководителем:

• таблицы с контактами, взятыми из визитных карточек;

• таблицы с контактами руководителя, его семьи;

• таблицы с контактами домашнего персонала: охраны, водителей, горничных, массажистов, инструкторов, персональных врачей и т.п.;

• данные о финансах, налогах и все, что с ними связано (договоры аренды, услуг, займов и т.п., оформленные лично на руководителя, платежные поручения, счета и др.).

ФУНКЦИОНАЛ И РУТИННЫЕ ДЕЛА

Даже если у вас обычный функционал и вы его обсуждали с новым сотрудником на собеседовании, стоит подробно рассказать, что и как нужно делать, с кем контактировать в отделах и приемных партнеров.

Если вы чувствуете ревность и хотите, чтобы новый человек самостоятельно во все вникал, это ваше право, он разберется сам. Но вспомните, что мы говорили выше о вашей профессиональной репутации и человеческих качествах, которые запомнятся не с самой выгодной стороны.

Продуктивнее будет позволить новому сотруднику начать работать, пока вы еще на месте и можете ему подсказать. Предоставьте перечень всего, что делаете сами, а какие функции выполняют отделы. Расскажите, как в вашей компании принято передавать поручения босса (по телефону, в электронном письме с копиями линейному руководителю, по старинке на бланке для поручений или через сообщение в WhatsApp или в группе в Telegram и т.д.), кто ведет документооборот по командировкам (ассистент или сотрудник бухгалтерии), как устроена система бронирования переговорных (секретари с основного ресепшен или вы, делается это в календаре, специальной программе или журнале), как связаться с кадровиком, который работает удаленно, и многое другое.

Составьте список повторяющихся дел и дайте контакты тех, с кем вы общаетесь по этим вопросам.

ПРЕДПОЧТЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ И ЧЛЕНОВ ЕГО СЕМЬИ

Все мы любим постоянство в том, что нас окружает: ключи – на полочке в прихожей, зарядка от ноутбука – в верхнем ящике тумбочки, стикеры – определенной марки и цвета. Эти простые вещи делают мир дружелюбнее, а наше пребывание дома и на работе – комфортнее. Ваш руководитель не исключение. Даже если он увлекается самыми экстремальными видами спорта и делает рискованные инвестиции, наверняка предпочитает, чтобы у него дома на кухне, на даче, в машине и в офисе была одна и та же марка питьевой воды, газеты на рабочем столе лежали слева, а документы на подпись – справа, он пьет черный кофе с одним куском сахара и не принимает посетителей до 10:30. Пусть все так и будет!

Офисный комфорт

Передайте новому человеку информацию обо всем, что любит ваш руководитель, о том, как все устроено на работе и по пути на нее. Даже если вы бизнес-помощник, то наверняка знаете о своем руководителе много личного. Он предпочитает кактусы или фикусы, ходит на обед один или ездит на бизнес-ланчи, проводит важные встречи в утреннее время или вечернее и т.п.

Домашний комфорт

Если вы личный помощник, то, скорее всего, храните всю информацию о магазинах, любимых брендах одежды и обуви, спортивного инвентаря и много другого не только своего руководителя, но и членов его семьи. Может ли новый ассистент найти магазин Adidas в Москве? Надеемся, что да. Знает ли он, какие именно кроссовки этой марки и какого размера и цвета вы покупаете своему руководителю раз в год? Наверное, нет.

У вас есть база данных всего, что делает дом вашего руководителя домом. Вы можете связаться с декораторами, которые подобрали ту самую ткань для штор в гостиную и привезли ее из Италии в чемодане, чтобы не ждать доставку три месяца, а также с реставратором, который раз в год в отсутствие семьи мастерски превращает лаковую мебель со сколами в совершенно новую.

Вы задаете тон работе горничных и нянь, раз в год заказываете для них форму у того самого портного. Знаете, когда вносить удобрение на газон во дворе дома вашего руководителя и куда за ним отправить водителя. Вам известны любимые ароматы всей семьи для каждой комнаты, какие коврики перед входной дверью они предпочитают и еще миллион тонкостей.

Комфорт в поездках

Обсудите с новым ассистентом каждую ситуацию: от любимого места в самолете до того, куда должны выходить окна спальни на вилле где-то на островах.

Информация о путешествиях руководителя и его семьи:

• данные бонусных карт авиакомпаний и групп отелей;

• любимые места в самолете;

• любимые отели;

• данные загранпаспортов и визы;

• анкеты предыдущих обращений за визой США;

• температура воды в бассейне;

• любимые направления в зависимости от времени года;

• предпочтительный тип трансфера;

• в каких аэропортах нужен ВИП-зал;

• на какие расстояния возможен трансфер вертолетом;

• какие игрушки берут дети в дорогу;

• какие виды спорта предпочтительны в поездках.

Хобби, спорт, медицина, SPA

Прежде чем передавать информацию о сферах развлечений и медицинских услуг, необходимо посоветоваться с руководителем, будет ли он наделять нового ассистента этим функционалом. Возможно, будет достаточно в целом обрисовать предпочтения руководителя и членов его семьи.

ЧТО БУДЕТ ПОСЛЕ: ОБОЗНАЧАЕМ КОМФОРТНЫЕ ДЛЯ СЕБЯ УСЛОВИЯ

Передача дел – это своего рода ритуал расставания. Вы заканчиваете начатое, передаете текущие нерешенные вопросы другому человеку и больше не общаетесь либо никогда, либо по данному функционалу, если переходите на другую должность в компании. Чтобы не остаться сидеть на двух стульях, особенно если вам этого совсем не хочется, важно проговорить с руководителем, кадрами и новым ассистентом детали вашего расставания.

Приемлемые сроки завершения работы

Сразу договоритесь, что после заявления об уходе вы столько-то недель исполняете свои обязанности, потом такое-то время находитесь в оплачиваемом отпуске с возможностью вам звонить. Не стоит рвать все связи и бежать от старого рабочего места, как от чумы, если, конечно, за вами не водится таких огромных проблем, что, получив трудовую книжку, вы сразу сядете в самолет в неизвестном направлении с билетом в один конец.

Если вам уже нашли замену, то тут все просто. Вы отрабатываете две недели или несколько дней, передаете дела и на остальные дни берете отпуск. Если же вас не хотят отпускать, но вы решили, что работа в этой компании вам больше не подходит, а замена никак не находится, нужно принимать волевое решение. И в этом случае качественная передача дел сыграет вам на руку.

На связи или нет?

Обязательно обозначьте границы для общения после увольнения. Если вы не против быть на связи постоянно, то со временем (это может быть неделя или год, кто знает) потребность в том, чтобы преемнику было необходимо у вас что-то спрашивать, отпадет сама собой. Однако если вам нужно приступить к делам на новом месте, уйти в декрет или просто нет желания больше вспоминать прошлую работу, обговорите срок, на протяжении которого готовы помогать с решением вопросов, и в какое время доступны.

Кому передать дела, если замена еще не найдена?

Если вы уходите по собственной инициативе, есть вероятность, что в силу личных обстоятельств вы не сможете дождаться, когда вам подберут замену. Рекрутеры будут не сильно спешить, руководитель будет долго рассматривать кандидатов, а может быть и так, что через честные две недели отработки вам нужно будет оказаться на другом конце света!

В такой ситуации важно грамотно и детально оформить передачу дел. Для этого вам нужно составить опись (описание всего, о чем говорилось выше) и отправить на почту руководителя и его заместителя, приложив распечатки к оригиналам документов, чтобы ваш последователь точно получил описание хотя бы на бумаге.

КАК ПРИНИМАТЬ ДЕЛА НА НОВОМ МЕСТЕ РАБОТЫ

Не сомневаемся, что ваше решение об уходе будет взвешенным и вы не пожалеете, что покинули компанию. Не забывайте, что на новом месте работы вы окажетесь в положении вашего преемника.

Может сложиться отличная ситуация: вам передадут дела так же качественно и продуманно, как их передали вы. Но может быть и по-другому – ваш предшественник кое-что передал и объяснил, однако толком ничего не понятно. А может быть и так, что ассистент до вас давно уволился и вообще ничего, кроме документов, на полках не оставил.

В первом случае вы счастливчик! Поблагодарите коллегу и пожелайте всего наилучшего!

Во втором случае вам можно только посочувствовать. Беритесь за дело! Вам срочно нужно разобраться, как все устроено, а если не получится – разработать и внедрить свою собственную систему.

В последнем случае все средства будут хороши. Любой источник информации вам в помощь. Проведите с руководителем короткую встречу и обсудите вопросы ближайшего будущего и его комфортного пребывания на работе и дома (если это необходимо). Далее знакомьтесь с коллегами и – действуйте! У вас все получится!