Категории приказов

Примечание к таблице

Распоряжение – это вид распорядительного документа, который Словарь ВНИИДАД определяет как: 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов; 2) то же, что и приказ.
Приказ и распоряжение могут одновременно существовать в организации, но их нужно уметь различать. Самое простое отличие – тот, кто подписывает документ. Генеральный директор оставляет только за собой право издавать приказы, а другим топ-менеджерам для решения их вопросов может делегировать право издавать распоряжения. При этом каждое распоряжение распространяется только на структурные подразделения, подчиненные издавшему его руководителю. Если генеральный директор считает, что топ-менеджеры не могут издавать собственные распорядительные документы, то в организации остается либо приказ, либо распоряжение, подписывать которые имеет право только шеф. Чего точно не стоит делать – издавать генеральному директору и приказы, и распоряжения, не видя разницы между ними.

Приказы по основной деятельности, присланные для сведения (не для исполнения!), хранятся до минования надобности. В 100 случаях из 100 это копии приказов вышестоящих, контролирующих органов, органов власти и т.п. К приказам по основной деятельности организации они не имеют отношения и в соответствующее дело не подшиваются.

Сноска «**» в Перечне 2010 означает, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. Другими словами, если ликвидируется организация-«неисточник», то комиссия из госархива теоретически может заинтересоваться ее приказами по основной деятельности и даже принять некоторые из них на постоянное хранение, но это происходит крайне редко.

Срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет[3]. Фактически это означает, что организация-«неисточник» имеет право уничтожать документы с постоянным сроком хранения через 10 лет. Пользоваться этим правом или нет, руководитель организации решает сам.

Отметка ЭПК означает, что при ликвидации организации экспертно-проверочная комиссия госархива изучит приказы по личному составу и, возможно, примет не все. Известны случаи, когда архив принимал только приказы о приеме, увольнении и переводе работников ликвидируемой организации.

Срок хранения приказов по личному составу «75 лет» изменен в 2016 году. Он составляет 50 лет, если приказ датирован после 01.01.2003, и 75 – если до 01.01.2003[4]. Почему-то эти изменения до сих пор не отражены в Перечне 2010.

Соблюдать деление на три категории приказов необходимо в силу нормативного характера Перечня 2010. Мы пойдем дальше и рассмотрим, какие виды приказов встречаются внутри каждой из категорий (Схема). Это поможет секретарю оптимизировать систему создания и хранения приказов организации.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы-ЛНА и приказы, утверждающие ЛНА

Этот вид приказов содержит управленческие решения регулярного характера. Прекращение этих решений происходит:

• в специально оговоренный срок;

• при их отмене другим приказом;

• при ликвидации организации. К ЛНА организации относятся положения, инструкции, правила, регламенты, порядки и еще ряд документов. Но и приказ может быть ЛНА. Для этого он должен отвечать следующим критериям:

• издаваться в установленном порядке;

• содержать нормы и правила;

• быть обязательным для определенного круга лиц;

• быть созданным с целью неоднократного применения.

Приказы-ЛНА предназначены для оптимизации небольших процессов или назначения ответственных за разные стороны корпоративной жизни. Часто молодые организации, в которых бизнес- и производственные процессы только начинают оформляться, регламентируют их приказами, а не инструкциями или положениями. Например, если системы делопроизводства еще нет, а вести учет документов необходимо, издается приказ о регистрации документов (Пример 1).

Приказы, утверждающие ЛНА, всегда имеют приложение – тот документ, который утверждают. Это – неотъемлемая часть приказа, и она будет храниться вместе с ним, невзирая на объем. Поэтому, создавая ЛНА, нужно позаботиться о «контрольном» экземпляре. Он отправится в дело «Приказы по основной деятельности» вместе с утверждающим приказом.

К СВЕДЕНИЮ
ЛНА утверждается приказом только в тех случаях, когда утверждение сопровождается другими связанными с этим решениями, например если необходимо разделить во времени утверждение документа и введение его в действие (Пример 2). Отсрочка может быть связана с необходимостью ознакомить работников с ЛНА под подпись или провести обучение. Если можно утвердить и одновременно ввести ЛНА в действие или это ЛНА на определенный год (номенклатура дел, график отпусков), то достаточно личного утверждения документа первым лицом. Приказ в таких случаях не требуется.