Какое это счастье – быть грамотным!

В прошлой статье[1] мы рассказали о том, как склонять фамилии, с какой буквы писать название организаций, рассмотрели правила написания числительных и др. Из этой статьи вы узнаете, какие устойчивые обороты используются при составлении писем-запросов и ответов на них, какие правила правописания необходимо соблюдать при этом, а также какие требования по правописанию закрепить в инструкции по делопроизводству.

Начинающие секретари часто впадают в состояние, близкое к панике, если необходимо написать письмо, запрос или ответ на запрос другой организации. Достаточно просмотреть несколько профессиональных форумов, чтобы понять, что эта тема вечна.

Каждый документ подобного рода уникален, но в то же время они все состоят из определенного набора фраз, применяемых от случая к случаю. Опытные делопроизводители всегда помогут новичку, даже не зная специфики работы его компании или после незначительных уточняющих вопросов. Часто это выглядит почти как волшебство, но на самом деле все проще, чем кажется.

Устойчивые языковые обороты позволят вам четко, ясно и однозначно излагать цели, мотивы и причины создания документа, грамотно формулировать просьбы, отказы и др.

УСТОЙЧИВЫЕ ОБОРОТЫ В ПИСЬМАХ-ЗАПРОСАХ И ОТВЕТАХ НА НИХ

Как оформить обращение?

В письмах, в отличие от распорядительной документации, применяются так называемые формулы обращения – фразы, призванные привлечь внимание адресата и установить с ним контакт.

Обращение размещается отдельной, первой строкой, перед основным текстом документа. Как правило, выравнивается по центру. Фразу-обращение завершает восклицательный знак, делая фразу эмоционально насыщенной и подчеркивая особое значение, придаваемое автором данному вопросу.

В формуле обращения допустимо использовать:

• имя и отчество адресата или его фамилию (например: «Уважаемая Виктория Сергеевна!», «Уважаемый господин Петров!»);

• его должность (например: «Уважаемый господин Директор!», «Уважаемый господин Председатель!»);

• собирательное наименование группы лиц (например: «Уважаемые господа!», «Уважаемые акционеры!»).

Если письмо адресовано высокопоставленному должностному лицу (президент, министр, губернатор и т.д.), то слово «уважаемый» допускается заменить на «глубокоуважаемый» или «многоуважаемый» (например: «Глубокоуважаемый господин Губернатор!»). В этом случае указывается только должность, без фамилии, имени и отчества лица.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
В обращении по должности ее наименование пишется с прописной буквы. В обращении по фамилии инициалы не указываются («Уважаемая госпожа Иванова!»).

Какой должна быть первая фраза?

Первой фразой следует обозначить цели, причины или мотивы, побудившие к созданию письма. Вам пригодятся следующие языковые формулы:

• «В целях…». Например:

• «Во избежание…». Например:

• «В связи с…». Указать можно любую действительную причину. Например:

• «Ввиду…». Например:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Предлог «ввиду» пишется слитно, если имеет причинное или следственное значение и может быть мысленно заменен предлогом «из-за» без потери смысла фразы. Предлог «ввиду» требует от существительного родительного падежа – «ввиду (чего?)».

• «Вследствие…». Например:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Предлог «вследствие» пишется слитно, если выражает причинные или следственные отношения и, подобно предлогу «ввиду», может быть мысленно заменен предлогом «из-за» без потери смысла фразы. Предлог «вследствие» также требует родительного падежа – «вследствие (чего?)».

• «По причине…». Это синоним словосочетания «в связи с…». Рекомендую иногда применять синонимические конструкции, чтобы оживить формальный язык деловых писем. Например:

• «Для (чего-либо)». Конструкция также является синонимической для конструкции «В целях…». Например:

• «В ответ на…». Применяется в письмах-ответах. Как правило, содержит ссылку на какой-либо поступивший документ или обращение. Обычно в этой фразе указывается исходящий номер и тема письма (если они есть), ответом на который является данное письмо. Например:

Отвечать можно не только на письменные запросы, но и на электронные, телефонные обращения. В таком случае надлежит ссылаться на дату, время (в редких случаях) и тематику поступившего запроса. Например:

• «Согласно…». Данная форма применяется при ссылке на какое-либо событие, документ, содержащий договоренности (например, протокол о намерениях, заключенный договор, дополнительное соглашение, приложение или спецификация к договору), законодательный акт (постановление правительства, федеральный закон). Например:

В редких случаях можно ссылаться на устную договоренность. Например: «Согласно устной договоренности, достигнутой в результате визита делегации ОАО “ЭСПЗ” на Международный форум по сталелитейной промышленности, проходивший в Екатеринбурге в апреле 2018 года…». Советую избегать подобных формулировок, содержащих утверждения, от которых другая сторона может отказаться, и в этом случае вам будет нечего им предъявить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Предлог «согласно» требует дательного падеж – «согласно (чему?)».

• «В порядке…». Оборот применяется в значении «в целях», «по причинам». Например:

Как сформулировать ответ?

Иногда необходимо написать ответ, содержащий подтверждение или отказ в какой-либо просьбе, запросе или предложении. Наиболее подходящей и широко употребительной шаблонной конструкцией является следующая: «В ответ на ваш запрос [исходящий номер и дата запроса] сообщаем, что…». Данная фраза может носить смысловую окраску как подтверждения, так и отказа. Например:

Или

В последнем примере содержится и информирование, и мотивированный отказ в удовлетворении просьбы о переносе сроков.

Если запрос поступил без исходящего номера и даты, то их не нужно указывать в ответе.

Как сформулировать уведомление или извещение о чем-либо?

Это самый простой вариант формулировки: «Настоящим письмом сообщаем/ уведомляем/извещаем/информируем/доводим до Вашего сведения…». Далее необходимо указать информацию, которую нужно сообщить адресату. Например:

Как сформулировать обещание или предоставить гарантии?

В деловом обиходе широко распространены так называемые гарантийные письма – документы, выражающие волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия (чаще всего перечисление денежных средств) в пользу другой стороны сделки.

К СВЕДЕНИЮ
Гарантийные письма оформляются на бланке организации и заверяются личной подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, после чего скрепляются мастичной печатью организации.

В гарантийных письмах или письмах-обязательствах применяются следующие языковые формулы:

• «Настоящим письмом гарантируем, что…». Например:

• «Обязуемся…». Например:

Как сформулировать приглашение или просьбу?

Часто нам приходится писать и рассылать приглашения или просьбы о чем-либо. Это, как правило, достаточно краткие сообщения, в которых после фразы-обращения можно написать:

• «Приглашаем представителей Вашей организации…». Например:

• «Просим [о чем именно]…». Например:

Иногда для усиления эффекта добавляют слово «убедительно»:

Как завершить письмо?

Завершить письмо можно с помощью следующих языковых формул:

• «Надеемся на…». Например:

• «Заранее благодарим за…». Например:

• «Убедительно просим…». Например:

• «С уважением…». Эту формулу вежливости стоит написать после выражений надежд и благодарностей. Она располагается непосредственно над указанием должности и подписью. Например:

С ЗАГЛАВНОЙ ИЛИ СО СТРОЧНОЙ БУКВЫ ПИСАТЬ МЕСТОИМЕНИЕ «ВЫ»?

Вопрос не такой уж и легкий, как кажется. Приведу разъяснение на этот счет, предоставленное выдающимся советским языковедом Д.Э. Розенталем в 1967 году в ответ на запрос одного из читателей: «Закрепилось такое положение: прописная буква в словах Вы, Ваш и т.д. пишется только при обращении к одному лицу (физическому или юридическому), при этом обычно в личной переписке». Это разъяснение было им включено в словарь-справочник «Прописная или строчная?» в следующей формулировке: «При обращении к одному лицу в официальных документах и личных письмах местоимения Вы и Ваш пишутся с прописной буквы как форма выражения вежливости: Сообщаем Вам...; В ответ на Ваш запрос...; Прошу Вас... При обращении к нескольким лицам или к неопределенному множеству лиц эти слова пишутся со строчной буквы: Уважаемые Анна Петровна и Сергей Львович, удовлетворяя вашу просьбу, посылаю вам...; Дорогие телезрители, сегодня вы увидите фильм...».

Более радикальных правил предлагает придерживаться в этом вопросе известный дизайнер Артемий Лебедев в § 165 своего «Ководства»[2]:

Мне ближе позиция Д.Э. Розенталя.

ОТ КАКОГО И К КАКОМУ ЛИЦУ В КАКОМ ЧИСЛЕ ОБРАЩАТЬСЯ В ПИСЬМЕ?

Ответ можно найти в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). В письмах используются формы изложения (п. 5.18):

• от первого лица множественного числа («просим направить...» и др.);

• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает...», «общество считает возможным...»);

• от первого лица единственного числа («считаю необходимым...», «предлагаю рассмотреть...»), если письмо оформлено на бланке письма должностного лица.

Обращаться нужно к множественному числу второго лица, применяя правила написания местоимения «вы», указанные в предыдущем разделе: «Сообщаем вам…», «Уведомляем вас…», «В ответ на Ваше заявление…».

С ПРОПИСНОЙ ИЛИ СО СТРОЧНОЙ БУКВЫ ПИСАТЬ НАЗВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ?

С заглавной буквы пишутся:

• первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, различных международных соглашений и договоров, документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений. Например:

• название документа, составляющего одно целое с заголовком документа. Например:

• названия документов (и понятий) при повторном упоминании в текстах многостраничных документов при условии, что в документе было сделано соответствующее уточнение. Например:

Со строчной буквы пишутся:

• названия проектов законодательных актов. Например:

• названия документов, содержащие в себе заголовок, заключенный в кавычки и не относящийся к категориям документов, указанных выше. Например:

• предшествующее названию документа сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивший данный договор или соглашение. Например:

КАК ПИСАТЬ УЧЕНЫЕ СТЕПЕНИ, ВОИНСКИЕ И ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ?

Правила написания сведены в Таблицу.

КАКИЕ ПУНКТЫ ПО ПРАВОПИСАНИЮ ВНЕСТИ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Предположим, вы прочитали эту статью, запаслись справочниками, пособиями – и документы, созданные вами, поднялись на качественно новый уровень. Когда к вам попадет документ, составленный неправильно, у вас начнется резь в глазах от многочисленных ошибок, а потом появится зуд в руках от желания порвать этот безграмотный опус в клочки! «Как предотвратить столь трагичные последствия всеобщей безграмотности для отдельно взятой организации?» – спросите вы. Выход есть: внесите требования к оформлению документов в инструкцию по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству – это организационно-нормативный документ, устанавливающий общие требования к порядку создания, согласования, утверждения и оформления документов в организации.

Инструкция по делопроизводству – это достаточно сложный многостраничный документ, составленный на основе правил русского языка и требований государственных и отраслевых стандартов. На его качественное составление могут уйти месяцы кропотливой работы, особенно если эта работа для вас в новинку. Кроме того, наличие инструкции по делопроизводству в организации не является обязательным.

О том, как создать инструкцию по делопроизводству, написано множество статей и рекомендаций. Хочу обратить ваше внимание на несколько важных, на мой взгляд, моментов:

1. Один из основных нормативных документов для составления инструкции по делопроизводству – ГОСТ Р 7.0.97-2016 – носит рекомендательный характер, а правила русского языка обязательны к применению. Поэтому при составлении инструкции сначала нужно придерживаться правил русского языка, а потом на них накладывать требования данного ГОСТ.

2. Поскольку ГОСТ Р 7.0.97-2016 носит рекомендательный характер, то вы вольны допустить незначительные отклонения от его требований, если это необходимо. Например, вы можете выбрать удобную для себя форму записи дат в тексте документа, также размер и тип шрифта из тех, которые отвечают требованиям данного ГОСТ.

3. Не обязательно описывать в инструкции по делопроизводству все нюансы создания документов. Достаточно будет наиболее общих требований, на которые обращает внимание ГОСТ Р 7.0.97-2016. Возможно, потребуется подробно описать моменты, свойственные именно вашей организации, даже если они в ГОСТ описаны неполно.

4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 не единственный нормативный документ, который нужно принимать во внимание, создавая инструкцию по делопроизводству. Не ленитесь искать справочную и подтвержденную информацию из других источников.

5. Инструкция по делопроизводству утверждается приказом по организации и обязательна для исполнения всеми подразделениями и всеми работниками этой организации. То есть наличие на предприятии должным образом составленной и утвержденной ИД дает вам право на законном основании делать замечания и возвращать документы на доработку их авторам. А на особо нерадивых составлять докладные.

В инструкцию по делопроизводству необходимо включить следующие пункты:

1. Правила написания названий структурных подразделений организации, а именно: какие слова писать с прописной буквы, а какие – со строчной и каковы формы их краткого наименования. Например:

2. Правила написания должностей[3]. Например:

3. Правила написания заголовка к тексту различных видов документов[4]. Например:

4. Требования относительно того, от какого лица излагать текст в различных видах документов. Например:

5. Допустимые в тексте общеупотребительные и принятые в организации специальные сокращения[5].

6. Правила написания официальных наименований, числительных, дат, единиц измерения[6].

7. Правила написания сумм и денежных единиц[7].