Оперативное хранение документов в структурных подразделениях организации

В статье расскажем, как осуществляется оперативное хранение документов «на местах» – в структурных подразделениях, где документы создаются или куда они поступают.

КТО ОТВЕЧАЕТ ЗА ХРАНЕНИЕ?

Оперативное хранение документов – это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Всю ответственность за свое подразделение, в том числе за хранящиеся в нем документы, несет начальник этого подразделения. Обязанности по обеспечению сохранности документов и по ведению документооборота отдела в целом начальник может делегировать кому-то из подчиненных. Обычно это личный секретарь или кто-то из других работников, если у начальника нет секретаря.

Возложение обязанностей оформляется приказом по основной деятельности «О назначении ответственного за делопроизводство» или более конкретным 
 «О назначении ответственного за оперативное хранение документов» (Пример 1). К первой формулировке прибегают, если на работника возлагают обязанности не только по упорядочению и хранению документов отдела, но и по другим процессам делопроизводства: созданию документов, обороту, контролю  исполнения и т.д. Ко второй – если от ответственного требуется только хранение.

Если кто-то из работников уже является ответственным за делопроизводство, составлять отдельный приказ о хранении не нужно.

Подчеркнем, что ответственный занимается именно оперативным хранением, то есть «ведет» документы только до передачи в архив или уничтожения. По всем вопросам, касающимся хранения документов, работник обращается к секретарю первого лица, начальнику канцелярии или другому коллеге, чьи обязанности – обеспечивать хранение документов всей организации. Для краткости и чтобы не путаться, далее в статье будем называть такого работника «архивариус».

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Основа эффективного хранения документов и в компании в целом, и в каждом из ее структурных подразделений в частности – номенклатура дел.

Напомним, что ежегодно руководитель организации утверждает номенклатуру дел на следующий календарный год. Это происходит, как правило, в декабре. До наступления нового года архивариус распределяет по отделам номенклатуры дел структурных подразделений с оформленным на них грифом утверждения (Пример 2).

Ведение дел подразделения в соответствии с номенклатурой дел означает, что после завершения документа делопроизводством он подшивается в соответствующее дело. Делать это нужно не раз в неделю или в месяц,  а немедленно.

Дела структурных подразделений хранятся чаще всего в папках-регистраторах. Для каждого дела должна быть заведена отдельная папка. Впрочем, если дело очень «маленькое», то есть документов в нем единицы, допускается помещать в одну папку несколько дел с одинаковым сроком хранения. Главное, чтобы документы двух или нескольких разных дел были отделены друг от друга. Папки с документами (дела) подписываются. На корешок выносится заголовок дела и его индекс по номенклатуре дел на текущий год. За этим нужно следить, ведь папка пригодна для использования многие годы, за это время может поменяться и заголовок дела, и индекс.