Переписка с работником: как все сделать правильно. Переписка при приеме и увольнении. Часть 1

Обычно работник и работодатель для решения кадровых вопросов и оформления документов по личному составу встречаются лично. Работник приходит в отдел кадров работодателя, где с ним документально оформляются трудовые отношения: работник заключает или расторгает трудовой договор, пишет заявления и т.д. Но иногда он не может либо не желает являться в офис работодателя. Причины могут быть разными: болезнь или личные обстоятельства, серьезный конфликт с работодателем и др.  При этом трудовое законодательство требует обязательно документировать некоторые кадровые процедуры независимо от того, присутствует либо отсутствует работник на работе.

Сегодня работники и руководители нередко общаются с помощью электронных средств коммуникации (электронная почта, СМС, мессенджеры). Конечно, не обходится и без разговоров по телефону и личных встреч. Так руководитель дает указания, обсуждает особенности поручений и заданий, контролирует их выполнение. Зачем же нужна бумажная переписка?

Во-первых, согласно трудовому законодательству в некоторых случаях 
 документы должны быть на бумаге. Во-вторых, вести бумажную переписку нужно, так как между работником и организацией может возникнуть конфликт, который придется рассмотреть в суде или инспекции. И именно письменные 
 документы, врученные или направленные работнику, суд воспримет в качестве доказательств. Кроме этого, необходимо будет подтвердить их вручение или направление.

Какие письменные документы работодатель чаще всего направляет или вручает работнику:

• поручения о работе (с указанием задания, срока, формы отче- та и т.д.);

• уведомления (об отпуске, увольнении, изменении условий и т.д.);

• запросы (объяснений, информации);

• письма-сообщения на различные темы. 

Какие письменные документы работник чаще всего направляет и вручает работодателю:

• заявления (об увольнении, отпуске, изменении условий, переводе и т.д.);

• записки (служебные, докладные, объяснительные);

• запросы (документов, информации).

КАК ВЕСТИ ПЕРЕПИСКУ  С РАБОТНИКОМ

Правильно оформляйте  документы

Любой документ должен быть оформлен правильно. Помните, что он может быть использован в суде как работником, так и организацией.

Чтобы работник не сомневался  в том, что документ исходит от работодателя, рекомендуем руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Обязательные реквизиты документа (Пример 1):

•  Наименование организации–автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывайте сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

•  Справочные данные об организации указывайте в бланках писем. Они включают: почтовый адрес организации (дополнительно можете указать адрес юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

•  Наименование вида документа указывайте на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

•  Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа.

•  Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа.

•  Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа (например, письменного обращения работника), на который нужно ответить.

•  Адресата проставляйте в верхней правой части документа (на бланке  с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов). Адресуя документ физическому лицу, указывайте фамилию, инициалы, почтовый адрес.

•  Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?», формулируйте его с предлогом «О»/«Об».

•  Текст документа составляйте на русском языке. В деловых (служебных) письмах излагайте от первого лица множественного числа: «просим направить...», «представляем на рассмотрение...».

•  В сопроводительных письмах оформляйте отметки о приложении под текстом документа.

•  Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

К документам, поступающим от работника, законодательство не предъявляет каких-либо особых требований. Однако у работодателя должна быть следующая информация:

• от какого именно работника исходит документ, его Ф.И.О. и подпись;

• дата получения письма (дата вручения работником, дата получения  по почте и т.д.);

• понятный текст сообщения, заявления, запроса;

• на конверте, письме, телеграмме адресат совпадает с названием организации.

Если что-либо из перечисленного установить нельзя, составляйте соответствующий акт о получении документа, в котором невозможно установить составителя, адресата, дату получения документа, суть документа (Пример 2).