Всё о подписи: особенности подписания некоторых видов документов

Доверенности

В соответствии с п. 1 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Адресуется лицам, перед которыми представитель будет представлять интересы юридического лица. Доверенность представляет одностороннюю сделку, может быть выдана на имя одного или нескольких лиц.

В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают:

● общие (генеральные) доверенности - выдаются для совершения представителем самых разнообразных юридических действий от имени представляемого;

● специальные доверенности - выдаются на совершение однородных юридических действий, например заключения однородных сделок (договоров или только договоров поставки);

● разовые доверенности - выдаются для совершения строго определенного юридического действия, например для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор.

Обратите внимание

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 186 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 ГК РФ (за исключением отдельных случаев). Срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

В крупных организациях с большим документооборотом можно рекомендовать составлять реестры доверенностей на право подписи документов, чтобы в любой момент иметь четкую информацию о том, кто из руководителей уполномочен подписывать тот или иной документ.

Обратите внимание

Основаниями для прекращения доверенности являются:

● истечение срока доверенности;

● отмена доверенности лицом, выдавшим ее;

● отказ лица, которому выдана доверенность;

● невозможность выполнения указанного в доверенности действия;

● исполнение предусмотренного в доверенности действия;

● прекращение (реорганизация) юридического лица, от имени которого выдана доверенность;

● прекращение (реорганизация) юридического лица, которому выдана доверенность;

● смерть гражданина, выдавшего доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

В организациях выдаются доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от поставщиков, отпускающих ТМЦ по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу. Выдача таких доверенностей регламентируется Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Подобную доверенность кроме руководителя (его заместителя) должен подписать еще и главный бухгалтер предприятия (п. 1 Инструкции).

Право подписи доверенностей на получение ТМЦ должностными лицами, уполномоченными на то руководством и главным бухгалтером предприятия, оформляется приказом. Одновременно с приказом выдается доверенность на право подписи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей.

Унифицированные формы доверенностей для получения ТМЦ (№ М-2 и № М-2а) утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а (в ред. от 21.01.2003). Организация самостоятельно выбирает форму в зависимости от специфики деятельности.

В случае необходимости отмены доверенности в организации готовится соответствующий приказ. Он в обязательном порядке должен быть доведен до лица, которому выдана доверенность, а также до третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность.

Организационно-распорядительная документация

К организационно-распорядительным документам, относящимся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в состав Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93, относятся постановления, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Приказ - акт руководителя органа государственного управления, государственного учреждения, коммерческой организации, содержащий обязательные для работников установки. Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу. Как правило, предоставление права подписи приказов, распоряжений фиксируется в приказе о распределении полномочий, но может быть подготовлен и отдельный приказ; кроме того, такое право может быть закреплено в должностной инструкции конкретного работника.

Служебные, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией, в которой, как правило, и оговаривается право подписи таких документов: «Имеет право подписи служебных, докладных записок, справок по вопросам, входящим в компетенцию... (наименование должности)».

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Комиссия создается приказом, подписанным генеральным директором (уполномоченным лицом).

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Право подписи писем имеет руководитель организации (директор, генеральный директор, президент). Право подписи писем по соответствующим направлениям деятельности, как правило, закрепляется в приказе о распределении полномочий, с предоставлением доверенности доверенному лицу. Формулировка в доверенности может быть следующей: «Имеет право подписывать документы и обращения в министерства, агентства, службы, иные органы государственной власти и местного самоуправления, организации по вопросам деятельности предприятия и получать разрешительную документацию».

Договоры

Право подписи договоров имеют:

● лица, занимающие соответствующую должность, согласно учредительным документам организации;

● лица, получившие доверенность.

Следует учитывать, что даже первое лицо компании не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки. Например, в соответствии со ст. 23 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» руководитель унитарного предприятия ограничен в возможностях самостоятельно совершать сделки. Так, сделка по отчуждению имущества не должна превышать 10 % уставного фонда или 50 000 установленных законом минимальных размеров оплаты труда (в настоящий момент это составляет 5 000 000 руб.). Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.

Аналогичные ограничения предусмотрены ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Также принятие решения о совершении крупной сделки, предметом которой является имущество акционерного общества, стоимость которого составляет свыше 50 % балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения о совершении сделки, должно быть одобрено общим собранием акционеров (ст. 79 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах).

Как было отмечено выше, различают генеральные, специальные и разовые доверенности. Отличие этих доверенностей следует учитывать при подписании документа, т.к. наличие доверенности еще не подтверждает факт права подписи конкретного договора. Приведем пример.

Согласно доверенности представитель ООО «Промэлектросеть» мог подписать договор поставки с ОАО «Стройдормаш» на сумму до 4 000 000 руб. Однако он заключил договор об оказании услуг с вышеуказанной организацией на сумму 5 000 000 руб. Сделка была признана недействительной.

Обращаем внимание на тот факт, что в случае необходимости досрочного отзыва доверенности по различным причинам следует издавать приказ об отзыве доверенности.

Для проверки подлинности подписи контрагента на договорах можно рекомендовать приводить в анкете контрагента образец подписи руководителя.

Наименование должности

Руководителя,  Ф.И.О.       Генеральный директор Иванов А.В.      Образец подписи

                                                                                                                 Образец оттиска печати