Эффективный документооборот: предварительное рассмотрение входящих документов

Продолжаем рассматривать принципы эффективного документооборота, которые предлагает Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях.

Третий принцип – организация предварительного рассмотрения входящих документов.

Прием и предварительное рассмотрение

Доставленное письмо – это принятое письмо, при условии, что оно адресовано той организации, в которую доставлено. Кроме того, доставленными считают письма, поступившие в почтовое отделение, но не полученные адресатом по извещению. Именно поэтому организациям, юридический адрес которых отличается от фактического, нельзя забывать о почтовом ящике по юридическому адресу. Государственные и контролирующие органы чаще всего направляют письма именно на этот адрес.

Большинство писем проходит предварительное рассмотрение после приема и до регистрации (или рассмотрения, если документ нерегистрируемый). Например, в организацию пришло бумажное письмо, которое доставил курьер. В таком случае секретарь должен принять письмо и подтвердить прием – поставить свою подпись о получении, после чего вскрыть конверт и прочитать письмо – то есть заняться его предварительным рассмотрением.

Когда на почту организации поступает электронное письмо, оно уже считается принятым. Секретарь должен сразу заняться его предварительным рассмотрением.

Действия при предварительном рассмотрении входящих документов:

1. Отнести поступивший документ к регистрируемой или нерегистрируемой корреспонденции.

2. Определить должностное лицо, которое должно рассмотреть письмо, или подразделение, в которое его следует передать (для нерегистрируемых документов).

3. Проверить подлинность ЭЦП или наличие соглашения между организациями об обмене корреспонденцией, подписанной определенным видом ЭЦП.

Регистрируемая и нерегистрируемая корреспонденция

Распространенная ошибка принимающих корреспонденцию работников – регистрировать как входящий любой поступающий документ: от счета на оплату до оферты договора. Но регистрировать нужно только письма! Если в организацию поступает счет или оферта с сопроводительным письмом, то входящий номер получает именно письмо, а не документ.

Если поступивший документ относится к нерегистрируемым, его следует передать в соответствующее структурное подразделение.

Распределение документов для рассмотрения

Если в организации полномочия по рассмотрению и подписанию документов распределены между руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией, рассмотрение писем также следует распределить между ними. Генеральному директору направляют на рассмотрение только особо важные документы, а также документы, тематика которых не связана с полномочиями или компетенцией ни одного должностного лица.

Чтобы знать, кому именно направлять тот или иной поступивший в вашу организацию документ, создайте таблицу распределения писем между должностными лицами в соответствии с их компетенцией и полномочиями (Таблица 1).

После регистрации секретарь должен передать корреспонденцию напрямую ответственному должностному лицу.

Проверка подлинности ЭЦП

Если входящее электронное письмо подписано усиленной квалифицированной (то есть зарегистрированной в специальном удостоверяющем центре) ЭЦП, то перед регистрацией секретарь должен проверить подлинность этой подписи. Механизм проверки зависит от программного обеспечения, установленного в организации. Если организация редко обменивается электронными письмами с ЭЦП, проверить подпись можно с помощью специальных интернет-сервисов: например, gosuslugi.ru. Этот вариант подходит только для усиленных квалифицированных ЭЦП. Положительный результат проверки может выглядеть так:

По предварительному соглашению организации могут использовать в переписке электронные подписи других видов (простая, усиленная неквалифицированная). Секретарь должен знать, с какими организациями заключены такие соглашения и какие именно ЭЦП следует использовать в той или иной переписке.

Нештатные ситуации при предварительном рассмотрении документов

Иногда при предварительном рассмотрении корреспонденции возникают нештатные ситуации. Например:

• письмо адресовано другой организации;

• письмо повреждено, что делает его нечитабельным;

• нет заявленных в письме приложений;

• ЭЦП не прошла проверку;

• письмо подписано неоговоренным сторонами видом ЭЦП.

Секретарь должен знать, какие действия предпринять в каждом из перечисленных случаев (Таблица 2).

Эти нештатные ситуации секретарь обнаруживает уже после приема письма. К регистрации и рассмотрению такую корреспонденцию допускать нельзя, но такое решение должно быть обосновано.