Как передать документы в архив

Как передать в архив журналы регистрации приказов и распоряжений с постоянным сроком хранения? Как правильно это оформить? Что нужно отразить в описи? Каждый лист? Нужно ли полное оформление? Что делать, если необходимо сформировать дело приказов по основной деятельности?

СИТУАЦИЯ

Необходимо передать документы в архив. Конкретно – журналы регистрации приказов и распоряжений с постоянным сроком хранения. Как правильно это оформить? Что нужно отразить в описи? Каждый лист? И нужно ли полное оформление? Что делать, если необходимо
сформировать дело приказов по основной деятельности?

Журнал регистрации – это единый документ, поэтому каждый лист в описи отражать не нужно. В сдаточную опись дел с постоянным сроком хранения журнал регистрации приказов вносите одной строкой.

Дело «Приказы по основной деятельности» вносят в сдаточную опись по томам. В одном томе дела должно быть не более 250 листов. Томов может быть неограниченное количество, в опись каждый из них вносите отдельной строкой.

ВАЖНО!

Дела с постоянным сроком хранения при передаче в архив подлежат полному оформлению в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях* (далее – Правила 2015).

При полном оформлении нужно:

1. систематизировать документы в деле (приказы расположить в порядке возрастания дат и номеров);
2. удалить из дела скрепки, скобы, черновики, копии (если в деле есть подлинники; если подлинника документа нет, в деле оставляют копию), дублетные экземпляры документов;
3. пронумеровать листы простым карандашом в правом верхнем углу;
4. составить внутреннюю опись документов дела;
5. составить лист-заверитель дела;
6. сшить дела нитками в обложку из твердого картона на 4 прокола.

Для журнала регистрации и приказов не нужно составлять внутреннюю опись. Журнал – одновременно и документ, и дело, поэтому внутренняя опись ему не нужна. А приказы расположены хронологически, и найти документ в деле будет легко и без описи. Все остальные действия из списка сделать необходимо.

Форму листа-заверителя дела можно найти в Приложении 8 к Правилам 2015. Правильно заполненный документ приведен в Примере 1.

К делу с приказами лист-заверитель подложите к каждому тому после последнего документа и сшейте. Если журнал регистрации и так имеет картонную обложку, то лист-заверитель можно наклеить на внутреннюю сторону задней крышки. Если вы сшиваете журнал, то лист-заверитель подкладывайте последним, после чего сшейте и журнал, и лист вместе в обложку.