Как оформить и передать личные дела на хранение в архив

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 10 октябрь 2019.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНОГО ДЕЛА В АРХИВ

Работник увольняется. Секретарю нужно достать все документы из личного дела, чтобы передать их на архивное хранение, и вернуть работнику оригиналы документов, если они были в личном деле. Копии отданных документов желательно заверять согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (Пример 1).

Правила оформления и передачи личных дел на хранение приведены в разделе 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (далее – Методические рекомендации).

Шаг 1: раскладываем личное дело

Раскладывая личное дело при подготовке к хранению, удалите из него копии личных документов работника: паспорта, военного билета, выписок со СНИЛС и ИНН, диплома, свидетельств о браке и рождении детей и др. Все это немедленно уничтожьте, следуя порядку, установленному в организации. Также уберите дублетные экземпляры копий приказов, черновики с расчетами выплат и т.д. Если в личном деле есть личная карточка, отложите ее. Личные карточки уволенных работников следует подшивать отдельно.

Когда в деле не осталось лишних бумаг, приступайте к раскладке.

Сначала сформируйте блок документов о приеме на работу. Как правило, он довольно объемный. В Методических рекомендациях отмечают, что первой в личном деле должна лежать заверенная копия приказа о приеме на работу. За ней последуют:

заявление работника о приеме на работу (как основание к приказу о приеме);
подлинник трудового договора;
подлинники дополнительных соглашений к трудовому договору (если есть) в хронологическом порядке;
согласие на обработку персональных данных;
лист ознакомления с локальными нормативными актами;
должностная инструкция.

В день приема работник мог подписать множество документов: договор о материальной ответственности, обязательство о неразглашении коммерческой тайны, акт о приеме документов и материальных ценностей. Этот список зависит от организации и от должности работника. Главное, что все эти документы датированы одним днем – днем приема на работу.

Затем вложите документы о медицинском осмотре, которые работник предъявлял при поступлении на работу. Возможно, есть документы и других медосмотров. Поместите их в дело в общем хронологическом порядке.

Основной блок документов личного дела составляют копии приказов по личному составу и подлинники заявлений – основания к ним. Расположите их в простом хронологическом порядке: сначала – копия приказа, затем – основание.

Кроме приказов, в деле могут быть уведомления работнику (например, о переименовании должности), предложения вакансий, направленные по разным поводам. Основной принцип размещения этих документов тот же: хронология. Если два разных документа датированы одним днем, помещайте их в дело в порядке издания: сначала – предложение вакансий, затем – копию приказа о переводе и заявление как основание к нему, после них – экземпляр должностной инструкции по новой должности.

Если в организации остались невостребованные личные документы работника (сертификаты об обучении, трудовая книжка, свидетельства и т.д.), вложите каждый такой документ в конверт и подшейте в конце личного дела. При нумерации страниц сначала присвойте номер конверту, затем – каждой странице его содержимого. К конверту подклейте полоску бумаги, за которую он будет вшит в дело, – это позволит не проколоть личный документ. Не вносите конверт в опись, отметьте его в таблице «Особенности физического состояния и формирования дела» листа-заверителя.

Предпоследним документом личного дела должен быть документ, послуживший основанием для увольнения работника – заявление об увольнении по собственному желанию, соглашение сторон и др. Последним – заверенная копия приказа о расторжении трудового договора.

После раскладки пронумеруйте листы личного дела. Ставьте номер простым карандашом в верхнем правом углу документа.

box@sekretar-info.ru | Реклама на сайте | Пользовательское соглашение | Политика конфиденциальности

© 2006—2024, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.