Номенклатура дел: учим коллег работать с этим документом

В конце прошлого года секретарь сделал все возможное, чтобы в организации наконец-то появилась номенклатура дел. Документ, принятый впервые, пока не знаком некоторым работникам. Кто-то не понимает, как его использовать в работе, кто-то – зачем он вообще нужен. В статье расскажем, как «подружить» номенклатуру дел, работников и документы организации.

РАСПРЕДЕЛИТЕ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ПО ОТДЕЛАМ

В статьях о номенклатуре дел мы всегда говорим о том, что без работников структурных подразделений составить такой документ и поддерживать его в актуальном состоянии нельзя. Документальный фонд подразделения знают «изнутри» только его работники. И как бы ни старался секретарь, оценить и описать его «снаружи» не получится.

После утверждения генеральным директором номенклатуру дел делят на разделы. Каждое структурное подразделение должно получить свой раздел (Пример 1). Впредь работникам подразделения предстоит подшивать свои документы в соответствии с номенклатурой.

ДЕЛО – ЭТО ПАПКА

Чтобы объяснить работникам организации тонкости работы с номенклатурой дел, советуем временно отойти от делопроизводственной терминологии. Коллеги, чья работа не связана с документоведением, не всегда точно понимают словосочетание «номенклатура дел», тогда как понятие «папка» знакомо всем без исключения.

Одно дело по номенклатуре – это одна папка. На папке пишут индекс и заголовок дела из номенклатуры (Рис. 1), после чего в течение года в нее подшивают соответствующие документы.

Предупредите коллег, что в папки нужно подшивать документы только за текущий год! В прошлом году номенклатуры дел не было, поэтому документы 2019 года заархивируют без индексов в свое время.