Наемные исполнительные и операционные директора, CEO (Chief Executive Officer) – генеральный директор, CFO (Chief Financial Officer) – финансовый директор и еще ряд топ-менеджеров не являются собственниками бизнеса (или имеют нерешающую долю участия), а работают по найму на собственника компании. Далее собирательно будем называть их наемные руководители.

Как и все наемные сотрудники, главы направлений имеют определенную свободу действий, но она всегда ограничена их полномочиями. Они согласовывают свои решения с собственниками, чтобы выполнять работу, иначе их могут уволить. Чаще всего так и бывает. Сотрудники в обед обсуждают, как рано утром главу HR-департамента или главбуха уволили одним днем, причем главбуху даже вещи не дали собрать – боялись, что тот получит доступ к компьютеру и навредит бизнесу или скачает клиентскую базу.

Наемные руководители нередко получают ассистента как часть социального пакета вместе со страховкой, водителем и рабочим автомобилем. Он для них не только помощник в делах, но и показатель их высокого статуса в компании, которым нужно непременно покрасоваться.

Я намеренно не оцениваю аспекты работы с наемными руководителями и собственниками как только положительные или отрицательные. Расскажу о 10 отличиях, чтобы вы сами смогли выбрать, какой тип босса нужен именно вам.

ОТЛИЧИЕ 1. СОБСТВЕННИКИ НЕ ДЕЛЯТСЯ ВЛАСТЬЮ: ВЫ НАПРЯМУЮ ПОДЧИНЯЕТЕСЬ РУКОВОДИТЕЛЮ

Начнем с подчинения секретаря или ассистента наемному руководителю. Первое, что требует рассмотрения, – цели и задачи. Они различны у наемных топ-менеджеров в компании и собственников. Нередко бывает так, что руководители не имеют полного влияния на помощника или вынуждены делить его, например, со своим подразделением или другим топ-менеджером. У секретарей или помощников может быть двойное подчинение – топ-менеджеру и главе секретариата или административного департамента. Такое положение не всегда удобно и часто вызывает дискомфорт.

Все компании работают по-разному, рассмотреть все варианты подчинения секретаря или ассистента не представляется возможным. Отметим только самые главные аспекты, на которые стоит обратить внимание при трудоустройстве или вашей текущей работе.

«Слуга двух господ»

Секретарь или ассистент с двойным подчинением должен быть гибким, чтобы успевать выполнять совершенно разные поручения и попутно согласовывать свой отпуск, больничный, повышение зарплаты и т.д. с двумя боссами.

При этом руководители могут конкурировать за бонусы, показатели деятельности, продажи и т.п. И секретарь или ассистент легко попадает в ловушку, стараясь угодить обоим и соблюдая конфиденциальность. Однако предприимчивые помощники легко придумают, как воспользоваться ситуацией, когда один руководитель не знает, что поручил ему второй.

«Вся королевская рать»

К наемному руководителю часто прилагаются (как мы говорим, идут в нагрузку) его сотрудники.

Например, оформи и подготовь командировку не на одного финансового директора, а на всех сотрудников финансового отдела. Закажи корпоративные подарки на целый отдел рекламы. Параллельно с важным заданием от начальника отдела продаж сброшюруй 30 копий презентации для менеджеров (а потом окажется, что эти сотрудники поленились ее вычитать, и надо заменить в уже готовых буклетах 4-ю, 8-ю и 15-ю страницы!).

ВИП-приемная + административный директор

Если в компании много секретарей и ассистентов, то их будет курировать глава секретариата или административный директор. В разных организациях «курировать» может означать разное. Что именно – важно уточнить на собеседовании. Как минимум это значит, что вас будет проверять, обучать и дополнительно ругать еще один начальник.

Скорее всего, на всех секретарей и ассистентов навешивают какую-нибудь дополнительную нагрузку, снимая ее с сотрудников других отделов или подразделений.

Например, оформление авансовых отчетов или командировок, проведение заказов канцтоваров для департаментов в 1С, распределение бумажной почты и взаимодействие с курьерами и многое другое.

На собеседовании при устройстве на работу к наемному руководителю обязательно уточните: с кем будет (если будет) двойное подчинение, какая нагрузка может добавиться, распределят ли дополнительные обязанности сверхурочно, кто принимает решение о вашем отпуске, повышении зарплаты, годовых и квартальных бонусах и т.д.

Он такой один!

Собственники очень заботятся о конфиденциальности и поэтому редко делят своего ассистента с другими сотрудниками или размещают в общей приемной.

Я не выделяю все, связанное с организацией рабочего места, в отдельный пункт. Но собственник, скорее всего, предложит вам дополнительный комфорт.

Например, вам обеспечат размещение в вип-зоне или отдельном кабинете. У вас под рукой могут быть кухня, холодильник, отдельный туалет и прочие блага цивилизации, недоступные секретарям на общем ресепшене.

Без минусов тоже не обойдется. Времени наслаждаться всеми благами будет крайне мало – из роскоши они быстро превратятся в базовую необходимость и перестанут удивлять или радовать.

Прямое подчинение собственнику бизнеса не означает, что вы вообще больше никому ничего не должны. Однако ваше положение будет защищать вас от многих офисных неурядиц, а также даст вам привилегию решать свои вопросы напрямую и в срочном порядке с кадровой службой, административным отделом и другими подразделениями.

ОТЛИЧИЕ 2. АССИСТЕНТ СОБСТВЕННИКА ПОДОТЧЕТЕН ТОЛЬКО ЕМУ

Секретарь или ассистент наемного директора о своей работе докладывает бухгалтерии или финансовой службе компании. Если какой-то отчет (необязательно составленный им ) составлен неверно – его не примут. Сотрудник обязан переделать документ.

Ассистент собственника (такие случаи нередки) может свалить с утра груду мятых чеков бухгалтеру, а потом требовать подготовить и вернуть готовый авансовый отчет на подпись руководителю к концу дня. Мы не будем рассуждать, этично ли такое поведение, – лишь отметим, что это становится возможным благодаря положению в компании.

Секретарь и ассистент наемных руководителей самостоятельно разбирается в иерархии и программах для согласования заявок, служебных записок, командировок. Очевидный плюс здесь в том, что, набив руку, работа с документами перестает представлять для такого сотрудника проблему, его квалификация растет.

Готовить отчеты о расходах собственника сложнее. Ведь не всякий босс дисциплинированно сдает чеки и посадочные из командировок. (И в этом заключается очередное отличие такого руководителя от наемного директора, который тоже обязан отчитываться о своих тратах собственнику). Секретарю или ассистенту придется находить время на то, чтобы обнаружить компанию, магазин, ресторан, в котором акционер что-то оплатил, и заказать дубликаты чеков. Тем не менее в такой забывчивости есть плюс – в отличие от наемного руководителя собственнику все сойдет с рук. Даже если расходы придется списать на прибыль, это не станет непреодолимой проблемой (в рамках разумного, конечно).

Секретарь и помощник намного больше внимания и сил уделяют финансовым вопросам при работе на собственника.

Например, в полномочия помощников входит учет расхода личных денег собственника, предоставление информации о тратах личных водителей и охраны, показателях в компании и др.

И это будет серьезнее, чем составление отчета для бухгалтерии. Несмотря на схематичность и установленную форму такого документа, подготовить его в разы сложнее. Что уж говорить про личную бухгалтерию – ее ведение потребует крепких нервов. Хотя все в компании и знают, что ассистент собственника не из личной прихоти просит предоставить данные или отчетные документы, цифры, сводки и прочее в крайне ограниченные сроки, отвечать никто не торопится. И тут нужны твердость, настойчивость и умение выстраивать рабочие отношения.

ОТЛИЧИЕ 3. СВОБОДА ДЕЙСТВИЙ: РЕШИ ЭТО КАК-НИБУДЬ САМА

Секретари и ассистенты наемных руководителей действуют в рамках должностных инструкций. Иногда это сильно ограничивает и замедляет их деятельность, за что можно получить нагоняй. Формально же они не виноваты, и все это понимают. Более того, если секретарь или ассистент проявляет инициативу и находит быстрый способ что-то сделать, договориться о срочном согласовании, его поощряют. Такой специалист на хорошем счету. В будущем его могут взять работать в отдел, доверить интересный функционал, дать премию или хотя бы назвать сотрудником месяца на корпоративном сайте.

Собственник воспринимает время иначе. Для него нет особой разницы между «сейчас» и «вчера». Какими бы ни были сроки согласования в нормативных актах, которые собственник сам же и утвердил, он не видит причин, почему все что угодно для него не могут сделать сейчас. Это же так просто: иди и купи около офиса – зачем ждать доставку два дня?

Собственник не намерен слушать объяснения о том, что надо проверить, есть ли на это деньги в бюджете на текущий месяц, что компании надо заключить договор и оплатить по безналу. Это головная боль ассистента, выполнять такие обязанности его работа. И главное – он должен решать проблемы, а не создавать.

Свобода действий – это автоматический рост вашей ответственности. Никто не согласовывает на бумаге ваши действия, и вы буквально поступаете на свой страх и риск, оплачивая что-то из своих или подотчетных средств, чтобы выполнить требование шефа-собственника. Точно так же вам самостоятельно надо договаривать о встречах, трансферах, делах семьи и т.д.

Например, акционер не приехал вовремя на встречу – ассистент неверно рассчитал время на трансфер. Собственник вылетел не тем классом, не в самый близкий аэропорт, не той авиакомпанией или бизнес-джетом не того года выпуска – ответственность всегда на ассистенте.