Аудиовизуальные документы: юридическая сила, систематизация, хранение, учет и использование

Кино-, видео-, фото- и фонодокументы появились не вчера, но только недавно они получили масштабное распространение. Связано это, в первую очередь, с доступностью технологий цифровой фото-, видеосъемки и звукозаписи, а также из-за расширяющихся возможностей использования таких документов в рекламных, правозащитных и иных целях. А потому все более актуальными становятся вопросы нормативно-правового регулирования и практической работы с аудиовизуальными документами в таких структурных подразделениях компаний, как пресс-службы и рекламные отделы.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В отечественном праве достаточно подробно урегулированы вопросы создания и использования тех видов аудиовизуальных документов, которые имеют либо могут иметь юридическую силу. Так, правовые нормы регламентируют обязательность применения фото- и видеосъемки и звукозаписи в деятельности правоохранительных органов при расследовании уголовных дел (с целью фиксации визуальной информации о состоянии места преступления, орудий преступления, жертв, потерпевших, подозреваемых, характера травм, телесных повреждений и т.д.) или в деятельности учреждений культуры, которые осуществляют комплектование, хранение и использование предметов Музейного фонда России (с целью фиксации состояния музейных предметов на этапе приема и хранения, в процессе и по окончании реставрации и т.д.). В дальнейшем такие документы, создание и оформление которых должно осуществляться с соблюдением ряда правил, приобретают юридическую силу, могут выполнять функции учета, доказательства, удостоверения чего-либо.

Создание аудиовизуальных документов следует считать информационной деятельностью. Такие документы рассматривают в контексте обеспечения доступа граждан к значимой информации. В соответствии с нормами Федерального закона от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации»[1], Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»[2] данные органы обязаны иметь официальные интернет-сайты, регулярно размещать в открытом доступе информацию о своей деятельности, взаимодействовать с представителями СМИ[3] и отвечать на их запросы. Законодательством также предусмотрена трансляция открытых судебных заседаний по радио, телевидению, в интернете, фото- и видеосъемка во время слушаний с разрешения суда.

Нормы права, касающиеся создания и распространения аудиовизуальных документов, адресованы только государственным органам федерального уровня: Федеральный закон от 13.01.1995 № 7-ФЗ «О порядке освещения деятельности органов государственной власти в государственных средствах массовой информации»[4] обязывает Администрацию Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации иметь в своей структуре пресс-службы и возлагает на них функции по регулярной аудио- и видеозаписи официальных мероприятий с участием Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, заседаний парламента и т.д. Кроме того, пресс-службы обязаны предоставлять аудиовизуальные документы по запросам СМИ в том случае, если мероприятие носило открытый характер.

Среди действующих регламентов и других нормативных актов Правительства Российской Федерации и федеральных министерств только регламенты Правительства Российской Федерации[5] и Минтранса России[6], а также документы МЧС России[7] содержат положения о создании аудиовизуальных документов в деятельности органа силами соответствующих структурных подразделений.

Для большей части компаний вопрос юридической силы при работе с аудиовизуальными документами, которые создают в целях рекламы, коммуникации, протоколирования мероприятий, информирования граждан, не является актуальным. В связи с этим нормы права в отношении деятельности таких компаний почти не регламентируют процессы создания аудиовизуальных документов.

Работа с аудиовизуальными документами в той или иной компании зависит от специфики основной деятельности этой компании и особенностей ее информационного взаимодействия со СМИ. Многие из таких компаний самостоятельно определяют обязательный либо факультативный характер фото-, видеосъемки и звукозаписи, регулярность создания аудиовизуальных документов, их объем, состав и содержание исходя из текущей практики работы, целей функционирования, профиля деятельности и т.д.

ВИДЫ СИСТЕМАТИЗАЦИИ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Наряду с нормативным регулированием создания аудиовизуальных документов значение также имеют вопросы их систематизации в подразделениях, в которых такие документы создают либо хранят. Выбор подходящего подхода к систематизации аудиовизуальных документов упростит выработку наиболее эффективных алгоритмов их поиска и описания, наладит их учет, а также облегчит экспертизу их ценности в случае, если такие документы отделены от массива соответствующей письменной документации.

• по событиям;
• по объектам;
• по заказам;
• по структурным подразделениям;
• по командировкам работников и т.д.

Систематизация документов по событиям

Такая систематизация – одна из наиболее распространенных. Она предусматривает объединение в комплекс фото-, видеосъемок и звукозаписей, созданных в рамках одного события – совещания, конференции, выставки, встречи, переговоров и т.д. Внутри комплексов документы располагают по хронологии или по персоналиям (к примеру, записи выступлений на конференции).

Как правило, систематизацию по событиям применяют в пресс-службах компаний, в компаниях и подразделениях, которые не осуществляют производственную, проектную, изыскательскую или иную аналогичную деятельность. Такая систематизация оптимальна для документов, которые носят летописный характер, для документов, которые создают для информирования СМИ и общественности о текущей деятельности организации. Подобную систематизацию могут применять организации, чья деятельность связана с проведением регулярных мероприятий (выставочным комплексам, оргкомитетам фестивалей и т.д.).

Систематизация документов по объектам

Такая систематизация используется в компаниях, ведущих строительную, производственную и иную экономическую деятельность. Создаваемые фото- и видеодокументы систематизируют, например, по строящимся объектам или местам добычи полезных ископаемых, а документы, относящиеся к одному объекту, объединяют в самостоятельный комплекс документов. Внутри комплекса документы систематизируют по хронологии: по стадиям строительства или реставрации, по этапам производства продукции и т.д.

Систематизация документов по заказам

Для компаний, которые создают аудиовизуальные документы в рамках сотрудничества с другими компаниями, при оказании услуг (к примеру, в деятельности рекламных агентств, дизайн-студий и т.д.) более эффективной является систематизация по заказам. В таком случае документы объединяют в комплекс, относящийся к одному заказу (комплекс рекламных фотографий, видеороликов и т.д.).

Систематизация документов по структурным подразделениям

Систематизацию аудиовизуальных документов по структурным подразделениям используют в крупных компаниях, в которых фото-, видеосъемку и звукозапись осуществляют сразу несколько подразделений, а позже консолидируют документы в одном подразделении: архиве, фонде или пресс-службе. В этом случае в один комплекс объединяют документы, созданные в процессе деятельности одного отдела, департамента и т.д. При многообразии документов внутри комплексов их иногда дополнительно упорядочивают по событиям, объектам, хронологии и т.д.

Систематизация по командировкам работников

Систематизацию по командировкам используют в тех компаниях, чья деятельность связана с регулярными поездками работников, которые регулярно ведут фото- и видеосъемку (археологические экспедиции, гастрольная деятельность и т.д.). С помощью объединения документов из одной командировки в самостоятельный комплекс легче составлять отчеты. Также этот способ систематизации повышает эффективность использования документов в дальнейшей работе компании.