|
В ближайшую неделю день рождения празднуют: |
Удаленная работа: как достичь эффективностиСтатья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5 май 2020.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска. Удаленная работа. Большинству уже не кажется это словосочетание пугающим, ведь сейчас множество компаний перешло на такой режим. Однако поздно или рано пандемия закончится, а руководители, скорее всего, поймут все прелести удаленки и не захотят возвращать часть сотрудников в офис. Конечно, босс должен понять, что вы отлично справляетесь с задачами, выполняя их дистанционно. А для этого вам нужно правильно организовать себя, свое пространство и деятельность. Я подскажу, как отстроить все процессы, поскольку имею большой опыт работы именно в дистанционном формате. Итак, 2020 год, весна. Кто бы мог подумать, что большинство компаний (даже тех, кто никогда не признавал удаленную работу) будут вынуждены в срочном порядке выдавать сотрудникам ноутбуки и созваниваться через Zoom, а не встречаться в переговорках? Однако таковы реалии. И секретарям как правой руке руководителя необходимо оперативно перестроиться на удаленные рельсы. Ведь от того, как быстро мы сможем адаптироваться и показать свою эффективность даже на удаленке, зависит, останемся ли в нашей компании. Для некоторых неприятным открытием станет тот факт, что они не столь ценные сотрудники, а значит, их неминуемо ждет сокращение и увольнение. Удаленная работа сама по себе мало чем отличается от офисной. Вы точно так же сидите перед ноутбуком, только не в офисе, а дома. Точно так же отвечаете на почту и звонки. Да, не видите коллег (для многих это проблема), но, может, оно и лучше: так вы меньше отвлекаетесь на разговоры не по делу. Без чего не обойтись при такой форме организации труда? Эффективность удаленной работы зависит от четырех факторов:
Чем организованнее и строже мы сами с собой, тем продуктивнее наше время. Чем более грамотно организуем свое рабочее место, тем больше задач сможем выполнять. Чем больше полезных программ и приложений используем, тем быстрее справляемся с делами. Рассмотрим каждый из четырех факторов подробно. МОТИВАЦИЯКогда я в свое время переходила на удаленную работу, несколько лет благополучно протрудившись в офисе, мне было очень сложно. Мешала собака, хотелось попить, посмотреть соцсети, разумеется, в разгар рабочего дня. «Всего-то на 5 минут отвлекусь. Подумаешь…» – стучало в моей голове. Однако сначала 5 минут прокрастинации[1], потом еще 10. В итоге результата от такой работы ждать не приходится, ты испытываешь чувство вины и неудовлетворенности собой. Какой-то порочный круг! Почему же так происходит? Потому что мы, офисные сотрудники, привыкли к контролю – как со стороны начальства, так и коллег. В офисе ты лишний раз боишься открыть женский онлайн-журнал – вдруг кто-то увидит… Поэтому прокрастинировать на работе особо и не приходится. Другое дело дома. Чтобы справиться с прокрастинацией и мотивировать себя, я советую использовать пять принципов:
Какие действия предполагает каждый принцип? Поймите: если не вы, то никто Секретарь, помощник или ассистент – это главное доверенное лицо шефа, которое должно быть еще и надежным защитником его интересов, и ответственным сотрудником. У вас просто нет права бездельничать в нелегкое для руководителя и бизнеса в целом время. Кто в назначенный час организует встречу в «Скайпе», закажет продукты шефу домой или напишет письмо-поздравление партнеру? Да никто, если не вы. Не теряйте мотивации! Помните: вы все тот же незаменимый сотрудник, как и ранее, только на удаленке. Работайте «помидорами» Для концентрации на больших, проектных задачах, которые содержат множество мелких, можно использовать технику помидоров (Pomodoro). Помидором называют отрезок в 25 минут. Для удобства скачайте на телефон приложение Be Focused. Оно совмещает в себе функции менеджера задач и таймера с отрезками по 25 минут. Правило простое: 25 минут работаете усердно, 5 минут отдыхаете. И так 4 раза. После четвертого круга можно позволить себе отдохнуть и дольше, даже уделить 15 минут просмотру соцсетей на своем любимом балконе. Это будет как вознаграждение после продуктивной работы. Таймер концентрирует и контролирует. Единственный момент: отложите все соцсети и по возможности телефоны подальше, вас ничто не должно отвлекать. Планируйте с вечера Это тоже один из методов мотивации, потому что когда вы встаете утром, вас ждет четкий план на сегодня. В такой ситуации расслабиться не получится. Если планировать утром, то можно что-то забыть, поскольку вы еще не вошли в рабочий ритм. Вознаграждайте себя Придумайте себе систему поощрений. Например, сделали корпоративную рассылку на весь офис – съешьте любимое лакомство или порадуйте себя еще чем-то: примите ванну, полистайте женский журнал, в конце концов скажите себе комплимент, а лучше запишите его на стикер, который прикрепите там, где будете натыкаться на него постоянно. Наведите порядок в телефоне Мы склонны прокрастинировать в том числе и потому, что сами облегчили себе доступ к социальным сетям, играм, развлекательным приложениям на телефоне. Поэтому соблюдайте правило первого экрана: разместите на первом экране вашего телефона только рабочие приложения. Все развлекательные утилиты расположите по возможности дальше. САМООРГАНИЗАЦИЯ И ДИСЦИПЛИНАНемалое значение при удаленной форме деятельности играют самоорганизация и дисциплина. И здесь я имею в виду и рабочее место, и график. Если вашим офисом стала любимая кровать, а режим не налажен или попросту сбит – ничего толкового не получится. Вообще, одна из основных трудностей, с которой поздно или рано сталкиваются удаленные сотрудники, – разграничить отдых и работу. Ты все время дома, здесь и трудишься, и отдыхаешь. Как перестроиться с рабочего на домашний лад и наоборот? Помогают простые принципы самоорганизации.
Расшифруем, что следует подразумевать под каждым принципом самоорганизации. Продумайте график Ваш рабочий график дома должен не отличаться от того, что был установлен для вас в офисе. Сразу отметьте в своем календаре перерывы на обед и кофе-паузы. Пусть они будут в одно и то же время: и для здоровья полезно, и система есть. Хаотичность в питании и перерывах – плохая затея. Организуйте рабочее место по принципам эргономики Эргономика – принципы расположения предметов в пространстве для эффективного труда. А еще это про то, насколько вам удобно сидеть, как далеко от ваших глаз должен находиться монитор и т.д. Рабочее место при отсутствии письменного стола можно организовать, например, на подоконнике (светло и удобно), туалетном столике, за кухонным столом. Рядом кладите только предметы, напрямую связанные с офисом: телефон, ежедневник и др. Самые часто используемые вещи поместите со стороны преобладающей руки. Не надо работать полулежа на любимой кровати или диване: это расслабляет. Пусть ваша постель ассоциируется только с отдыхом, а не с работой. [1]Прокрастина́ция (англ. procrastination — задержка, откладывание) — в психологии склонность к постоянному откладыванию даже важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам. |
|
© 2006—2024, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт». Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное. |