|
В ближайшую неделю день рождения празднуют: |
Инструкция по делопроизводству: организация исполнения документов и порученийСтатья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8 август 2021.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска. Продолжаем цикл статей, посвященных разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье рассмотрим, как описать процесс исполнения поручений руководителя по документам, а также приведем пример соответствующего раздела для локальной инструкции по делопроизводству. ЧТО ФИКСИРОВАТЬ В РАЗДЕЛЕ?В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно описать выполнение заданий по документам: от вынесения резолюции должностным лицом до составления справки об исполнительской дисциплине в компании. Важно предусмотреть сроки выполнения документов, технические моменты направления задач исполнителям и отчетов о выполнении, зафиксировать процесс контроля исполнения документов. При составлении раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами: 1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». 2. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[1] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству). 3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2]. В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно установить:
Дополнительно необходимо уделить внимание фиксированию устных поручений руководителя. Позволяет ли СЭД[3] создавать задачи, «не привязанные» к документам? Если не позволяет (или если по каким-то причинам такие задачи в компании ставить не принято), то в инструкцию по делопроизводству нужно внести положение о том, что все задания, которые дает руководитель, должны быть задокументированы. Структура раздела приведена на Схеме.
Подраздел «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства»Порядок оформления реквизита «Резолюция» уже описывался в инструкции по делопроизводству в разделе «Общие требования к оформлению документов»[4] (а именно в подразделе «Оформление реквизитов документов» этого раздела). Целесообразно повторить его и в этом разделе, чтобы тем, кто обращается к инструкции, не пришлось переходить из раздела в раздел. Руководитель может вынести резолюцию:
В резолюции, независимо от ее «носителя», должны быть указаны:
Использование листов резолюции может быть предусмотрено в Инструкции по делопроизводству, лучше зафиксировать такую возможность со словом «допускается». Тут же нужно написать о том, что резолюция на отдельном листе бумаги является неотъемлемой частью документа, к которому относится. Ошибка, которую допускают некоторые секретари: отделять листы резолюции и формировать их в отдельное «дело». Так делать нельзя. Текст подраздела «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства» приведен в Примере 1. [1] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 №44. [2] Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199. [3] СЭД – система электронного документооборота. [4] Кожанова Е.Н. Инструкция по делопроизводству: общие требования к оформлению документов // Секретарь-референт. 2021. № 4. С. 32–39. |
|
© 2006—2024, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт». Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное. |